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行政人事档案管理规范说明

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司行政人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性与可利用性，维护公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司及所属各部门所有员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他形式用工人员）的行政人事档案管理。

（三）管理原则

行政人事档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工个人情况及在公司的工作经历。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，涵盖员工从入职到离职（或退休）的整个职业生涯周期内的重要信息。

3.保密性原则：严格遵守档案保密规定，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递、销毁等环节均应遵循本规范及相关操作流程。

5.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息的安全，防止丢失、损坏、篡改。

二、档案的构成与分类

（一）档案材料构成

员工行政人事档案材料主要包括但不限于以下内容：

1.身份与资质材料：个人简历、入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、专业技术职务任职资格评审表或聘任书复印件等。

2.劳动关系材料：劳动合同、保密协议、竞业限制协议、岗位说明书、录用通知、解除/终止劳动合同证明等。

3.薪酬福利材料：薪酬核定表、调薪记录、社会保险及住房公积金缴纳相关材料等。

4.考核与奖惩材料：绩效考核记录、奖惩决定、荣誉证书复印件等。

5.培训与发展材料：培训记录、培训结业证书复印件、员工职业发展规划相关记录等。

6.异动材料：岗位变动、晋升、降职、调动等相关审批及通知文件。

7.离职材料：离职申请、离职交接清单、离职面谈记录等。

8.其他有参考价值的材料：如员工重要个人声明、紧急联系人信息等。

（二）档案分类

行政人事档案可根据管理需要进行分类，通常包括：

1.在职员工档案：存放公司当前在职员工的全部档案材料。

2.离职员工档案：存放已与公司解除或终止劳动关系员工的档案材料。

3.退休员工档案：存放已办理退休手续员工的档案材料。

4.可根据档案材料性质进一步细分，如身份类、合同类、业绩类等。

三、档案的建立与接收

（一）档案建立

1.新员工入职后，人力资源部门应在规定时限内为其建立行政人事档案。

2.档案应以员工个人为单位，一人一档。

3.档案袋或档案盒应注明员工姓名、部门、工号等基本信息。

（二）材料接收与审核

1.人力资源部门负责收集员工入职及在职期间产生的各类档案材料。

2.接收材料时，应对材料的真实性、完整性、规范性进行初步审核。对不符合要求的材料，应及时通知相关人员补充或更正。

3.员工个人提供的证明材料复印件，原则上应由提供者注明“与原件核对一致”并签名或盖章。

四、档案的日常管理

（一）档案存放

1.档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.档案柜应加锁，钥匙由专人保管。

3.档案存放应有序排列，便于查找。可采用按部门、按姓氏笔画或拼音、按工号等方式进行分类排序。

（二）档案编号

档案应统一编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性。编号可包含部门代码、入职年份简码、顺序号等元素。

（三）档案借阅与复印

1.档案借阅必须履行审批手续。因工作需要借阅档案，须由借阅部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可借阅。查阅高层管理人员档案或涉及核心机密信息的档案，需报请公司分管领导批准。

2.借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅事由、借阅档案名称/编号、借阅日期、预计归还日期等。

3.档案一般不得带出档案保管场所。确因特殊情况需带出的，须经人力资源部门负责人特别批准，并限期归还。

4.借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得转借他人。

5.借阅档案的期限一般不超过规定工作日，如需延长，应办理续借手续。

6.归还档案时，档案管理员应仔细核对档案材料是否完整、有无损坏，并在《档案借阅登记表》上注明归还日期。

7.档案复印件的获取，参照借阅审批流程办理。复印件应加盖“档案复印件”章，并由档案管理员注明复印日期及用途。

（四）档案材料的补充与更新

1.员工在职期间产生的新档案材料（如考核结果、奖惩决定、岗位变动、培训记录等），人力资源部门应及时收集、审核后归入员工档案。

2.档案材料的补充应在材料产生后的规定时限内完成，并在《档案材料交接登记表》中进行记录。

3.更新档案时，应确保新材料与原有材料的逻辑一致性。

五、档案的保管期限与销毁