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企业采购管理工具采购需求与审批流程规范

一、引言

为规范企业内部采购管理工具（包括但不限于采购管理系统、供应商管理平台、招投标软件等）的采购需求提报、审批及执行流程，保证采购过程合规、高效、可控，降低运营成本，特制定本规范。本流程适用于企业各部门因业务发展需要采购或升级采购管理工具的全过程，旨在明确各环节职责分工，保障采购活动的有序开展。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于企业各部门、各子公司（若有）的采购管理工具采购需求提报、审批、采购执行及验收归档等全流程管理，涵盖新工具首次采购、现有工具功能升级、服务续期、模块扩展等各类采购场景。

（二）典型应用场景

新部门成立需求：企业新增业务部门（如供应链管理部），需采购配套的采购管理工具以支持日常业务运作。

现有工具升级：现有采购管理工具功能老化或无法满足新增业务需求（如增加电子招投标模块、供应商评价功能），需进行功能升级或模块扩展。

效率优化需求：因采购流程繁琐、人工处理效率低下，需引入智能化采购管理工具（如寻源系统、自动化合同管理工具）以提升工作效率。

合规性要求：因行业监管政策变化（如《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》），需采购符合合规性要求的采购管理工具。

服务续期：现有采购管理工具服务期限届满，需续期软件使用许可、技术支持或维保服务。

三、采购需求与审批全流程操作指引

（一）环节一：需求提出与部门初审

操作主体：需求部门（如采购部、行政部、业务部门等）

具体操作：

需求发起：需求部门根据业务发展需要，填写《采购管理工具需求申请表》（详见模板一），明确以下内容：

工具名称、采购类型（首次采购/升级/续期）、功能需求清单（如供应商管理、订单跟踪、报表分析等）；

预算金额及测算依据（如软件许可费、实施费、年服务费等）；

业务场景描述（如解决现有采购流程中的哪些痛点，预期达到的效果）；

使用范围（企业全部门/特定部门）、期望上线时间。

部门初审：需求部门负责人对申请表内容的必要性、合理性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门年度工作计划及企业战略发展方向；

预算金额是否在部门年度预算范围内（若超出，需说明预算调整方案）；

功能需求是否清晰、可落地，是否经过内部充分讨论。

输出成果：经需求部门负责人签字确认的《采购管理工具需求申请表》（含部门意见）。

（二）环节二：采购部门复核

操作主体：采购管理部

具体操作：

材料接收：接收需求部门提交的《采购管理工具需求申请表》及相关附件（如业务需求说明书、预算明细等）。

需求复核：采购部门从以下维度进行复核：

必要性复核：结合企业现有采购工具使用情况，确认新采购需求是否必要（如现有工具可通过优化流程满足需求，则暂缓采购）；

合规性复核：确认采购类型是否符合企业《采购管理制度》（如达到一定金额是否需公开招标）；

可行性复核：与需求部门沟通，确认功能需求是否可实现，技术参数是否明确；

预算匹配度：对比历史采购数据及市场价格，初步判断预算金额是否合理。

意见反馈：若复核通过，签署“同意转下一环节”意见；若需补充材料，退回需求部门完善；若认为需求不必要或预算不合理，签署“不予通过”意见并说明理由。

输出成果：采购部门复核意见（书面/系统留痕）。

（三）环节三：技术与财务联合评估

操作主体：信息技术部、财务部

具体操作：

技术评估（信息技术部主导）：

审核工具的技术参数（如系统架构、兼容性、数据安全性、扩展性等），保证与企业现有IT基础设施（如OA系统、财务系统）兼容；

评估供应商的技术实力（如实施案例、技术团队能力、售后服务响应速度）；

确认工具是否满足未来3-5年的业务发展需求（如支持多语言、多币种、跨境采购等扩展功能）。

输出《技术评估报告》，明确“技术可行/存在风险/不可行”及建议。

财务评估（财务部主导）：

审核预算明细的合理性（如软件许可费、实施费、培训费、维保费等是否合理列支）；

进行成本效益分析（如工具上线后预计节省的人工成本、降低的采购差错率、提升的资金周转效率等）；

确认资金来源（如年度预算专项资金、专项申请资金）及支付计划是否符合企业财务制度。

输出《财务评估报告》，明确“预算合理/需调整/超预算”及建议。

联合评审：信息技术部与财务部共同召开评估会，汇总技术及财务评估意见，形成最终评估结论。

输出成果：《技术评估报告》《财务评估报告》及联合评审意见。

（四）环节四：管理层审批

操作主体：分管采购副总/总经理/决策委员会（根据采购金额及企业授权体系确定）

具体操作：

材料汇总：采购部门将《采购管理工具需求申请表》、采购部门复核意见、《技术评估报告》《财务评估报告》等材料整理成册，提交管理层审批。

审批决策：管理层根据以下要素进行审批：

采购需求是否符合企业战略发展目标；

预算金额是否在授权范围内（如超