合同管理标准化流程合同审查表.docVIP

适用情境与触发条件

本工具适用于企业、事业单位及其他组织在签订各类合同时的标准化审查管理，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等常见类型。当涉及合同拟定、审批、签署等环节时，需通过本流程保证合同内容合规、权责清晰、风险可控，避免因条款疏漏引发法律纠纷或经济损失。特别适用于新合作方首次签约、重大金额合同（如超过10万元）及涉诉风险较高的合同类型（如长期服务合同、知识产权相关合同）。

标准化操作流程指引

第一步：合同接收与初步登记

操作内容：合同经办人（如业务部门*经理）将拟签订的合同草案（含电子版及纸质版）提交至合同管理部门（如法务部/综合管理部），同时填写《合同登记表》，注明合同名称、编号、合作方名称、合同金额、拟定签署日期、经办人及联系方式等信息。

责任主体：合同管理部门专人负责接收，核对合同草案完整性（是否包含封面、附件等要素），并在1个工作日内完成登记并分配唯一合同编号，同步录入合同管理系统。

输出物：《合同登记表》（含编号）、合同草案及附件扫描件。

第二步：初步形式审查

操作内容：合同管理部门对合同草案进行形式审查，重点核对以下基础信息：

合同双方名称、统一社会信用代码/证件号码号是否与营业执照/证件一致；

合同金额大小写是否一致，货币单位是否明确；

合同签订日期、履行期限是否清晰；

合同是否包含标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决等核心条款。

责任主体：合同管理员（如*专员）完成初步审查，对形式要素缺失的合同，退回经办人补充完整；对形式要素齐全的，进入下一环节。

时限要求：1个工作日内完成。

第三步：多部门专项审查

操作内容：根据合同类型，将合同分送至相关部门进行专项审查，各部门需在《合同审查表》中明确签署意见：

业务部门（如采购部/销售部）：审查合同内容是否符合业务需求，标的物/服务描述是否准确，履行条件是否具备，双方权利义务对等性。

财务部门（如财务部*经理）：审查付款方式、税费承担、发票开具要求、财务风险控制条款（如保证金、违约金比例是否合理），保证符合企业财务制度。

法务部门（如法务部*主管）：审查合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求），条款是否存在歧义，违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否明确，知识产权、保密等特殊条款是否完备。

责任主体：各部门指定专人负责审查，需在2个工作日内反馈意见，对存在争议的条款需同步标注修改建议。

第四步：综合审核与意见汇总

操作内容：合同管理部门汇总各部门审查意见，形成《合同审查汇总表》，标注争议焦点及修改建议，与合同草案一并提交至企业分管领导（如*副总/总监）进行综合审核。

审核重点：平衡业务需求与风险控制，保证修改后的合同条款满足企业利益，无法律或财务风险。

时限要求：分管领导在2个工作日内完成审核，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论。

第五步：合同修改与确认

操作内容：

若结论为“修改后同意”，合同管理部门将意见反馈至经办人，督促合作方或内部相关部门完成条款修改，修改后重新履行审查流程（简易条款可由法务部门直接确认）；

若结论为“不同意”，由合同管理部门说明理由，终止合同流程并退回经办人。

责任主体：经办人负责协调修改，合同管理部门跟踪修改进度，保证所有意见落实到位。

第六步：签署与归档

操作内容：

经最终确认的合同文本，由法定代表人/授权代表人（如*总经理/授权代表）与合作方共同签署，签署页需注明签署日期、单位盖章（公章/合同章）；

合同管理部门在签署后3个工作日内完成合同原件、附件、《合同审查表》《合同审查汇总表》等资料的整理、编号，归档至企业档案室（电子版同步存入合同管理系统），并建立合同台账。

责任主体：合同管理部门负责归档管理，经办人配合提供签署版原件。

合同审查表模板结构

合同基本信息

合同编号

（由合同管理部门统一分配）

合同名称

合作方全称

合作方统一社会信用代码

我方签约主体

合同金额（大写）

合同金额（小写）

合同履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

拟定签署日期

经办人

联系方式

审查模块

审查内容

审查标准

审查结果（√）

审查部门/人员

审查意见

主体资格审查

合作方营业执照/资质证书是否有效，经营范围是否涵盖合同标的

营业执照在有效期内，无经营异常记录，资质证书符合行业要求

□通过□不通过□需修改

法务部*主管

核心条款审查

标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决方式是否明确

条款无歧义，权责对等，违约责任合理，争议解决方式（如仲裁/诉讼）明确

□通过□不通过□需修改

法务部*主管

业务合规审查

合同内容是否符合业务需求，标的物/服务描述是否准确

与业务需求一致，无虚假或误导性描述

□通过□不通过□需修改

业务部门*经理

财务风险审查

付款方式、税费承担、发票要求