行政流程执行标准工具模板.docVIP

一、适用工作场景

本工具模板适用于企业或组织内部各类行政流程的标准化执行，包括但不限于：日常行政事务审批（如办公设备申领、会议室预定）、跨部门协作流程（如项目支持申请、资源调配）、行政管理制度落地（如考勤规范执行、办公环境维护）等。通过统一模板规范流程节点、责任主体及执行要求，保证行政工作高效有序，减少流程遗漏或执行偏差。

二、标准执行步骤

（一）流程发起前准备

明确需求与目标：发起人需清晰界定流程目的（如“申请采购10台办公电脑”）、所需资源及预期成果，保证需求符合公司行政管理制度。

资料前置梳理：根据流程类型准备必要材料，如设备申领需填写《需求申请表》并注明规格用途；跨部门协作需附《项目背景说明》及《协作需求清单》。

确认审批层级：参照《行政流程权限指引》，明确本流程需经过的审批节点（如部门负责人→行政主管→分管领导），避免发起后因层级不符退回。

（二）流程信息填写与提交

登录行政管理系统：发起人通过公司内部OA系统或行政平台，选择对应流程类型（如“行政采购”“场地使用”）。

填写核心信息：

基本信息：发起人（*）、所属部门、联系方式、提交日期；

流程详情：事由描述（需简洁明确，不超过200字）、涉及事项（如“采购品牌：联想；配置：i5/16G/512G”）、紧急程度（一般/紧急/特急）；

附件：按要求准备好的资料（如扫描件、电子表格），保证文件清晰、命名规范（如设备需求申请_*.pdf”）。

提交审批：确认信息无误后提交系统，系统自动流转至第一审批节点。

（三）流程审批与反馈

审批节点处理：各审批人需在系统规定时限内完成审核（一般流程不超过2个工作日，紧急流程不超过4小时），重点核查：

需求合理性是否符合行政制度；

资料完整性是否无遗漏；

资源预算是否在部门额度内。

审批意见反馈：审批人需明确填写“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回时需注明具体原因（如“超预算，建议缩减配置”）；补充说明时需列出需补充的资料及要求。

发起人跟进：发起人需每日查看流程进度，若被驳回或要求补充，需在1个工作日内完成修改并重新提交。

（四）流程执行与记录

执行分配：审批通过后，行政专员（*）根据流程类型分配执行任务，如采购流程对接供应商，场地使用流程协调会议室资源。

过程跟踪：执行人需实时更新流程进度（如“已下单采购”“会议室已确认”），并在系统中记录关键时间节点（如供应商交货期、会议室使用时段）。

结果确认：流程完成后，执行人需发起“结果确认”，由需求部门（*）在1个工作日内验收（如设备数量核对、场地使用情况检查），并在系统中签字确认。

（五）流程归档与总结

资料归档：行政专员将流程全过程中产生的资料（申请表、审批记录、验收单、合同等）分类整理，至行政管理系统“流程档案”模块，保存期限不少于3年。

效率复盘：每季度由行政主管（*）组织对高频流程（如设备采购、费用报销）进行复盘，分析平均耗时、驳回率等指标，优化流程节点或模板内容。

三、流程执行记录表

流程基本信息

流程编号

XZ001（由系统自动，格式：XZ-YYYYMMDD-流水号）

发起人

*（所属部门：行政部）

流程类型

□设备申领□场地使用□费用报销□其他：______________________

提交日期

____年__月__日

紧急程度

□一般□紧急□特急（紧急/特急需注明原因：____________________）

流程详情

事由描述

（示例：为满足新员工入职需求，申请采购10台办公笔记本电脑）

涉及事项

（示例：品牌：联想ThinkPadE14；配置：i5-1235U/16G/512G/集显）

所需资料清单

□需求申请表□报价单□部门预算表□其他：______________________

审批节点记录

审批节点

审批人

第一审批（部门负责人）

*（市场部）

第二审批（行政主管）

*

第三审批（分管领导）

*

执行与验收记录

执行人

*（行政专员）

执行开始时间

____年__月__日

执行结果

（示例：10台设备已于2023-11-03到货，验收合格并分发完毕）

验收人（需求部门）

*（市场部）

验收时间

____年__月__日

备注说明

（如流程中需特殊说明的事项：本次采购为集中采购，享受供应商折扣）

四、关键执行要点

信息准确性与完整性：发起人填写的流程信息需真实、准确，避免因模糊描述（如“要一批电脑”）导致审批延误或执行偏差；附件资料需完整，缺一不可。

审批时效性管理：审批人需在规定时限内完成审核，非紧急流程不得积压；紧急流程需在提交后第一时间联系审批人，保证流程快速推进。

跨部门沟通协作：流程涉及多部门时，发起人需提前与相关部门沟通需求（如采购流程需先询价、比价），避免执行后因资源冲突导致流程中断。