人力资源管理标准化软件套件.docVIP

人力资源管理标准化软件套件通用工具模板

一、员工全生命周期信息管理模块

模块应用场景

适用于企业从员工入职到离职的全流程信息管理，包括新员工信息建档、在职信息变更（如岗位调整、联系方式更新）、离职信息归档等场景，保证员工数据统一、规范，为人力资源决策提供基础数据支持。

操作流程步骤

登录系统并进入模块

以HR管理员身份登录人力资源管理标准化软件，选择左侧导航栏“员工信息管理”模块，进入主界面。

新增员工信息

“新增员工”按钮，弹出信息录入表单，按以下顺序填写：

基本信息：姓名（*）、性别、出生日期、证件号码号、民族、政治面貌；

劳动合同信息：合同类型（固定期限/无固定期限）、合同起止日期、试用期起止日期、岗位名称、所属部门、用工形式（全职/兼职）；

联系信息：现居住地址、联系方式、紧急联系人及电话；

其他信息：学历学位、专业、入职日期、转正日期、社保公积金账号。

填写完毕后“保存”，系统自动员工编号（规则：部门代码+入职年份+流水号，如“RD2024001”）。

编辑/变更员工信息

在员工列表中对应员工姓名，进入详情页，“编辑”按钮修改信息（如岗位调整需同时更新劳动合同信息中的岗位名称及合同变更记录）；

信息修改后“提交变更”，系统自动记录变更时间及操作人（HR管理员*），并变更历史日志。

查询/导出员工信息

支持按员工编号、姓名、部门、岗位等条件筛选员工，“查询”展示结果；

“导出”按钮，可选择导出字段（如基本信息、合同信息等），导出格式为Excel，文件名包含导出日期（如“员工信息xlsx”）。

离职员工信息处理

在员工列表中勾选离职员工，“离职办理”按钮，录入离职日期、离职类型（主动离职/被动离职/退休）、工作交接人等信息；

系统自动将员工状态更新为“离职”，并将其信息转移至“离职员工库”，保留查询权限但禁止修改在职数据。

配套模板示例

表1：员工信息登记表（新增时使用）

项目

内容

项目

内容

员工编号

（系统自动）

证件号码号

姓名（*）

政治面貌

性别

□男□女

学历学位

出生日期

所学专业

入职日期（*）

岗位名称（*）

所属部门（*）

用工形式

□全职□兼职

合同类型

□固定期限□无固定期限

合同起止日期

试用期起止日期

联系方式（*）

紧急联系人

紧急联系人电话

社保公积金账号

关键实施要点

数据准确性：证件号码号、入职日期、合同信息等关键字段需二次核对，保证与原始材料一致；

权限管理：普通员工仅可查看个人基础信息，部门负责人可查看本部门员工信息，HR管理员拥有全部操作权限；

数据备份：系统每日自动备份员工数据，避免因误操作或系统故障导致数据丢失；

隐私保护：员工证件号码号、银行账户等敏感信息仅HR管理员可见，导出文件需加密存储。

二、招聘流程标准化管理模块

模块应用场景

适用于企业从招聘需求提报到候选人入职的全流程管理，包括部门提报需求、HR审核、职位发布、简历筛选、面试安排、录用审批、入职衔接等环节，实现招聘过程透明化、规范化，提升招聘效率。

操作流程步骤

发起招聘需求

用人部门登录系统，选择“招聘管理”模块，“新增需求”，填写：

需求部门、需求岗位、招聘人数、岗位职责、任职要求（学历、经验、技能等）、到岗时间、预算薪资范围；

填写完毕后提交，系统自动流转至HR审核人（HR经理*）。

审核招聘需求

HR审核人登录系统，查看需求详情，重点审核：岗位设置合理性、薪资预算是否符合公司标准、人数需求是否必要；

审核通过后，需求状态更新为“已发布”；驳回时需填写驳回原因，退回部门修改。

发布招聘职位

HR管理员在“职位管理”中选择已通过的需求，“发布职位”，可选择发布渠道（内部招聘平台、外部招聘网站等）；

系统自动职位描述（基于岗位职责及任职要求），支持自定义修改后发布。

筛选与面试管理

简历筛选：HR通过“简历库”查看投递简历，支持按关键词（学历、经验、技能）筛选，标记“待面试”“不合适”“进入复试”等状态；

面试安排：“安排面试”，选择候选人、面试官（部门负责人、HR）、面试时间（支持日历同步）、面试形式（线上/线下）、面试地点；

面试反馈：面试结束后，面试官登录系统填写《面试评估表》，评分维度包括专业能力、沟通能力、岗位匹配度等，并给出“推荐录用”“不推荐”或“复试”意见。

录用审批与入职衔接

HR汇总面试反馈，对推荐录用的候选人《录用审批表》，包含候选人信息、面试成绩、薪资建议等，提交至部门负责人及HR经理审批；

审批通过后，HR向候选人发送录用offer（系统支持邮件/短信模板发送），候选人确认后，系统自动触发“入职办理”流程，同步员工信息管理模块新员工档案。

配套模板示例

表2：招聘需求申请表

需求部门

需求岗位

招聘人数

到岗时间

岗位职责

任职要求

学历：_________