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高中生学生档案管理与利用方案

高中生学生档案作为学生在校期间成长轨迹的系统性记录，不仅是学校教育教学管理的重要组成部分，更是学生未来升学、就业及个人发展的关键依据。建立科学、规范、高效的高中生学生档案管理与利用体系，对于提升学校管理水平、保障学生合法权益、促进教育教学质量提升具有重要意义。本方案旨在结合高中教育阶段特点与档案管理专业要求，构建一套兼具操作性与前瞻性的档案管理与利用机制。

一、档案的建立与规范归档

档案的建立是整个管理流程的基石，其完整性与规范性直接决定了后续利用的价值。

（一）明确归档范围与内容

严格界定高中生档案材料的归档范围，确保材料的全面性与针对性。主要包括：

1.学籍信息材料：入学登记表、学籍卡、转学、休学、复学等相关审批材料，以及毕业生登记表等。

2.学业成绩材料：各学期学科成绩单、会考/学考成绩单、综合素质评价相关的学业水平材料等。

3.思想品德与综合素质材料：学生思想品德鉴定表、奖惩材料（包括校级及以上奖励、处分决定及撤销处分决定）、优秀学生、优秀学生干部等荣誉称号审批表及证明材料，参与社会实践、志愿服务、社团活动等体现综合素质发展的相关记录与证明。

4.体检与健康材料：入学体检表、每学年常规体检表及其他重要体检结果材料。

5.党团材料：入团志愿书、入团申请书、团员证（复印件）、党员发展相关材料（如适用）。

6.其他有保存价值的材料：如学生的重要发明创造、竞赛获奖证明、体育艺术特长等级证明等对学生发展具有标志性意义的材料。

（二）规范材料收集与整理流程

1.及时收集：建立常态化的材料收集机制。各相关部门（教务处、德育处、团委、年级组、班主任等）应明确责任人，在规定时间内将各类应归档材料整理后移交档案管理部门或指定档案管理员。学生个人获得的重要材料，应由班主任指导其及时提交。

2.严格审核：档案管理员或指定负责人对接收的材料进行严格审核，检查材料的真实性、完整性、规范性，对不符合要求的材料应退回并指导补充完善。

3.规范整理：按照档案管理规范，对审核合格的材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录。材料应使用符合归档要求的纸张，书写工整、字迹清晰，复印件需注明原件保管单位或经相关负责人签字盖章确认。做到目录清晰，装订整齐。

二、档案的日常管理与维护

档案的日常管理是确保档案安全、完整和有效利用的关键环节。

（一）科学保管与存放

1.专用库房与设备：档案应存放在专用的档案库房或符合条件的档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.规范存放：档案应按照年级、班级、学号等逻辑顺序进行系统排列和存放，便于查找。档案柜应有明确的标识，注明存放档案的年度、班级等信息。

3.安全保密：严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理区域应设置明显的保密警示标识。

（二）严格档案流转管理

1.借阅制度：建立严格的档案借阅审批和登记制度。因教育教学、学生管理、升学推荐等工作需要借阅档案时，须经相关负责人批准，履行借阅登记手续，明确借阅期限、用途及归还要求。原则上档案不得带出档案管理场所，确需带出的，须经学校分管领导批准，并严格限定用途和期限。

2.移交管理：学生转学、毕业、升学等情况需要转出档案时，档案管理员应严格按照规定办理移交手续，填写档案移交清单，由接收方签字确认，并做好交接记录存档。接收外单位转入的学生档案，应认真核对档案材料的完整性，发现问题及时与原单位沟通解决。

（三）档案的数字化建设与管理

积极推进档案管理的数字化转型，提升管理效率和利用便捷性。

1.数字化扫描与著录：对纸质档案进行规范化扫描，形成符合长期保存要求的数字副本，并对数字档案进行准确著录，建立完善的检索目录和元数据。

2.数字档案管理系统：引入或开发适合学校实际的档案管理系统，实现数字档案的存储、管理、检索、利用和备份。

3.数据安全与备份：建立严格的数字档案安全管理制度，定期进行数据备份，采用技术手段保障数据不丢失、不泄露、不被篡改。数字档案与纸质档案具有同等效力，在利用时可优先提供数字副本，但纸质档案仍需妥善保管。

三、档案的利用与服务

档案的价值在于利用，应在严格遵守保密制度的前提下，为学校管理、教育教学和学生发展提供高效服务。

（一）服务学校管理与教育教学

1.学情分析：学校管理层和教育教学部门可利用档案材料进行学生个体和群体的学业发展、思想品德、综合素质等方面的分析，为制定教育教学计划、改进教学方法、实施个性化教育提供依据。

2.评优评先与推荐：在各类评优评先、推荐优秀学生升学、参加竞赛等工作中，档案材料是重要的参考依据，确保评选和推荐的公平、公正、公开。