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销售订单管理模板标准化操作及合同审批快速通道指南
一、适用业务场景
本指南适用于企业销售业务全流程中的订单管理与合同审批环节，尤其适用于以下场景：
销售团队需快速、规范地录入客户订单信息，保证订单要素完整、数据准确；
法务、财务等多部门需对销售合同进行高效审批，缩短审批周期，避免因流程繁琐导致订单延误；
企业需通过标准化模板统一订单与合同格式，减少信息差异，提升跨部门协作效率；
对常规销售订单（如标准产品销售、标准化服务订单）进行全生命周期管理，从订单发起至合同归档形成闭环。
二、标准化操作流程详解
（一）销售订单发起与信息录入
发起人：销售专员*（根据客户需求对接后，作为订单发起人）。
操作步骤：
（1）登录企业销售管理系统，进入“订单管理”模块，“新建订单”；
（2）填写《销售订单标准化模板》（详见第三部分“核心模板与表单设计”）中的必填项，包括：客户基本信息（名称、统一社会信用代码/个人证件号码号、联系人及联系方式）、产品/服务明细（名称、规格型号、数量、单价、含税金额）、交易条款（付款方式、交货日期、收货地址、开票信息等）；
（3）附件（如客户需求确认函、产品报价单等，非必填但建议补充）；
（4）核对信息无误后提交系统，系统自动唯一订单编号（格式：年份+月份+流水号，如202405-001）。
（二）合同模板调用与条款匹配
责任人：销售专员*（根据订单信息匹配合同模板）。
操作步骤：
（1）在订单详情页“合同”，系统自动关联《销售订单标准化模板》中的基础信息（客户信息、产品明细、金额等）；
（2）从企业标准合同库中调用对应类型模板（如《产品购销合同》《服务合同》），若订单含特殊条款（如定制化服务、长周期付款），需勾选“个性化条款”并补充说明；
（3）法务专员*对合同条款进行初审，重点检查法律合规性（如违约责任、争议解决方式等），保证与公司标准合同框架一致；
（4）销售专员*根据法务意见修改合同后，提交至合同审批快速通道。
（三）合同审批快速通道流转
审批层级设置（根据订单金额或客户类型划分，示例）：
订单金额≤10万元：销售经理*审批（1个工作日内完成）；
10万元＜订单金额≤50万元：销售经理初审+法务专员审核+财务负责人*终审（共3个工作日内完成）；
订单金额＞50万元：销售经理初审+法务专员审核+财务负责人审核+总经理终审（共5个工作日内完成）。
操作步骤：
（1）销售专员*在“合同审批”模块提交审批，选择对应审批层级并最终版合同；
（2）系统自动推送审批任务至第一审批人（销售经理*），审批人需在规定时限内完成操作，可通过“审批意见”栏填写修改建议或直接“通过”；
（3）任一审批环节驳回时，系统自动通知销售专员*，根据意见修改后重新提交审批；
（4）审批通过后，系统《合同审批快速通道流转表》（详见第三部分），同步更新合同状态为“已生效”，并通知销售专员*与客户对接签署事宜。
（四）订单执行与归档管理
责任人：销售专员（主导执行）、仓储/服务部门（配合履约）、行政专员（归档）。
操作步骤：
（1）销售专员*根据生效合同，协调仓储部门安排发货（或服务部门启动服务交付），并在系统中更新订单状态为“已执行”；
（2）客户签收后，销售专员*签收单至系统，订单状态变更为“已完成”；
（3）行政专员*在每月末对当月所有“已完成”订单及审批通过的合同进行统一归档，纸质版存入指定档案柜，电子版备份至企业云盘，档案编号规则为“订单编号-合同编号”。
三、核心模板与表单设计
（一）《销售订单标准化模板》
字段名称
字段类型
必填/选填
说明
订单编号
文本
必填
系统自动，唯一标识
客户名称
文本
必填
与营业执照/证件号码一致，避免简称
统一社会信用代码/个人证件号码号
文本
必填
企业填写统一社会信用代码，个人填写证件号码号
联系人
文本
必填
客户对接人姓名
联系方式
文本
必填
联系人手机号，保证可联系
产品/服务名称
文本
必填
具体产品名称或服务内容
规格型号
文本
选填
如有特殊规格需注明
数量
数字（整数）
必填
产品数量或服务次数
单价（元）
数字（保留2位）
必填
含税单价，币种默认为人民币
含税金额（元）
数字（保留2位）
必填
数量×单价，系统自动计算
付款方式
下拉选择
必填
如“预付全款”“货到付款”“分期付款（分期说明）”
交货日期
日期
必填
年-月-日格式，明确具体日期
收货地址
文本
必填
省市区+详细地址，保证可送达
开票信息
文本
必填
如“名称：X公司；税号：X；地址、电话：X；开户行及账号：X”
订单发起人
文本
必填
销售专员姓名
提交时间
日期时间
必填
系统自动记录
订单状态
下拉选择
必填
待审核、已审核、已执行、已完成、已取消（系统自动更新）
（二）《合同审批快
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