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销售合同审核及管理流程标准模板

一、适用业务情境

企业与客户签订的常规产品销售合同、服务合同；

涉及定制化需求、长周期履行或大金额的销售协议；

跨部门协作（业务、法务、财务）的合同联合审核场景；

需要规范化存档、跟踪履行进度的合同管理需求。

二、操作流程详解

（一）合同发起与信息录入

责任主体：销售业务部门（如销售经理*）。

操作内容：

根据客户需求与谈判结果，填写《销售合同基本信息表》（见模板一），明确合同主体（甲方：企业全称；乙方：客户全称）、合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量）、合同金额（含单价、总价、币种）、履行期限（交货/服务完成时间、付款节点）、质量标准、违约责任等核心条款。

附件准备：附上客户主体资格证明（如营业执照复印件）、订单确认函、技术协议、价格审批单等支撑材料，保证合同内容与附件一致。

输出成果：完整的合同草案及附件材料，提交至法务部门审核。

（二）多部门联合审核

1.业务部门初审（销售经理*）

审核重点：合同条款是否与谈判结果一致，标的数量、金额、履行期限是否准确，客户需求是否满足，附件是否齐全。

操作要求：核对无误后签字确认，如有异议需与客户沟通修订后重新提交。

2.法务部门审核（法务专员*）

审核重点：

合同主体合法性：客户是否具备签约主体资格（如企业存续状态、经营范围）；

条款合规性：是否存在法律风险（如违约责任不明确、争议解决方式约定不清、知识产权归属不明）；

格式规范性：合同结构是否完整，关键条款（如不可抗力、保密条款）是否缺失。

操作要求：对存在风险的条款提出修订意见（如“建议将‘违约金比例调整为合同总额的5%’”），审核通过后签字确认；法律风险需上报法务负责人*决策。

3.财务部门审核（财务主管*）

审核重点：

金额准确性：合同总价、单价是否与财务系统数据一致，折扣、返利等约定是否符合财务制度；

付款条款合理性：付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，资金安全是否有保障（如是否约定收款账户信息）；

税费承担：明确增值税税率、发票开具类型（如专票/普票）及开具时间。

操作要求：对财务风险点（如“预付款比例过高，建议不超过30%”）提出意见，审核通过后签字确认。

（三）合同修订与二次确认

责任主体：销售业务部门（销售经理）、法务部门（法务专员）、财务部门（财务主管*）。

操作内容：

销售业务部门汇总各部门审核意见，与客户沟通修订合同条款，形成《合同修订记录》（见模板二），明确修订内容、原因及最终版本。

修订后的合同需再次提交法务、财务部门复核，确认所有风险点已消除、意见已落实。

输出成果：终版合同文本，经所有审核部门签字确认后，进入签署环节。

（四）合同签署与生效

责任主体：销售业务部门（销售经理）、企业授权签署人（如总经理）、客户方签署人。

操作内容：

企业方：由授权签署人（需在《授权委托书》范围内）在合同文本上签字并加盖企业公章或合同专用章，保证公章清晰、与合同主体名称一致。

客户方：要求客户方在合同文本上签字（或盖章），并核实客户方签署人身份（如提供授权委托书），保证签署权限合法。

合同生效：双方签署完毕且合同约定的生效条件（如签字并盖章、收到预付款）满足后，合同正式生效。

输出成果：生效的合同文本（一式N份，双方各执X份，企业存档X份）。

（五）履行跟踪与归档管理

1.履行跟踪（销售专员*）

操作内容：

建立合同履行台账（见模板三），记录合同履行进度（如生产/备货、发货、验收、收款等关键节点）；

定期（如每周/每月）跟踪合同履行情况，对逾期未履行的节点（如延迟交货、逾期未付款）及时与客户沟通，形成《合同履行异常记录》，并上报销售经理*协调处理。

2.归档管理（行政专员*）

操作内容：

合同生效后10个工作日内，将合同文本、附件、审批记录、签署页等材料整理成册，进行编号归档（编号规则：年份+部门简称+合同序号，如2024XS-001）；

电子档案：扫描合同全文（PDF格式）存储至企业合同管理系统，设置查阅权限；

纸质档案：存入专用档案柜，标注合同名称、编号、签署日期，便于后续查阅。

三、常用表单模板

模板一：销售合同基本信息表

合同编号

甲方（企业全称）

乙方（客户全称）

合同标的

产品名称/服务内容

规格型号

履行期限

交货/服务完成时间

交货地点/服务履行地

质量标准

违约责任

附件清单

1.营业执照复印件2.订单确认函3.技术协议

发起部门

销售部

发起人

模板二：合同修订记录

合同编号

原条款内容

修订后条款内容

修订原因

审核部门意见

修订人

日期

确认签字

销售部门：

法务部门：

财务部门：

模板三：合同管理台账

合同编号

合同名称

乙方名称

合同金额（元）

签署日期

履行期限

履行状态（如进行中/已完成/异常）

归档编号

责任人

四、关