行业采购管理流程与操作手册.docVIP

行业通用采购管理流程与操作手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、办公用品、服务外包等各类采购类型。具体应用场景包括：

常规采购：生产所需原材料、日常消耗办公用品等计划性采购；

项目采购：新建项目、技改项目等专项物资或服务采购；

紧急采购：生产突发故障、应急事件等急需物资采购；

供应商管理：新供应商引入、现有供应商绩效评估等。

涉及部门包括需求部门、采购部门、财务部门、仓储部门、法务部门（如需），保证采购活动全流程可控、合规、高效。

二、采购管理全流程操作指引

（一）采购需求发起与审批

目的：规范需求提报，保证采购必要性与预算匹配性，避免盲目采购。

操作人：需求部门经办人、部门主管、采购专员、财务审核员。

操作步骤：

需求提报：

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购申请表》（表1），详细注明：物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期、紧急程度（常规/紧急）等信息。

需求部门经办人核对信息无误后，提交部门主管审批。

需求初审：

部门主管重点审核需求的合理性（是否为业务必需）、预算准确性（是否符合部门年度预算）及紧急程度，签署意见后转交采购专员。

对超预算需求，需需求部门提交《超预算说明》，由财务部门审核后，报总经理审批。

采购部门备案：

采购专员*接收《采购申请表》，登记《采购需求台账》（表2），确认采购类型（常规/项目/紧急），并反馈至需求部门。

（二）供应商寻源与选择

目的：通过多渠道寻源，筛选质优价廉、资质合规的供应商，保证采购性价比。

操作人：采购专员、采购经理、需求部门代表*。

操作步骤：

寻源准备：

采购专员*根据《采购申请表》需求，明确供应商筛选标准（如资质、产能、价格、交期、服务能力等），优先从《合格供应商名录》中选择。

若名录内无合适供应商，需启动新供应商开发流程：通过行业平台、公开招标、推荐等方式收集潜在供应商信息。

供应商资质审核：

对潜在供应商，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等）、过往合作案例（如有）等资料。

采购专员审核资质真实性、有效性，填写《供应商资质评估表》（表3），报采购经理审批。

询价与比价：

对通过资质审核的供应商（至少3家，紧急采购可酌情减少），发放《询价单》（表4），明确需求细节、报价要求、截止时间等。

收集报价后，采购专员组织《比价分析表》（表5），对比价格、质量、交期、付款条件等，形成初步供应商推荐意见，报采购经理审核。

供应商确定：

采购金额在1万元以下的，由采购经理审批确定供应商；1万元-5万元的，需需求部门代表会签确认；5万元以上的，需报总经理*审批。

确定供应商后，采购专员*通知结果，并同步需求部门及财务部门。

（三）采购合同签订

目的：明确双方权责，规避合同风险，保障采购双方合法权益。

操作人：采购专员、采购经理、法务专员（如需）、总经理。

操作步骤：

合同起草：

采购专员*根据《采购申请表》、供应商报价及谈判结果，按照公司《合同管理办法》起草采购合同，主要条款包括：

双方基本信息（名称、地址、联系人等）；

标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额；

质量标准、验收方式；

交付时间、地点、运输方式；

付款方式、期限、发票要求（如需）；

违约责任、争议解决方式；

合同生效条件、份数等。

合同审核：

采购专员将合同提交采购经理审核，重点审核价格、交期、付款条款等业务条款；

涉及金额较大（5万元以上）或复杂条款的，需法务专员*审核法律风险，出具《合同审核意见表》（表6）；

最终版本需经需求部门确认后，报总经理*签署。

合同签署与分发：

总经理签署后，采购专员在3个工作日内完成合同盖章（公司公章），并将正本交采购部门存档，副本分发给需求部门、财务部门（如需）。

（四）订单执行与交付跟踪

目的：保证供应商按时、按质交付，保障采购计划顺利执行。

操作人：采购专员、仓储管理员、需求部门接收人*。

操作步骤：

订单下达：

采购专员*根据已签订合同，向供应商下达《采购订单》（表7），明确订单号、交付时间、地点、联系人等信息，要求供应商在规定时间内回复确认。

交付跟踪：

采购专员*在订单执行期间，主动跟踪供应商生产/备货进度，提前3天确认预计交付时间；

若可能延期，供应商需书面说明原因及新交付时间，采购专员*评估影响并通知需求部门，协商解决方案。

货物接收：

供应商交付货物时，需求部门或仓储管理员*核对到货清单（与采购订单、合同一致），检查外包装是否完好；

数量不符或包装破损的，当场记录并由供应商签字确认，及时反馈采购专员*处理。

（五）验收与入库

目的：验证货物/服务质量是否符合合同约定，保证不合格品不流入生产/使用环节。

操作人：需求部门代