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企业员工离职手续办理流程说明

一、引言

员工离职是企业运营中不可避免的人力资源流动现象。规范、有序的离职手续办理流程，不仅是保障员工合法权益、维护企业正常运营秩序的基本要求，也是体现企业管理水平、塑造良好雇主品牌的重要环节。本说明旨在详细阐述企业员工离职的完整办理流程，为HR部门及相关管理人员提供操作指引，同时也帮助离职员工清晰了解自身在离职过程中的权利与义务，确保双方顺利、妥善地完成离职交接。

二、离职申请与沟通

1.口头沟通与意向表达

员工在正式提出离职前，通常会与直接上级进行口头沟通，表达离职意向。直接上级应本着理解和尊重的态度，了解员工离职的真实原因（如个人发展、职业规划、家庭原因等），并视情况进行适当的挽留或提供必要的职业发展建议。这一环节有助于企业及时掌握员工动态，并为后续管理改进提供参考。

2.书面离职申请提交

员工应在口头沟通后，按照企业规定，提交书面离职申请（通常称为“辞职信”或“离职报告”）。书面申请中应明确表达离职意愿、预计最后工作日期，并简要说明离职原因（此为可选，但有助于企业分析）。建议员工将书面申请通过企业指定的内部系统提交或直接递交给直接上级及HR部门，以确保申请被正式记录。

3.确认离职日期

HR部门或直接上级在收到书面离职申请后，应根据《劳动合同法》及企业规章制度的要求，结合员工的工作岗位、劳动合同期限以及当前项目进展等情况，与员工协商并确认其最后工作日期。通常，员工需提前三十日以书面形式通知企业；在试用期内，员工需提前三日通知企业。

三、离职审批与面谈

1.逐级审批流程

书面离职申请需按照企业既定的审批权限进行逐级审批。通常流程为：直接上级审批-部门负责人审批-HR部门审核-相关分管领导审批（如必要）。审批过程中，各环节负责人应签署明确意见，确保流程的规范性。

2.离职面谈安排与实施

在离职申请审批期间或审批通过后，HR部门应安排与离职员工进行正式的离职面谈。面谈的主要目的包括：深入了解员工离职的真实原因、收集员工对企业管理、企业文化、工作环境、薪酬福利等方面的意见和建议、解答员工关于离职后续事宜的疑问、确认员工的工作交接计划等。离职面谈应营造开放、坦诚的氛围，鼓励员工畅所欲言。HR人员需做好面谈记录，并对收集到的信息进行汇总分析，为企业改进管理提供依据。

四、工作交接与物品清退

1.制定工作交接计划

在确认最后工作日期后，员工应在直接上级的指导下，制定详细的工作交接计划。计划应明确交接内容、交接对象（通常为接任者或直接上级指定人员）、交接进度和完成时限。交接内容应包括但不限于：正在进行的工作项目（含进度、关键节点、注意事项）、未完成工作的清单及状态、客户资料及关系维护、内部重要联系人信息、工作相关的文件资料（电子档及纸质版）、岗位职责说明及操作手册等。

2.执行工作交接

员工应严格按照交接计划，与接任者进行逐项交接。交接过程中，应确保信息传递准确、完整，并对接任者进行必要的指导和答疑。直接上级应对交接过程进行监督和指导，确保交接质量。重要岗位的交接，建议形成书面的《工作交接清单》，由交接人、接交人及监交人（通常为直接上级）共同签字确认，并存档备查。

3.公司物品清退

离职员工在最后工作日前，需办理公司物品的清退手续。主要包括：

*办公设备：电脑、笔记本、打印机、U盘、移动硬盘、电话等；

*办公用品：工牌、门禁卡、办公室钥匙、抽屉钥匙等；

*公司财物：借款、备用金等；

*公司资料：借阅的图书、技术文档、合同原件、保密文件等；

*其他公司配发或员工持有与公司相关的物品。

相关部门（如行政部、IT部、财务部等）应在《物品清退清单》上签字确认，确保所有公司财物均已归还或结清。

五、薪资结算与社保公积金处理

1.薪资及福利结算

HR部门负责在员工最后工作日前，准确核算其应得薪资、奖金、补贴、未休年假工资等。具体包括：

*计算至最后工作日期的基本工资、绩效工资、加班费等；

*结算未报销的费用（员工需在规定时间内提交报销单据）；

*处理未休带薪年休假的折算工资（如适用）；

*扣除员工应承担的社保公积金个人部分、个人所得税以及其他应扣款项（如借款未清等）。

企业应在员工离职时或离职后最近一个发薪日，将结算后的薪资足额支付给员工。

2.社会保险及住房公积金处理

HR部门需在规定时限内，为离职员工办理社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育）及住房公积金的停缴手续。同时，应向员工提供社保和公积金的缴费凭证，并告知其后续转移、接续或提取的相关政策及办理流程，解答员工疑问。

六、离职证明开具与档案转移

1.离职证明开具

在员工完成所有工作交接、物品清退及薪资结算后，HR部门应按照《劳动合同法》规定，为员工出