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企事业单位档案管理规范与操作流程

档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是历史的见证，也是决策的依据，其管理工作的规范化、科学化水平，直接关系到单位的运营效率、历史传承与长远发展。本文旨在结合实践经验，系统阐述企事业单位档案管理的核心规范与实操流程，以期为相关从业人员提供具有指导性和可操作性的参考。

一、档案管理的基础规范

档案管理工作并非孤立存在，它需要一套完整的制度体系和规范要求作为支撑，确保其在正确的轨道上运行。

（一）制度保障：构建完善的档案管理制度体系

企事业单位应根据国家相关法律法规，结合自身性质与业务特点，制定涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密、移交等各个环节的档案管理制度。这其中，档案分类方案、归档范围与保管期限表是核心中的核心，必须科学严谨，符合单位实际。制度的制定应广泛征求意见，经审议通过后颁布实施，并根据单位发展和国家政策调整适时修订。制度的生命力在于执行，因此，加强对制度执行情况的监督与检查，确保各项规定落到实处，是制度建设不可或缺的一环。

（二）组织保障：明确档案管理的责任主体与职责

档案工作需要有专门的机构或人员负责。规模较大的单位应设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员；规模较小的单位也应明确分管领导，并配备专职或兼职档案员。档案管理人员应具备良好的政治素质、专业素养和职业道德，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。同时，应在各业务部门指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和向档案部门归档，形成一个从部门到档案管理部门的完整工作网络。

（三）原则遵循：档案管理的核心准则

档案管理工作必须严格遵循以下原则：

*统一领导、分级管理：确保档案工作在单位统一领导下，各部门协同配合，分级负责。

*完整齐全、真实准确：这是对档案质量的基本要求，档案必须如实反映单位各项活动的历史面貌，做到内容完整，数据准确，手续齐全。

*规范整理、科学保管：按照标准化、规范化的要求对档案进行整理，采用科学的方法进行保管，延长档案寿命。

*依法利用、安全保密：在遵守国家法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，同时严格执行保密制度，确保档案安全。

（四）基础设施：打造合格的档案保管环境

档案库房是档案生存的“家”。其选址、建设和内部设施均需符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准。应做到防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、卷皮等，并符合国家标准。根据需要配置温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂以及必要的复印、扫描等利用设备。对于数字化档案，还需考虑服务器、存储设备及网络安全设施。

二、档案管理的操作流程

档案管理的操作流程是档案工作从理论走向实践的具体体现，是确保档案质量的关键环节。

（一）文件材料的收集与归档

这是档案管理的起点，也是决定档案质量的基础。

*收集范围：依据单位制定的《归档范围与保管期限表》，明确哪些文件材料需要归档。应包括本单位在各项职能活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，如公文、会议记录、合同协议、图纸、图表、声像资料、电子文件等。

*收集要求：坚持“应归尽归，及时归档”的原则。各项工作结束后，承办人应及时将相关文件材料收集齐全，进行初步整理后向本部门兼职档案员移交。兼职档案员定期（如每月、每季度）向单位档案管理部门归档。对于一些重要的临时性工作或专项活动，应指定专人负责文件材料的收集与归档。

*归档时间：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。对于专业性较强或形成周期较长的文件材料，可根据实际情况确定归档时间，但必须有明确规定。

*归档质量：归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合制成材料要求（如不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料）。电子文件的归档应包括其元数据和相应的支持软件及说明材料。

（二）档案的整理与编目

整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程；编目是为整理好的档案提供检索标识。

*分类：依据单位制定的《档案分类方案》，对归档文件材料进行分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法的结合。分类应科学合理，层次分明，便于管理和检索。

*排列：在分类的基础上，对文件材料按一定顺序进行排列。通常结合事由、时间、重要程度等因素。

*编号（档号编制）：按照档案分类方案和排列顺序，对每份（卷）档案赋予唯一的档号。档号应结构清晰，具有唯一性和可扩展性。

*编目：主要包括编制卷内文件目录（或归档文件目录）、案卷封面、备考表等。目录条目应著录准确、规范，包含必要的检索项，如文号、责任者、题名、日期、页数、档号等。对于电子档案，应建立相应的数据库，实现计算机检索。

（三）档案的保管与保护

档案保管的目的是维护