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通用型会议纪要记录及跟进模板

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标与分工

确认会议核心目的

组织者需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3执行方案”“协调跨部门资源冲突”），避免讨论偏离主题。

预估会议时长，合理分配各议题时间（如“项目进展汇报30分钟，问题讨论40分钟”）。

准备会议资料并提前分发

整理与会议议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，提前至少1天发送至参会人员，保证各方有充分准备。

资料命名需规范（如项目进度报告v2.0”），避免版本混乱。

明确记录角色与工具

指定专人担任记录人（可由会议主持人兼任或提前安排），提前熟悉模板结构，准备记录工具（如Word、Excel或专业会议纪要软件）。

若涉及技术方案或流程讨论，可同步安排白板/屏幕共享，实时记录关键图示或结论。

（二）会中记录：聚焦核心与行动

记录会议基础信息

按模板“会议基本信息表”逐项填写，包括：会议名称（需体现议题核心，如“产品上线前风险排查会”）、时间（精确到分钟，如“2024年5月20日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人、参会人（标注核心决策人及列席人员）、记录人。

按议题结构化讨论内容

依据会议议程逐项记录，每个议题单独成段，包含：

讨论要点：客观呈现各方观点（如“主管提出需增加测试环节，工程师认为当前人力不足，建议优先覆盖核心模块”）；

关键数据/事实：引用具体数据（如“用户投诉率从5%上升至8%，主要集中于登录功能”）；

分歧与共识：明确未达成一致的问题（保留待议）及最终结论（如“一致同意：6月1日前完成登录功能优化，测试人力由*团队协调2人支持”）。

区分“决议事项”与“行动项”

决议事项：需明确“做什么”（如“确定产品新版本发布时间为7月15日”）；

行动项：需细化“谁负责、做什么、何时完成”（如“*负责协调市场部推广资源，5月25日前提交推广方案初稿”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

（三）会后整理与跟进

24小时内完成纪要初稿

记录人需根据会中笔记，补充遗漏信息（如未明确的待办事项需及时与责任人确认），整理成初稿，保证逻辑清晰、语言简洁（避免口语化，如“领导说”改为“会议明确”）。

分发与确认

初稿完成后发送至所有参会人员及需知晓的相关方，明确“如有补充或修改，请于X月X日X点前反馈”（建议反馈时限不超过24小时）。

收到反馈后修订定稿，标注“最终版”及修订时间，同步归档至共享文件夹（如“公司/部门/会议纪要/2024年”）。

建立行动项跟踪机制

将“行动项跟踪表”同步至项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格），明确责任人、截止时间及完成状态（“未开始/进行中/已完成/延期”）。

会议主持人或指定跟进人需在截止日前2天提醒责任人，每周/月例会同步行动项进展，保证闭环管理。

三、核心模板结构

表1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

项目Q3目标拆解与资源分配会

时间

2024年5月20日14:00-16:30

地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人

*经理（项目部）

参会人

主管（研发部）、专员（市场部）、*助理（行政部）

记录人

*助理（项目部）

会议主题

明确Q3项目核心目标、拆解任务、分配资源

附件

《Q3项目目标草案》《2024年Q2资源使用报告》

表2：议题讨论与决议记录表

序号

议题名称

讨论要点（简明列出关键观点、数据）

决议事项（明确结论）

备注（待办事项/需跟进问题）

1

Q3项目核心目标确定

经理：目标需包含“用户量增长20%”“收入提升15%”；主管：研发资源优先保障核心功能开发，建议目标调整为“用户量增长18%”

一致同意：Q3核心目标为“用户量增长18%，收入提升15%”，核心功能开发优先级最高

需*助理5月22日前更新目标至项目管理系统

2

跨部门资源协调

专员：市场部需新增2名推广人员支持Q3活动；主管：研发部当前人力紧张，无法抽调人员协助市场活动

待议：由经理牵头，5月21日与主管、*专员单独沟通，评估资源分配可行性后提交方案

需明确市场活动具体需求及研发部可支持的时间节点

3

会议频次调整

助理：当前周例会时长过长（2小时），建议缩短至1小时；经理：需增加风险同步环节，建议改为双周例会+周报机制

一致同意：自6月起改为双周例会（每月第2周、第4周周三14:00），每周五下班前提交周报同步进展

*助理负责更新会议日历并通知全体成员

表3：行动项跟踪表

序号

行动项描述（具体任务）

责任人

截止时间

完成状态（更新日期）

备注（如遇到的问题、需协调资源）

1

更新Q3项目核心目标至项目管理系统

*助理

2024-05-22

未开始

需*经理确认目标最终版本后录入

2

组织跨部门资源协