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行业通用产品说明书撰写与规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于各类行业（如电子、机械、家居、医疗、工业设备等）的产品说明书撰写，旨在统一说明书格式、提升信息传递效率，保证用户快速理解产品功能并安全使用。具体应用场景包括：

新产品上市：为首次推向市场的产品提供标准化使用指南，降低用户学习成本；

产品迭代更新：当产品功能、结构或参数发生变化时，同步更新说明书内容，保证信息与产品实际一致；

合规性要求：满足行业监管或国家标准对产品说明书的信息披露要求（如安全警示、环保标识等）；

售后支持：作为用户解决使用疑问、维护保养产品的核心参考文件，减少售后沟通成本。

二、产品说明书撰写全流程

（一）撰写前的准备工作

明确需求与目标用户

与产品、研发团队沟通，确认产品核心功能、技术参数、使用限制及安全风险点；

分析目标用户特征（如专业技术人员、普通消费者、企业客户等），确定说明书的语言风格（专业通俗化/纯技术化）和重点内容（如功能优先或安全优先）。

收集基础资料

整理产品技术文档（包括设计图纸、BOM表、测试报告）、用户调研反馈、竞品说明书样本；

确认产品认证信息（如3C认证、CE认证、环保标志等）及法律法规要求（如特种设备需附操作资质说明）。

搭建内容框架

根据产品类型和用户需求，规划说明书章节结构（参考本章“三、标准化模板参考”），明确各部分核心内容。

（二）内容分步撰写

1.封面与版权页

封面：包含产品全称（突出型号/规格）、品牌LOGO、产品实物图（建议高清多角度）、适用场景简述（如“适用于家庭空气净化”）、版本号及发布日期；

版权页：标注编写部门/人（如“产品研发部工”）、审核人（如“质量部经理”）、版权声明（如“?2023公司名称版权所有”）、修订记录（如“V1.02023-01-01首次发布”）。

2.目录

按章节标题及页码编制，层级清晰（如“一、产品概述……….1”“（一）产品定位……..1”），复杂说明书建议增加子目录。

3.产品概述

产品定位：用1-2句话说明产品核心用途及解决的用户痛点（如“本款智能扫地专为高效清洁家庭硬质地面设计，通过激光导航实现全屋无死角清扫”）；

主要特性：提炼3-5个核心功能点（如“自动集尘、APP远程控制、地毯识别增压”），避免冗长描述；

包装清单：列出产品内所有实物及配件名称、数量（如“主机1台、充电座1个、边刷2对、说明书1本”），提示配件是否可选配。

4.技术参数

以表格形式呈现客观参数，包含参数名称、单位、数值及简要说明（如“额定电压”需标注“V”及范围，“噪音”需注明测试条件），示例

参数名称

单位

数值

说明

额定电压

V

100-240

全球通用电压范围

额定功率

W

50

最大运行功率

电池容量

mAh

5200

续航约120分钟

工作温度

℃

5-40

避免极低温或高温环境

5.功能说明

分模块介绍功能逻辑，结合“功能点+操作场景”描述（如“【定时清扫】支持通过APP设定每日清扫时间（如每天8:00自动清扫），适合上班族提前规划清洁任务”）；

复杂功能可配示意图（如按键布局图、界面截图），文字标注操作步骤序号（如“①长按电源键3秒开机→②‘清扫模式’选择‘自动’”）。

6.使用说明

首次使用：按步骤说明初始化操作（如“充电：将主机放置于充电座上，直至指示灯常亮绿光”）；

基础操作：分场景说明核心功能使用方法（如“日常清扫：开机后按‘自动清扫’键，自主规划路径并清扫”）；

进阶功能：针对专业用户或复杂功能，提供详细操作指南（如“分区清扫：在APP中绘制虚拟墙，设置禁止清扫区域”）。

7.维护与保养

按周期或部件说明维护方法（如“边刷：每周取出清理缠绕毛发，每月用中性水清洗并晾干”）；

提示易损件更换周期及购买渠道（如“滤芯：建议每3个月更换，可通过官方商城或线下门店购买”）；

禁止操作说明（如“禁止用水直接冲洗主机，避免内部元件进水”）。

8.故障排除

以“故障现象→可能原因→解决方法”对应呈现，覆盖常见问题（如“无法开机：原因1——电量耗尽，解决——充电2小时后重试；原因2——电源键故障，解决——联系售后检测”）；

提示售后联系方式（如“服务：400-X-（工作时间：9:00-18:00）”），注意不涉及具体号码，用占位符代替。

9.附录

补充术语解释（如“HEPA滤网：高效空气过滤器，可过滤0.3微米以上颗粒物”）、安全认证图标及说明、环保信息（如“产品符合RoHS指令，不含铅、汞等有害物质”）。

（三）审核与定稿优化

内部审核：由产品、研发、质量部门交叉审核，保证技术参数准确、功能描述与实际一致；

用户测试：邀请目标用户（非研发人员）按说明书操作，记录理解障碍点，优化表述（如将“长按电源键”改为“按住机