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《智慧办公系统（OA访客食堂）上线与体验优化》_行政主管

一、开篇引言

时间范围说明（2025年1月-2025年12月）

本报告所涵盖的时间跨度为2025年1月1日至2025年12月31日。在这一整年的时间维度里，我所在的行政部经历了从传统职能型向数字化、智慧化服务型转型的关键时期。这一年不仅仅是日历上简单的数字更迭，更是公司行政管理体系发生质变的一年。从年初的寒冬时节开始筹备智慧办公系统的蓝图，到年中酷暑时节的系统攻坚上线，再到岁末寒冬对系统体验的深度优化与复盘，每一个季节的轮转都见证了我们在行政管理工作上的每一次尝试与突破。这十二个月的时间，记录了我们如何将原本分散、低效的线下行政事务，逐步迁移至线上平台，并最终实现数据互通、流程闭环的全过程。

总体工作概述

2025年度，行政部紧紧围绕公司“降本增效、数字化转型”的战略方针，全面启动并推进了智慧办公系统的建设与落地工作。本年度工作的核心在于打破传统行政管理的壁垒，通过技术手段重塑行政服务流程。我们成功上线了集流程审批、访客管理、食堂消费于一体的综合智慧办公平台，彻底改变了过去纸质流转繁琐、信息孤岛严重、服务体验参差不齐的局面。在推进系统上线的同时，我们并未忽视用户体验的重要性，而是将“体验优化”贯穿于项目的全生命周期。通过持续的数据监测、用户反馈收集与流程迭代，我们不仅实现了行政管理的规范化与标准化，更在无形中提升了全员的办公效率与归属感。总体而言，这一年是行政部夯实基础、勇于创新、在数字化浪潮中稳步前行的一年。

个人定位与职责说明

作为行政主管，我在本年度的定位不仅仅是部门日常事务的管理者，更是公司数字化转型战略在行政领域的执行者与推动者。我的职责不再局限于传统的后勤保障与秩序维护，而是延伸到了信息化项目的统筹规划、跨部门资源协调、用户体验设计以及行政数据的深度分析。在智慧办公系统项目中，我担任了项目负责人的角色，负责从需求调研、供应商选型、系统开发实施到上线推广及后期运维的全流程管理。同时，我还需要兼顾行政费用的精细化管控，确保在提升服务质量的前提下，实现行政成本的有效降低。这一角色要求我必须具备宏观的视野、严谨的逻辑思维以及敏锐的用户洞察力，既要懂业务，又要懂技术，更要懂人心。

总结目的与意义

撰写这份年终总结，旨在对2025年度的工作进行全面、系统的梳理与复盘。通过对智慧办公系统上线与体验优化这一核心工作的深度剖析，我希望能够客观地评估项目成果，提炼出成功的经验与宝贵的教训。这不仅是对我个人一年工作的交代，更是对公司管理层信任的回应。总结的目的在于“以史为鉴”，通过分析数据与案例，发现我们在流程设计、系统功能、团队协作等方面存在的不足，从而为2026年的工作规划提供科学、有力的依据。同时，这份总结也是对行政部全体同仁辛勤付出的肯定，通过记录我们共同奋斗的历程，增强团队的凝聚力与向心力，为未来的工作奠定坚实的思想基础。

二、年度工作回顾

2.1主要工作内容

核心职责履行情况

在2025年度，我始终将履行核心职责放在首位，确保行政部的各项基础职能稳健运行。在智慧办公系统上线前，我主导了对现有行政流程的全面梳理工作。这不仅仅是一次简单的文档整理，而是一场触及管理灵魂的“手术”。我们深入到每一个业务部门，与一线员工面对面交流，详细记录了他们在请假、报销、印章使用、物品领用等环节中的痛点与堵点。通过这种“地毯式”的调研，我们共收集到流程优化建议一百余条，为后续系统的流程电子化设计提供了详实的一手资料。在系统上线后，我的核心职责转向了系统的推广与运维，确保每一位员工都能熟练使用新系统，并及时解决系统运行初期出现的各种问题，保障了行政工作的连续性与稳定性。

重点项目/任务完成情况

本年度最重头的项目无疑是“智慧办公系统（OA、访客、食堂）的建设与上线”。该项目历时九个月，分为需求分析、系统开发、测试验收、上线推广四个阶段。在需求分析阶段，我组织了二十余场跨部门协调会，确立了以“用户体验为中心”的设计原则。在系统开发阶段，我作为甲方代表，紧密监督供应商的开发进度，确保系统功能符合预期。特别是在访客自助登记模块，我们坚持引入了人脸识别技术与身份证读取功能，极大地提升了访客通行的效率与安全性。在食堂管理模块，我们创新性地开发了菜品评价与营养分析功能，让员工在就餐的同时也能享受到数据带来的便利。截至目前，OA系统已实现流程电子化率100%，访客系统日均接待量突破百人次，食堂系统日均交易额稳定在合理区间，所有重点项目均已按计划圆满完成。

日常工作执行情况

除了重点项目外，日常行政工作的执行同样不容有失。这一年里，我坚持“精细化管理”的理念，对办公用品管理、车辆调度、环境卫生、会务服务等日常工作进行了标准化改造。我们利用新上线的OA系统，将办公用品的