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合同管理标准化流程模板

一、适用范围与核心目标

本流程模板适用于各类企业（含事业单位、社会组织）在业务开展中涉及的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等类型合同。通过标准化流程，实现合同管理的规范化、高效化，降低法律风险与操作成本，保证合同条款合规、权责清晰、履行可追溯，最终保障企业经济利益与运营安全。

二、标准化操作流程详解

（一）合同需求发起与立项

需求提出：业务部门根据项目计划或业务需求，填写《合同立项申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、合同类型、核心需求（如标的、数量、质量标准、预算金额、履行期限等），部门负责人*签字确认后提交至法务部门备案。

可行性评估：对涉及重大金额（具体标准由企业自行制定，如单笔合同超50万元）或重要资源的合同，需组织财务、法务、业务部门联合评估，重点审核合作方资质、预算合理性、履约能力，形成《可行性评估报告》附于立项申请后。

（二）合同起草与内容审核

合同起草：

业务部门根据立项需求，或参考法务部门提供的标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），起草合同文本。

合同内容需包含核心要素：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）、标的（名称、型号、规格、技术参数等）、数量与质量、价款或报酬（含支付方式、税费承担）、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等。

涉及技术、专利等专业内容的，需附技术附件或补充协议，由技术部门*审核确认。

多部门审核：

业务初审：业务部门负责人审核合同内容是否与立项需求一致，合作方信息是否准确，关键条款（如交付标准、验收流程）是否明确，签署《业务部门审核意见表》。

财务复审：财务部门审核价款构成是否合理、支付方式是否符合财务制度、发票类型与税务处理合规性、违约金与赔偿金计算是否准确，签署《财务部门审核意见表》。

法务终审：法务部门重点审核合同主体合法性（如合作方是否为存续企业、授权委托书是否有效）、条款法律效力（如是否存在“霸王条款”、违约责任是否公平、争议解决方式是否约定明确）、知识产权归属、保密条款等，形成《法务审核意见书》，对重大风险条款需标注并说明修改建议。

（三）合同审批与签署

审批权限划分：

根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批：

一般合同（金额≤10万元）：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总*；

重大合同（10万元＜金额≤100万元）：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→总经理*；

特殊合同（金额＞100万元或涉及核心业务）：需提交总经理办公会或董事会审议通过后，由董事长*最终审批。

审批人需在《合同审批表》中签署明确意见（同意/不同意/修改后同意），不得仅签“阅”或“已知晓”。

合同签署：

审批通过后，由法务部门或业务部门核对合同文本与审批版本一致性，打印一式X份（根据合作方需求及存档要求确定，通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份）。

签署前需核验合作方法定代表人/授权代表人身份（如证件号码复印件、授权委托书），授权委托书需载明授权范围、期限并由合作方加盖公章。

企业方签署人需为法定代表人或经授权的负责人（需附《授权委托书》），按审批权限签字并加盖合同专用章或公章（严禁以部门章或个人章代替），合作方签署后需加盖其公章（合同章需在备案有效期内）。

（四）合同履行与跟踪

履行责任分配：业务部门为合同履行第一责任人，指定专人负责跟踪合同进度，建立《合同履行台账》，记录关键节点（如预付款支付、交付、验收、质保等）的计划时间与实际进展，同步收集履行过程中的书面凭证（如交付单、验收报告、沟通函件等）。

异常处理：

若合作方未按约定履行（如延迟交付、质量不达标），业务部门需在3个工作日内向合作方发送《履约催告函》，抄送法务部门；

若需变更合同内容（如标的、数量、履行期限），双方需签订《合同变更协议》，参照原合同流程完成审核审批；

若发生不可抗力（如自然灾害、政策调整）导致无法履行，业务部门需及时收集证明材料，与法务部门协商处理方案（如延期履行、部分解除合同）。

（五）合同归档与查询

归档范围：合同文本（含附件、变更协议）、审批流程文件（立项申请、审核意见表、审批表）、签署文件（授权委托书、身份复印件）、履行过程文件（交付单、验收报告、沟通函件）、结算凭证（发票、付款凭证）等。

归档流程：

合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门将合同材料整理成册，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门；

档案管理部门核对材料完整性，编制归档编号（规则：年份-合同类型-流水号，如2024采-001），录入电子档案系统，保证纸质档案与电子档案一致；

归档合同按“年度-类型-部门”分类存放，存放环境需防潮、防火、防虫，借阅需经部门负责人*及档案管理部门负责人批准，借阅期限不超过15