采购物资验收及质量控制清单.docVIP

采购物资验收及质量控制清单通用工具模板

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业、事业单位及采购部门对采购物资（含原材料、设备、办公用品、服务等）的入库验收及质量管控场景。通过标准化验收流程、规范化质量检验，保证采购物资符合合同约定、技术标准及使用要求，有效降低质量风险，保障采购合规性与物资使用效率，为后续采购决策提供数据支撑。

二、标准化验收操作流程

（一）验收准备阶段

资料收集与核对

采购专员提前获取采购合同/订单、技术规格说明书、质量标准文件（如国标、行标、企标）、供应商送货单及出厂检验报告等资料。

核对合同关键信息：物资名称、规格型号、数量、单价、交付时间、质量要求、验收标准及违约责任等，保证验收依据充分。

验收团队组建

根据物资类型组建验收小组，至少包含采购部门（某）、使用部门（某）、质量管理部门（某）三方人员，保证验收客观性。

特殊物资（如特种设备、危险化学品）需邀请第三方专业机构或技术人员参与验收。

验收工具与环境准备

准备验收所需工具：如卡尺、万用表、秤重设备、检测仪器等，保证工具在校准有效期内。

确认验收场地符合要求（如通风、干燥、防静电等），避免环境因素影响检验结果。

（二）到货核对阶段

外观与包装检查

检查物资外包装是否完好，有无破损、变形、浸湿、受潮等情况，核对包装标识（如物资名称、规格、生产厂家、生产日期/批号、保质期等）是否与合同一致。

对易碎品、危险品等特殊物资，重点检查包装防护措施是否符合标准（如防震标识、危险品警示标志等）。

数量与型号核对

按照送货单清点物资数量，采用全检或抽检方式（抽检比例按合同约定，一般不低于10%），保证数量无短缺、无多收。

核对物资规格型号、颜色、配件等是否与合同及技术要求一致，防止错发、混发。

文件资料核查

检查供应商提供的出厂合格证、检验检测报告、质量保证书、使用说明书（进口物资需提供中文版）、报关单（如涉及进口）等文件是否齐全、有效，文件信息与实物是否一致。

（三）质量检验阶段

根据物资特性选择对应的检验方法，重点检验以下维度：

外观质量检验

目视检查物资表面是否有划痕、裂纹、凹陷、锈蚀、变色、变形等缺陷；

对机械部件、电子元器件等，检查装配是否牢固，接口是否匹配，有无松动或损坏。

功能参数检验

按技术标准测试物资关键功能指标（如设备的功率、精度、能耗；原材料的成分含量、强度、延展性等）；

使用专业仪器进行检测，记录实测数据并与标准值对比，判定是否合格。

安全与环保检验

检查物资是否符合国家安全标准（如3C认证、CE认证等），有无安全隐患（如漏电、尖锐边角等）；

对环保物资（如可降解材料、低能耗产品），核查环保检测报告，保证符合环保要求。

抽样检验规则

若物资数量较大，按GB/T2828.1-2012标准进行抽样，明确AQL（可接受质量水平）值，判定批质量是否合格；

抽样发觉不合格项时，扩大抽样比例复检，若仍不合格则判定整批不合格。

（四）问题处理阶段

合格物资处理

验收合格的物资，由验收小组在《验收单》上共同签字确认，办理入库手续，更新库存台账。

对需安装调试的设备，由供应商技术人员完成安装后，使用部门进行试运行验收，确认正常后签署《设备验收报告》。

不合格物资处理

验收发觉不合格时，立即隔离不合格物资，挂“待处理”标识，填写《不合格品处理单》，详细记录问题描述（如缺陷类型、数量、影响程度）、检验数据及责任判定。

根据合同约定与问题严重程度，选择处理方式：

拒收：整批不合格且无法修复的，通知供应商限期拉回，同步启动采购流程补货；

让步接收：轻微不合格不影响使用（如外观瑕疵、非关键参数偏差），需经使用部门申请、采购部门负责人及分管领导审批后，方可入库，并记录让步接收原因；

返工/维修：供应商可在现场或返厂修复修复后，重新提交验收。

供应商沟通与反馈

采购专员及时将验收结果及不合格信息反馈给供应商，要求其提供原因分析报告及改进措施，必要时纳入供应商考核评价体系。

（五）记录归档阶段

资料整理

将验收过程中形成的《验收单》《不合格品处理单》《检验检测报告》《设备验收报告》等文件整理齐全，保证数据真实、签字完整、日期准确。

归档管理

验收资料按“采购单号+物资名称”分类归档，电子版备份至采购管理系统，纸质版保存期限不少于3年（重要物资如设备、特种设备保存期限不少于5年），以备追溯查询。

三、物资验收及质量控制清单模板

物资基本信息

物资名称

采购单号

规格型号

供应商名称

生产厂家/品牌

送货单号

采购数量

实收数量

合同质量要求

□符合国标□行标□企标□其他：______________________

验收日期

验收项目

验收标准

检验结果（合格/不合格/问题描述）

判定人

一、外观与包装

包装完整性

无破损、变形、浸湿，标识清晰

*某

物资外观

无划