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单位档案全宗整理操作指南

引言

单位档案全宗整理是档案管理工作的基石，它关乎档案的系统性、完整性与可利用性，直接影响单位历史记忆的传承与未来决策的参考。本指南旨在提供一套专业、严谨且具操作性的全宗整理方法，助力各单位规范档案管理流程，提升档案管理水平。本指南适用于各类机关、团体、企业、事业单位的档案全宗整理工作。

一、准备阶段：夯实基础，明确方向

全宗整理工作启动前，充分的准备是确保后续工作顺利高效进行的前提。

1.1组织与人员保障

成立档案整理工作小组，明确负责人及成员职责。小组成员应具备一定的档案专业知识，或接受过系统的档案业务培训。如有必要，可聘请档案行政管理部门的专家或经验丰富的专业人士进行指导。确保参与人员理解档案工作的重要性，熟悉相关的法律法规、行业标准及本单位的档案管理制度。

1.2制定整理方案与工作计划

根据本单位档案形成的实际情况、数量规模、载体类型及管理目标，制定详细的档案全宗整理实施方案。方案应明确整理的范围、原则、方法、步骤、预期目标及时间节点。同时，规划好整理工作的流程，避免返工和混乱。

1.3整理场所与工具准备

设置专门的档案整理场所，要求清洁、干燥、通风、避光，具备必要的防火、防潮、防虫、防盗设施。准备好所需的工具与材料，如档案盒、卷内文件目录纸、备考表、装订用品（线、浆糊、打孔机等）、书写工具（铅笔、签字笔，禁用易褪色墨水）、计算机及档案管理软件、扫描仪（如需数字化）等。

1.4档案摸底与评估

对单位现有档案进行全面摸底，了解档案的形成年度、数量、载体形式、保管状况、利用需求等基本情况。评估档案的完整性、系统性及存在的问题，为后续分类、鉴定等工作提供依据。

二、档案收集与鉴别：去芜存菁，确保源头质量

2.1档案收集

依据国家及本单位制定的档案归档范围和保管期限表，对单位各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同载体形式的文件材料进行全面、系统的收集。收集工作应做到应收尽收，确保档案的齐全完整，防止遗漏重要文件。

2.2档案鉴别

对收集到的文件材料进行严格鉴别。

*真实性鉴别：确认文件材料的形成过程真实可靠，内容真实反映单位活动。

*完整性鉴别：检查文件材料是否齐全，正文、附件、审批手续等是否完整。

*价值鉴别：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位档案保管期限表，结合文件材料的内容、形成时间、利用价值等因素，准确判定其保存价值及保管期限。剔除无保存价值的重复件、临时性文件及其他不应归档的材料。

三、分类与排列：系统组织，科学有序

分类与排列是档案全宗整理的核心环节，旨在将零散的档案材料按照一定的逻辑关系组织成有序的体系。

3.1制定分类方案

根据单位的职能性质、业务范围、组织机构设置以及档案形成的特点，选择科学合理的分类方法。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或它们的组合运用（如年度-组织机构-问题）。分类方案应具有逻辑性、稳定性和可操作性，并在一定时期内保持相对固定。

*年度分类法：将档案按其形成年度进行划分，是最基本、最常用的分类方法之一。

*组织机构分类法：按文件材料形成的组织机构进行分类，能较好地反映各部门的工作活动。

*问题分类法：按文件材料内容所反映的问题或业务性质进行分类，便于按专题查找利用。

3.2档案实体分类

在确定的分类方案指导下，对经过鉴别的档案材料进行逐级分类。例如，先分年度，再在每个年度下分组织机构，然后在每个组织机构下分问题或文件类型。分类过程中，要确保每份文件材料都归入恰当的类别，避免交叉和混淆。

3.3案卷（或件）内文件排列

在同一案卷（或件）内，文件材料的排列应遵循一定的顺序，以便反映文件材料之间的有机联系，便于查阅。通常可按以下顺序排列：

*时间顺序：按文件形成的先后顺序排列。

*重要程度：同一事由的文件，可按其重要程度或办理程序排列，如正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后等。

*逻辑关系：保持文件之间的内在联系，如会议文件、成套性文件应集中排列。

3.4案卷（或件）的排列

在同一类目下，案卷（或件）的排列通常可采用年度顺序、组织机构顺序、问题顺序或重要程度顺序等。排列应保持稳定性和一致性。

四、编号与编目：赋予标识，便捷检索

4.1档号编制

档号是档案的唯一标识，应按照《档号编制规则》（DA/T____）进行编制。档号结构应力求简明、稳定、唯一，并具有可扩展性。通常由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷顺序号（或件号）等要素构成。确保每一卷（件）档案都有唯一的档号。

4.2编制卷内文件目录（以卷为单位整理时）

对每一卷内的文件材料，应逐件填写卷内文件目录。目录项目一般包括顺序号