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企业费用管理与报销标准流程模板

一、适用范围与业务场景

二、操作流程详解

（一）费用预算与申请

预算编制：各部门于每月25日前，根据下月工作计划编制《部门月度费用预算表》，经部门负责人审核后提交财务部汇总。财务部结合公司整体经营目标，于每月30日前完成预算审批并反馈至各部门。

费用申请：单笔费用支出超过1000元或预算外支出，需提前填写《费用支出申请单》，注明费用用途、金额、明细、时间及预期效益，经部门负责人初审、分管领导审批（金额超过5000元需总经理审批）后方可执行。预算内小额支出（≤1000元）可事后补申请，但需在费用发生前2个工作日内完成审批。

（二）费用发生与凭证收集

费用执行：员工需严格按照审批后的费用用途和标准执行支出，不得擅自扩大范围或提高标准。例如：差旅住宿需选择公司协议酒店（无协议酒店需提前报备），交通优先选择公共交通工具（特殊情况需注明原因）。

凭证获取：费用发生时，需取得合法合规的原始凭证（如电子发票、纸质收据、行程单等），凭证需注明费用发生日期、金额、明细、收款方信息及开票方盖章，保证信息真实、完整、清晰。电子发票需至公司财务系统并打印纸质版，与报销单一并提交。

（三）报销单据提交

填写报销单：员工在费用发生后5个工作日内，登录公司财务系统填写《费用报销单》，按费用类型（办公/差旅/接待等）分项填写，注明预算编号、费用事由、金额、附件数量，并电子凭证。

附件整理：将原始凭证按类别排序粘贴在《费用报销单》背面，附件清单需与系统内容一致。例如：差旅报销需附交通票、住宿发票、会议通知（如有）、出差审批单；业务接待需附接待清单（含客户单位、人数、事由）、消费明细。

部门初审：报销单提交至部门负责人处，负责人需核对费用与预算是否匹配、事由是否真实、附件是否齐全，审核通过后在系统中签字确认。

（四）财务审核与复核

财务初审：财务部在收到报销单后3个工作日内完成审核，重点检查：

报销单填写是否完整、规范（如金额大小写是否一致、申请人签字是否齐全）；

费用是否符合预算及公司标准（如差旅补贴是否超标、招待费是否超审批额度）；

原始凭证是否合法有效（如发票抬头是否为公司全称、税号是否正确、是否有重复报销）。

财务复核：初审通过后，由财务主管或指定人员复核，确认费用分类准确、审批流程完整，复核无误后在系统中签字确认。

（五）款项支付与账务处理

审批流转：审核完成的报销单按权限提交至分管领导及总经理（如需）进行最终审批，审批通过后付款指令。

款项支付：财务部根据付款指令，通过银行转账或备用金方式支付报销款项。备用金支付需员工填写《备用金借款单》，还款时多退少补；银行转账需提供准确的收款账户信息（姓名、卡号、开户行）。

账务登记：财务部在支付完成后1个工作日内完成账务处理，更新费用台账，保证账实一致，并将报销单据分类归档保存。

（六）费用分析与反馈

财务部每月10日前编制《月度费用分析报告》，按部门、费用类型分析支出情况，对比预算差异，提出费用管控建议。各部门可根据报告反馈，优化下月费用预算及支出计划。

三、核心模板示例

（一）《费用报销单》

项目

内容

申请人

*明

所属部门

市场部

报销日期

2023年10月15日

费用类型□办公□差旅□接待□培训□采购□其他

差旅

预算编号

CG202310001

费用事由

参加上海行业展会（2023年10月8日-10日）

金额（小写）

￥3,256.00

金额（大写）

人民币叁仟贰佰伍拾陆元整

附件数量

5

部门负责人审批

*华（签字）

财务审核

*丽（签字）

分管领导审批

*强（签字）

备注

附交通票、住宿发票、展会邀请函

（二）《差旅费用明细表》（附《费用报销单》使用）

日期

费用类型

交通工具

起止地点

金额（元）

凭证号

10月8日

交通费

高铁

北京南-上海虹桥

553.00

110020231008

10月8日

住宿费

协议酒店

上海酒店

800.00

SHL10月9日

市内交通

地铁

会展中心-客户处

32.00

S10月10日

交通费

高铁

上海虹桥-北京南

553.00

110020231010

10月10日

餐饮补贴

-

-

318.00

-

合计

-

-

-

3,256.00

-

四、关键事项提示

费用真实性原则：所有费用支出需与实际业务相符，严禁虚构事由、拆分报销或伪造凭证，违者将按公司规定追究责任。

预算控制要求：各部门需严格执行预算，超预算支出需提前提交预算调整申请，经审批后方可执行。月度预算执行偏差率超过±10%需提交书面说明。

凭证规范要求：原始凭证需为当期有效凭证，发票抬头、税号等信息需与公司全称一致，不得使用过期或作废凭证。电子发票需至财务系统并加盖“已报销”章，避免重复使用。

时限管理要求：费用报