会议管理工具及其会议纪要自动功能.docVIP

会议管理工具及自动纪要功能全指南

一、工具应用的核心场景

在企业运营与团队协作中，会议是同步信息、决策推进的关键载体，但传统会议常面临“议而不决”“决而不跟”“纪要冗余”等痛点。本工具适用于以下场景，通过标准化流程与智能辅助提升会议价值：

战略与目标对齐：如企业年度规划会、季度复盘会，保证团队理解核心方向，自动提炼战略要点与分解目标。

项目进度同步：如跨部门项目例会，实时跟踪任务进展，自动待办清单与责任矩阵，避免遗漏。

问题解决与决策：如产品方案评审会、客户投诉响应会，聚焦争议点并记录决策依据，减少反复沟通。

常规事务协调：如部门周例会、资源调度会，快速同步信息并明确行动项，提升基层执行效率。

二、全流程操作指南：从会前到会后

（一）会前筹备：让会议“有备而来”

创建会议基础信息

登录工具后，“新建会议”，填写核心字段：会议主题（如“Q3产品迭代方案评审”）、会议时间（起止时间、时区）、会议形式（线上/线下/混合，线上需填写会议/ID）、预计时长、会议目标（如“确定迭代优先级与资源分配”）。

选择会议类型（例会/临时会/决策会），工具将自动关联历史模板（如例会默认包含“上周进展-本周计划-问题同步”议程框架）。

设置会议议程与参会角色

在“议程管理”模块添加议题，每个议题需明确：议题名称、负责人（如产品经理）、预计时长、核心目标（如“确定用户登录功能开发优先级”）。

标注参会人员角色：主持人（默认为创建人，可修改）、记录人（系统可自动分配或指定，如行政专员）、主会人（核心决策者，如技术总监）、列席人（信息同步角色，如实习生）。工具会根据角色自动设置权限（如列席人仅可查看不可编辑）。

提前分发会议邀请与预习材料

系统自动会议邀请（含日历提醒），支持通过企业/钉钉/邮件发送给参会人员，并附上议程与预习材料（如产品需求文档、数据报表）。

参会人员可在“会议详情页”提前查看议程，并在线提交“议题预提意见”（如“建议优先考虑老年用户登录便捷性”），主持人可提前整合意见，提升会议针对性。

（二）会中执行：让会议“聚焦高效”

启动智能记录与实时标注

会议开始后，记录人“开始记录”，工具自动开启语音转文字（支持多语言/方言），实时会议文字流，并同步显示发言人与时间戳（如“产品经理14:30：建议将社交登录功能提前至第二阶段”）。

记录人可使用“标注工具”标记关键信息：重点内容（高亮显示）、待办事项（自动提取“待办”关键词并待办卡片）、争议点（标注“需二次讨论”）、决策结论（标注“已通过/已驳回”）。

动态更新议程与待办

若会议中出现临时议题，主持人可直接在“议程管理”中“添加议题”，工具自动调整剩余时间分配并提醒参会人员。

当讨论中明确新待办（如“研发工程师需在周五前输出技术可行性评估”），记录人或发言人可手动添加待办，填写“事项描述、负责人、截止时间”，系统自动关联对应议题。

辅助会议节奏把控

工具实时显示“议程进度”（如“当前议题已完成60%，剩余15分钟”），若某议题超时，系统自动弹出提醒，主持人可灵活调整后续议程时长或延后讨论。

（三）会后跟进：让成果“落地可见”

自动会议纪要与初稿

会议结束后，工具基于会中记录的文字流、标注信息、待办清单，10秒内会议纪要初稿，包含：

会议基本信息（主题、时间、参会人员、缺席人员及原因）；

议程回顾（每个议题的讨论摘要、关键结论）；

待办事项清单（按负责人分组，显示截止时间与优先级）；

附件清单（会议享的文件、截图等）。

人工审核与纪要优化

记录人或主持人可在“纪要编辑页”修改初稿：调整表述逻辑、补充关键数据、修正语音转文字错误（如专业术语“API”识别错误可手动修正）。

支持插入“会议录音片段”（纪要中的发言内容，可直接跳转对应录音原声，方便核对）。

分发与待办跟踪

纪要审核通过后，“分发”，系统自动发送至所有参会人员及相关部门，并同步至企业任务管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格），创建待办任务。

后续可通过“会议跟进”模块实时查看待办完成进度（如“研发工程师的技术评估已完成，状态：待审核”），逾期未完成的任务自动提醒负责人与主持人。

三、实用模板参考：标准化会议管理

模板1：会议基本信息表（自动，可编辑）

字段名称

内容示例

会议编号

MT20231027001

会议主题

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2023年10月27日14:00-16:00

会议地点

线上会议（腾讯会议ID：123-456-789）

会议形式

线上

主持人

技术总监

记录人

行政专员

主会人

产品总监、研发经理、测试负责人

列席人

实习生、市场专员

会议目标

确定Q3产品迭代优先级，分配开发资源

模板2：会议议程表（会前设置，会中实时更新）

序号

议题名称

负责人

预计时长

实际时长

内容概要

1

Q2迭代版本复盘