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销售合同与交易流程标准化工具

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业销售团队、法务部门、财务部门及客户对接人员的协同工作场景，旨在解决传统销售合同管理中“条款不统一、流程不规范、履约跟踪难”等问题。具体包括：

新客户合作：首次合作时快速完成合同拟定与审批，保证核心条款无遗漏；

老客户续签：基于历史合作数据标准化调整合同细节，提升效率；

跨部门协作：明确销售、法务、财务在合同全流程中的职责，减少推诿；

风险防控：通过标准化条款降低法律纠纷、账款拖欠等风险，保障交易安全。

二、标准化操作流程详解

步骤1：交易意向确认——明确合作基础

操作主体：销售经理、客户对接人

销售经理与客户沟通，明确合作标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、初步价格、交付时间等关键信息；

客户提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需），核实客户资质（如经营范围、信用状况），避免与无资质主体合作；

填写《客户信息登记表》（见模板1），录入客户基础信息并同步至企业CRM系统。

输出成果：《客户信息登记表》、合作意向确认函（可选）。

步骤2：合同条款拟定——标准化框架填充

操作主体：销售经理、法务专员

销售经理根据《销售合同标准条款清单》（见模板2），结合客户需求填写核心要素：合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024XS-001”）、签约主体信息、标的物详情、单价/总价、付款方式（如“预付30%到货付70%”）、交付时间与地点、验收标准、违约责任（如逾期交货按日万分之五违约金）等；

法务专员审核条款合规性，重点检查：是否符合《民法典》合同编规定、是否存在法律漏洞（如争议解决方式是否明确、知识产权归属是否清晰）、是否与企业风险政策冲突；

销售经理根据法务意见修改条款，形成《合同草案（V1.0）》。

输出成果：《合同草案（V1.0）》、法务审核意见表。

步骤3：内部多级审核——风险闭环把控

操作主体：销售部门负责人、法务专员、财务专员*

销售部门审核：确认合作内容与前期意向一致，销售目标可实现（如价格是否在权限范围内、交付周期是否合理）；

法务部门终审：对条款的合法性、完整性进行最终确认，重点标注“风险条款”（如免责情形、违约上限）并提示销售团队；

财务部门审核：核查付款方式是否符合企业财务制度（如大额合同是否需分期付款、客户授信额度是否充足）、开票信息（如税率、项目名称）是否准确；

三部门审核通过后，销售经理汇总意见，形成《合同审批表》（见模板3），签字确认。

输出成果：《合同审批表》（含三部门审核签字）、《合同草案（终稿）》。

步骤4：客户沟通与确认——达成一致意见

操作主体：销售经理、客户对接人

销售经理通过邮件/书面形式向客户发送《合同草案（终稿）》，附《合同条款说明》（解释关键条款如付款节点、违约责任）；

客户反馈修改意见（如价格调整、交付时间变更），销售经理内部协调法务、财务确认是否可调整，若调整需重新走内部审核流程；

双方就所有条款达成一致后，客户在合同文本上签字盖章（企业客户需盖公章或合同专用章，自然人需签字按手印），并扫描回传；

销售经理核对客户签章页与原件一致性，保证无涂改（如有涂改需双方加盖骑缝章）。

输出成果：客户签字盖章的合同扫描件、沟通记录（邮件/书面函）。

步骤5：合同签署与归档——资料闭环管理

操作主体：销售经理、档案管理员

销售经理根据企业规定，完成合同正本签署（如需一式两份，客户留存一份，企业留存一份）；

将合同正本、客户资质文件、《合同审批表》、沟通记录等资料整理成册，提交档案管理员；

档案管理员录入合同台账（见模板4），信息包括：合同编号、签约主体、标的金额、签署日期、履行期限、归档日期、资料清单等，并至企业档案管理系统，保证可追溯。

输出成果：合同正本、电子档案、合同台账。

步骤6：履约过程跟踪——保障交易完成

操作主体：销售经理、履约专员（如设）、财务专员*

销售经理根据合同约定，提前3天提醒客户准备验收（如交付前通知客户安排收货人员）；

履约专员协助交付产品/服务，客户验收后签署《验收确认单》（见模板5），明确验收结果（如“合格”“有条件合格”，需注明整改要求）；

财务专员根据合同约定开具发票（如“预付款到账后开具30%发票，验收合格后开具70%发票”），跟踪回款进度，逾期未回款及时上报销售负责人；

销售经理定期更新《履约跟踪表》（见模板6），记录交付、验收、回款各环节进度，异常情况（如延迟交付、质量争议）启动应急预案（如协商延期、法务介入）。

输出成果：《验收确认单》、回款记录、《履约跟踪表》、异常处理报告。

三、核心工具模板清单

模板1：客户信息登记表

项目

内容（示例）

填写说明

客户名称

科技有限公司

与营业执照一致

统一社会信用代码必填，核实真实性

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