采购合同审批标准化流程表.docVIP

采购合同审批标准化流程工具指南

一、适用场景与背景说明

在企业采购管理中，合同审批是保证采购活动合规、高效、风险可控的关键环节。本流程表适用于各类采购合同（包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等）的标准化审批管理，旨在通过明确职责、规范步骤、统一标准，避免审批遗漏、权责不清、条款疏漏等问题，保障企业采购活动符合内部管理制度及外部法律法规要求，同时提升审批效率，降低运营风险。无论是常规采购还是专项采购，均可参照本流程执行，保证采购全流程透明、可追溯。

二、标准化操作流程详解

需求发起与合同起草

操作主体：需求部门申请人*

操作内容：

（1）需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预算金额、交付时间、技术参数等关键信息，并附供应商初步报价单、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证等）。

（2）合同专员*根据采购需求及供应商信息，起草合同文本，内容包括但不限于合同主体信息、采购标的、金额及支付方式、交付/验收条款、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等条款，保证条款清晰、无歧义。

输出物：《采购需求申请表》（含附件）、合同草案（初稿）

部门初审

操作主体：需求部门负责人*

操作内容：

（1）需求部门负责人*对《采购需求申请表》的合理性、必要性进行审核，重点确认采购需求是否符合部门业务规划、预算是否在部门年度预算范围内、供应商选择方式是否符合企业采购制度（如招标、询价、单一来源等）。

（2）审核合同初稿中的商务条款（如交付时间、数量）是否与需求一致，是否存在明显不合理条款。

（3）审核通过后，在《采购需求申请表》及合同初稿上签署“同意初审意见”，并提交至下一环节；若审核不通过，注明修改意见退回申请人*调整。

输出物：签署初审意见的《采购需求申请表》及合同初稿

法务审核

操作主体：法务专员*

操作内容：

（1）法务专员*重点审核合同条款的合法性、合规性，包括合同主体是否具备相应民事行为能力、条款内容是否符合《民法典》《合同法》等法律法规要求、是否存在法律风险点（如格式条款无效、违约责任不对等等）。

（2）审核合同中的权利义务是否对等、争议解决方式是否明确（如约定诉讼管辖地或仲裁机构）、知识产权条款、保密条款等是否完整。

（3）审核通过后，在合同文本上签署“法务审核通过意见”；若存在法律风险，出具《法务审核意见书》，列明修改建议，退回合同专员*调整后重新提交。

输出物：签署法务审核意见的合同文本或《法务审核意见书》

财务审核

操作主体：财务专员*

操作内容：

（1）财务专员*审核合同金额与采购预算是否一致，是否存在超预算情况；若超预算，需确认是否已履行预算调整审批流程。

（2）审核支付方式、支付节点、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）等财务条款是否符合企业财务管理制度，资金安排是否合理。

（3）审核合同中的成本构成、费用分摊等是否清晰，是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金条款缺失等）。

（4）审核通过后，在合同文本上签署“财务审核通过意见”；若存在财务问题，注明修改意见退回调整。

输出物：签署财务审核意见的合同文本

管理层审批

操作主体：根据合同金额及企业权限划分，由分管副总、总经理或总经理办公会审批

操作内容：

（1）对于常规金额合同（如≤10万元），由分管副总*审批，重点审核采购事项的战略匹配性、成本效益及整体合理性。

（2）对于大额或重大合同（如＞10万元），需提交总经理*或总经理办公会审批，增加对采购必要性、市场行情、供应商合作背景等综合评估。

（3）审批通过后，签署“最终审批意见”；若未通过，退回需求部门或相关部门重新论证。

输出物：签署管理层审批意见的合同文本

合同签署与分发

操作主体：授权代表（如总经理、分管副总）、合同专员

操作内容：

（1）审批通过后，由授权代表*（需明确授权范围）与供应商法定代表人或授权代表人共同签署合同，保证双方签字/盖章清晰、完整。

（2）合同专员*在签署后3个工作日内，将合同正本至少一式两份（企业与供应商各执一份）进行编号、登记，并分发至需求部门、财务部门、法务部门备案，同时将电子版录入合同管理系统。

输出物：已签署的正式合同文本、合同分发记录

执行跟踪与归档

操作主体：需求部门负责人、合同专员

操作内容：

（1）需求部门根据合同约定履行采购义务，跟踪供应商履约情况（如交付进度、质量验收），并及时向合同专员*反馈执行中的问题。

（2）合同履行完毕（如验收合格、付款完成）后，需求部门提交《合同履行报告》，附验收证明、付款凭证等材料。

（3）合同专员*在合同终止后10个工作日内，将合同审批全流程材料（包括申请表、各环节审核意见、签署文本、履行报告等）整理成册，完成归档，保证纸质版与电子版一致，可随时查阅。

输出物：《合同履行报告》、完整