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大型活动执行团队任务分配手册

前言

大型活动的成功举办，离不开执行团队高效、精准的协作与执行。本手册旨在明确活动各阶段、各环节的核心任务及对应负责人，确保团队成员各司其职、信息畅通、行动一致，从而保障活动从筹备到收尾的全流程顺利进行。手册内容将根据活动实际情况进行动态调整与细化。

一、核心团队角色与核心职责

在具体任务分配前，首先需明确执行团队的核心角色及其核心职责，这是任务有效分配与执行的基础。

*项目经理/项目总监：对活动整体负责，包括目标设定、策略制定、预算把控、团队协调、风险决策及最终效果评估。是活动的最高负责人和对外主要联络人。

*各专项组组长：负责本组内的任务规划、人员调配、进度跟踪、质量控制，并向项目经理汇报工作，同时与其他专项组保持密切沟通与协作。

二、筹备阶段任务分配

筹备阶段是活动成功的基石，涉及面广，细节繁多，需统筹规划，细致落实。

（一）项目统筹组

*负责人：项目统筹组长

*核心任务：

*组织召开项目启动会，明确活动目标、主题、规模、时间、地点等核心要素。

*制定详细的活动执行总案，包括各阶段时间节点、关键任务里程碑。

*建立团队沟通机制（如例会制度、即时通讯群组管理），确保信息高效流转。

*负责跨部门、跨小组的协调工作，解决筹备过程中的跨领域问题。

*定期向项目经理汇报整体筹备进度，提交进度报告。

*组织编制活动应急预案，针对可能出现的风险（如天气突变、设备故障、嘉宾缺席等）制定应对措施。

（二）场地与搭建组

*负责人：场地搭建组长

*核心任务：

*根据活动需求，调研、筛选并最终确认符合条件的活动场地，包括主会场、分会场、签到区、休息区等功能区域的布局与容量。

*与场地提供方进行细致谈判，明确租赁费用、使用权限、配套服务（水、电、空调、网络、清洁、安保等）及合同条款。

*审核并确认活动场地平面布局图、3D效果图，确保符合活动流程与视觉呈现要求。

*负责舞台、背景板、展位、指示系统、灯光音响视频等设备的设计、制作、租赁与搭建工作。

*协调搭建商、场地方进行现场勘测、技术交底，确保搭建方案的可行性与安全性。

*监督搭建过程，确保搭建质量、进度及现场安全，组织搭建完成后的验收工作。

*负责活动期间场地设施的维护与管理，以及活动结束后的撤展与场地恢复工作。

（三）嘉宾与接待组

*负责人：嘉宾接待组长

*核心任务：

*根据活动定位与需求，拟定嘉宾邀请名单（包括演讲嘉宾、VIP、合作伙伴、媒体记者等），并按层级排序。

*负责嘉宾的邀请、沟通与确认工作，包括发送邀请函（电子版/纸质版）、电话跟进、信息答疑。

*建立嘉宾信息档案，详细记录嘉宾姓名、单位、职务、联系方式、饮食禁忌、特殊需求、行程安排等。

*统筹嘉宾的交通、住宿、餐饮及陪同接待安排，制定详细的嘉宾接待手册（内部版/嘉宾版）。

*安排专人负责重要嘉宾的“一对一”联络与全程陪同服务。

*准备嘉宾礼品，并负责礼品的有序发放。

*协调解决嘉宾在活动期间遇到的各类问题。

（四）宣传与推广组

*负责人：宣传推广组长

*核心任务：

*制定活动宣传推广策略及执行计划，明确宣传节奏、核心信息、目标受众及推广渠道。

*设计制作活动宣传物料，如海报、邀请函、宣传片、H5、新闻通稿、社交媒体图文等。

*负责官方网站/小程序/公众号等自有媒体平台的内容更新与运营维护。

*对接外部媒体资源（包括传统媒体与新媒体），进行新闻稿发布、媒体邀请及专访安排。

*策划并执行线上推广活动（如社交媒体互动、KOL合作、付费广告投放等），扩大活动影响力，吸引目标人群报名参与。

*监测宣传效果，收集媒体报道信息，进行数据分析与总结。

*管理活动相关的舆情，及时应对并妥善处理负面信息。

（五）物料与礼品组

*负责人：物料礼品组长

*核心任务：

*根据活动需求清单，梳理所有所需物料（包括现场布置物料、嘉宾物料、工作人员物料、签到物料、应急物料等）。

*负责物料的设计打样、采购、制作或租赁，选择性价比高的供应商，并确保质量与交付时间。

*对所有物料进行统一登记、编号、入库管理，建立详细的物料台账。

*按照活动现场布局，制定物料运输、分发与摆放方案，确保活动当日物料及时到位并正确布置。

*负责活动礼品的选型、定制、采购与包装，确保礼品符合活动调性与嘉宾身份。

*活动结束后，负责剩余物料的清点、回收、入库或处置工作。

（六）招商与赞助组（如适用）

*负责人：招商赞助组长

*核心任务：

*制定招商赞助方案，明确赞助层级、权益回报