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秘书岗位工作流程及职责说明书

一、岗位概述

秘书岗位作为组织中连接上下、协调左右的关键枢纽，承担着辅助决策、处理事务、沟通信息、保障运转的重要职责。其工作质量直接关系到管理层的工作效率与决策效能，是确保组织日常运营顺畅有序的重要保障。本岗位要求任职者具备高度的责任心、出色的沟通协调能力、严谨细致的工作作风以及高效的执行力，能够在复杂多变的工作环境中灵活应对，为上级领导及团队提供全面、优质的行政支持与服务。

二、核心工作流程

秘书工作流程围绕着辅助领导日常工作、保障各项事务有序推进展开，通常涵盖以下关键环节：

（一）事前准备阶段

1.信息收集与分析：主动关注内外部相关信息动态，包括政策导向、行业资讯、单位内部通知及领导关注的重点事项。对收集到的信息进行初步筛选、整理与分析，确保信息的准确性与时效性，为领导决策提供初步参考。

2.日程规划与协调：根据领导的指示和工作需要，协助规划和梳理每日、每周及月度的核心工作安排。在安排过程中，需充分考虑各项事务的优先级、时间冲突及可行性，与相关方进行必要的沟通与协调，提前为领导预留出必要的缓冲时间与思考空间。

3.会议与活动筹备：接到会议或活动通知后，明确会议/活动的主题、目的、时间、地点、参与人员及所需材料等核心要素。据此制定详细的筹备方案，包括场地预订、设备调试、材料准备、人员通知、议程拟定等，并逐项落实，确保筹备工作无遗漏。

（二）事中执行与协调阶段

1.日程提醒与事务跟进：在日常工作中，及时提醒领导当日重要日程安排、会议时间及待办事项，确保领导工作节奏有序。对于领导交办的各项任务，主动跟进进展情况，及时向领导反馈，并根据需要协助推动问题解决。

2.会议与活动支持：负责会议/活动现场的组织与服务工作，包括引导参会人员、分发会议材料、调试音响设备、做好会议记录等。确保会议/活动按计划顺利进行，并能灵活应对过程中出现的突发状况。

3.信息传递与沟通协调：准确、及时地传递上级指令、下级请示及平行部门间的沟通信息。在沟通过程中，注意方式方法，确保信息传递的完整性与准确性，积极协调各方关系，促进问题的有效解决。

4.文件处理与起草：接收、登记各类来文，根据文件性质和领导批示进行分办、传阅或催办。同时，根据领导要求，协助起草、修改各类文稿，如通知、报告、总结、讲话稿等，确保文稿格式规范、内容准确、表达流畅。

（三）事后总结与跟进阶段

1.文件整理与归档：对办理完毕的文件、会议记录、领导批示等重要资料，按照单位档案管理规定进行系统整理、编号、装订，并及时归档保存，确保资料的完整性与可查阅性。

2.事项督办与反馈：对于会议决定事项或领导交办的需长期跟进的工作，建立相应的督办机制，定期检查进展情况，并将结果及时反馈给领导，确保各项工作落到实处。

3.经验总结与流程优化：在完成一项重要工作或阶段性任务后，对工作过程进行回顾与总结，提炼经验教训，思考如何优化工作流程、提升工作效率，持续改进工作方法。

三、核心工作职责

（一）参谋辅助与信息沟通

1.充当领导的“千里眼”和“顺风耳”，主动收集、整理、分析与单位发展及领导工作相关的各类信息，为领导科学决策提供有价值的参考依据。

2.负责单位内部及与外部单位之间的日常联络与沟通工作，确保信息渠道畅通，上传下达及时准确，协调处理工作中出现的一般性问题。

3.协助领导处理日常往来信函、邮件及电话，礼貌接待来访客人，做好初步的问询解答与分流引导工作。

（二）日常行政与事务管理

1.负责领导日常办公环境的维护与整理，确保办公区域整洁有序，办公用品充足，办公设备运行正常。

2.承担单位各类文件、资料的打印、复印、扫描、装订等文秘工作，以及单位印章、介绍信的规范管理与使用。

3.协助管理单位的档案资料，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等，确保档案管理的规范化和制度化。

4.负责单位固定资产、办公物资的登记、盘点与申购管理，控制办公成本，提高资源使用效率。

（三）会务组织与活动协调

1.全面负责各类会议（包括例会、专题会、研讨会、培训会等）的组织筹备工作，从会议方案拟定、议程安排、通知下发、场地布置、材料准备到会议服务、记录整理、纪要撰写等全过程跟进。

2.协助组织单位内部各类活动，如团建、庆典、慰问等，负责活动方案的策划、资源协调、现场组织及后续总结等工作，确保活动达到预期效果。

（四）办公设备与系统维护

1.负责办公自动化设备（如计算机、打印机、复印机、传真机等）的日常维护与简单故障排除，确保设备正常运行。如遇复杂故障，及时联系专业维修人员。

2.熟悉并协助维护单位使用的各类办公软件系统（如OA系统、邮件系统等），指导其他同事正确使用，确保信息系统的安全与稳定。

（五）其他交办事项