行政采购申请流程规范表办公用品版.docVIP

一、适用范围与场景

本规范表适用于公司各部门日常办公用品的采购申请管理，涵盖笔、纸、文件夹、清洁用品等常规办公耗材。具体场景包括：新员工入职需补充基础办公物品、现有库存不足需补货、部门因工作需要新增特定办公用品（如专业文具、小型办公设备耗材等）。通过规范流程，保证采购需求合理、审批高效、资源调配有序，同时避免重复采购与浪费。

二、操作流程详解

（一）需求发起与申请表填写

需求确认：申请人（部门办公用品管理员或指定人员）核对部门办公用品库存及实际需求，确认需采购的物品名称、规格、数量及用途，保证采购必要性。

填写申请表：登录公司行政管理系统或《办公用品采购申请表》，逐项填写以下信息：

申请人基本信息：姓名（*）、所在部门、联系方式（内线）；

采购明细：物品名称（需具体，如“A4复印纸”而非“纸”）、规格型号（如“70g白色”）、单位（如“包”“箱”）、数量（预估使用量，需注明“常规库存”或“新增需求”）、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、总价（数量×预估单价）；

用途说明：简述采购原因及使用场景（如“行政部日常文件打印用”“新员工入职文具包”）；

紧急程度：勾选“常规”“紧急”（紧急需注明原因，如“部门重要会议需当日到货”）。

提交申请：填写完毕后，检查信息完整性，确认无误后提交至部门负责人审批。

（二）部门负责人审核

审核重点：部门负责人核对采购需求的合理性，包括：

物品是否为部门工作必需；

数量是否符合实际使用需求，是否存在过量申请；

预估单价是否符合公司采购标准（如是否有更低价替代品）。

审核结果：

审核通过：在申请表“部门审核”栏签字（电子签章或纸质签字），并注明审核日期，流转至行政部；

审核不通过：注明驳回原因（如“数量过多，建议按月度需求申请”），退回申请人修改后重新提交。

（三）行政部复核与统筹

库存核查：行政部采购专员通过库存管理系统核对申请物品的当前库存量，确认是否需采购（若库存充足，可直接驳回并建议领用库存）。

预算与标准核对：

核对采购物品是否符合《办公用品采购目录》（如单件物品单价是否超限、是否禁购特定物品）；

汇总各部门申请，检查月度/季度采购预算是否超支，若超支需与申请人沟通调整需求。

复核结果：

复核通过：在“行政审核”栏签字，并根据采购金额划分审批权限（详见“审批权限说明”），流转至对应审批人；

复核不通过：注明原因（如“物品超出采购目录”“预算不足”），退回部门重新申请。

（四）分级审批

根据采购金额划分审批权限，保证审批效率与管控：

小额采购（单次申请金额≤500元）：由行政部负责人审批，在“领导审批”栏签字后，直接流转至采购执行；

大额采购（500元＜单次申请金额≤2000元）：由行政部负责人审核后，提交至分管行政副总审批，签字后流转至采购执行；

特殊采购（单次申请金额＞2000元或采购非目录内物品）：需经分管行政副总审批后，提交至总经理审批，签字后方可执行。

（五）采购执行与跟进

采购方式：行政部根据审批结果，通过以下方式采购：

常规物品：从公司定点供应商采购（优先选择合作稳定、价格优的供应商）；

特殊物品：需进行比价（至少3家供应商报价），选择性价比最高的供应商，保留比价记录。

进度跟进：采购专员跟踪订单状态，保证物品按约定时间送达（紧急物品需要求供应商加急处理），并及时通知申请人预计到货时间。

（六）入库验收与登记

到货验收：物品送达后，行政部采购专员与申请人共同验收，核对：

物品名称、规格、数量是否与申请一致；

物品质量是否完好（如无破损、过期、质量问题）；

供应商信息、送货单与订单是否匹配。

入库登记：验收合格后，采购专员在库存管理系统中更新入库信息（录入物品编码、入库数量、入库日期、供应商名称），打印《入库单》并由验收人签字确认；若验收不合格，当场拒收并联系供应商退换货。

（七）领用与发放

领用申请：申请人通过系统或填写《办公用品领用单》，注明领用物品、数量、领用人及部门，提交至行政部。

领用确认：行政部核对领用信息与库存，确认无误后发放物品，领用人在《办公用品领用登记表》签字，保证物品领用可追溯。

三、规范表格模板

办公用品采购申请表

基本信息

申请人姓名

*

所在部门

联系方式（内线）

申请日期

年月日

采购明细

物品名称

（例：A4复印纸、签字笔、文件夹）

规格型号

（例：70g白色、0.5mm黑色、两孔式）

单位

（例：包、盒、个）

申请数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

（例：部门日常文件打印用/新员工入职文具包）

紧急程度

□常规□紧急（紧急原因：_________）

审批流程

部门审核

负责人签字：_____________日期：_________

行政审核

经办人签字：_____________负责人签字：_____________