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技术文件存档及更新流程规范

一、目的与适用范围

为规范公司技术文件的存档、管理及更新操作，保证技术文件的完整性、准确性、可追溯性，避免因文件版本混乱或丢失导致的技术风险与工作延误，特制定本规范。本规范适用于公司所有技术研发、产品设计、生产制造、测试验收等环节产生的技术文件，包括但不限于设计图纸、技术方案、测试报告、工艺文件、标准规范等。

二、职责分工

文件编制人：负责技术文件的初步编制，保证内容完整、数据准确、格式规范，并提交审核。

文件审核人：由技术部门负责人或指定资深工程师担任，负责对文件的技术内容、逻辑性、合规性进行审核，提出修改意见并确认通过。

文件批准人：由公司技术总监或分管副总担任，负责对文件的最终版本进行批准，确认文件具备存档或发布条件。

存档管理员：由档案管理部门指定人员担任，负责批准文件的归档存储、版本管理、借阅登记及定期维护，保证文件存储安全、检索便捷。

三、详细操作流程

（一）技术文件编制阶段

文件需求明确：编制人根据项目需求或技术变更要求，明确文件类型（如设计方案、测试报告等）、核心内容及编制依据（如行业标准、客户需求等）。

内容与格式规范：

文件需包含封面（注明文件名称、编号、版本号、编制/审核/批准人、日期）、修订记录（版本变更说明、日期、修改人）、（技术参数、流程说明、图纸等）及附件（参考数据、引用标准等）。

格式要求：文字类文件采用统一模板（见“标准化模板工具”），图纸类文件符合CAD制图标准，电子文件命名规则为“文件编号_文件名称_版本号_日期”（如“TECH-2024-001_产品设计方案_V1.0）。

初稿完成：编制人完成文件初稿后，需自查内容完整性、数据准确性及格式规范性，保证无遗漏或明显错误。

（二）文件审核与批准阶段

提交审核：编制人将自查后的文件提交至审核人，同时附上《技术文件更新申请表》（见“标准化模板工具”），说明编制背景及主要技术要点。

审核实施：审核人需在2个工作日内完成审核，重点检查：

技术内容是否符合项目需求或行业标准；

数据、公式、图纸等是否存在错误或矛盾；

格式是否符合本规范要求；

与已存档文件的版本一致性（避免重复或冲突）。

审核通过后，审核人在文件“审核意见”栏签字确认；若需修改，审核人需明确标注修改意见，编制人修改后重新提交审核。

批准生效：审核通过的文件由编制人提交至批准人，批准人需在1个工作日内对文件的技术可行性、合规性及最终版本进行确认，批准后在“批准意见”栏签字，文件方可进入存档或发布流程。

（三）文件存档管理阶段

存档登记：批准生效后，编制人将文件（含电子版及纸质版，若需）提交至存档管理员，同时填写《技术文件存档登记表》（见“标准化模板工具”），注明文件编号、名称、版本号、存储位置（电子路径或档案柜编号）、密级（公开/内部/秘密）等信息。

存储与备份：

电子文件：存储至公司指定的服务器或云盘（路径：\服务器），存档管理员需在存档后24小时内完成本地备份及异地备份（如移动硬盘），保证数据安全。

纸质文件：按文件编号顺序存入档案柜，标注“技术档案-文件类别-年份”，存放环境需防潮、防火、防虫，定期（每季度）检查存储状态。

权限与借阅：

电子文件：存档管理员根据文件密级设置访问权限（公开文件可全员查阅，内部文件需部门负责人授权，秘密文件需技术总监授权），严禁越权访问或。

纸质文件：借阅需填写《技术文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，存档管理员登记借阅人、借阅日期、归还日期，借阅期限不超过3个工作日，到期未归还需及时催收。

（四）文件更新触发与执行阶段

更新触发条件：出现以下情况时，需启动文件更新流程：

技术方案、设计参数或工艺流程发生变更；

测试、生产或应用中发觉文件存在错误或遗漏；

法规、行业标准或客户要求发生变化，需同步调整文件内容；

文件版本号达到当前最大版本（如V1.9），需升级至V2.0版本。

更新申请与审核：

由原编制人或项目负责人填写《技术文件更新申请表》，说明更新原因、具体内容及影响范围（如是否涉及已生产产品、是否需通知相关部门）。

更新申请需经原审核人、批准人重新审核（若变更重大，需扩大审核范围，如邀请质量部门参与），审核通过后方可执行更新。

版本更新与存档：

更新后的文件版本号递增（如V1.0→V1.1），在“修订记录”中注明变更内容、日期及修改人；

新版本文件需替换原存档文件（电子版覆盖原文件并更新备份，纸质版回收旧版文件并标注“作废”），存档管理员同步更新《技术文件存档登记表》中的版本号及存档日期；

旧版文件需保留至少1个版本（如当前最新版为V1.1，保留V1.0），便于追溯历史变更，但需在文件封面标注“旧版”字样，禁止作为当前工作依据使用。

四、标准化模板工具

（一）技术文件存档登记表

文件编号

文件名称

版