企业电子合同管理流程规范.docxVIP

企业电子合同管理流程规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业电子合同的全生命周期管理，提高合同处理效率，保障合同签署的合法性与安全性，降低运营风险，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于本企业及所属各部门在经营管理活动中涉及的各类电子合同的发起、起草、审核、审批、签署、履行、归档、查询及监控等管理活动。纸质合同的电子化扫描件管理可参照本规范相关条款执行，但原始纸质合同的管理仍需遵循企业档案管理规定。

1.3基本原则

电子合同管理应遵循以下原则：

1.合法性原则：电子合同的订立、履行、变更、解除等全过程应符合国家法律法规要求，电子签名应具备法律效力。

2.安全性原则：确保电子合同数据在生成、传输、存储过程中的机密性、完整性和不可否认性，防止信息泄露、篡改或丢失。

3.规范性原则：统一电子合同管理流程、标准和格式，确保管理活动有序进行。

4.高效性原则：利用电子合同优势，简化流程，缩短周期，提升合同管理整体效率。

5.可追溯性原则：电子合同的每一个操作环节都应留有清晰、可查的记录，确保全过程可追溯。

第二章电子合同的发起与起草

2.1合同发起

业务部门根据实际业务需求，由指定发起人员在企业电子合同管理平台（以下简称“管理平台”）发起合同申请。发起时应明确合同名称、合同相对方、合同类型、主要标的、预计金额、履行期限等基本信息，并上传相关背景资料或需求说明。

2.2合同起草

2.2.1发起人员应优先选用管理平台中经法务部门审定的标准合同模板进行起草。标准模板由法务部门统一维护和更新。

2.2.2对于无标准模板的特殊合同，发起人员可自行起草或与法务部门协作起草。自行起草的合同文本需经法务部门进行合规性审查。

2.2.3合同内容应完整、明确、具体，主要条款应包括但不限于当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议方法等。

2.2.4起草过程中，涉及金额、数量等关键数据应仔细核对，确保准确无误。

第三章电子合同的审核与审批

3.1合同审核

3.1.1合同起草完成后，发起人员提交审核。审核流程根据合同类型、金额及风险等级预设于管理平台中。

3.1.2业务部门审核：业务部门负责人或其授权人员对合同的业务真实性、必要性、可行性及主要商业条款进行审核。

3.1.3财务部门审核：财务部门对合同中的价款、支付方式、税务处理、发票开具等财务相关条款进行审核。

3.1.4法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任设置等进行法律审核，防范法律风险。

3.1.5审核人员应在规定时限内完成审核，对审核通过的合同予以确认；对需修改的合同，应提出明确、具体的修改意见并退回发起人员。发起人员根据修改意见进行修订后，重新提交审核。

3.2合同审批

3.2.1合同经各相关部门审核通过后，进入审批环节。审批权限根据企业授权体系设定。

3.2.2审批人员应基于审核意见和自身审批权限，对合同进行最终审批决策。审批意见包括同意、否决或退回修改。

3.2.3审批过程中，审批人员可查阅合同全文及所有审核记录。对有疑问的部分，可向发起人员或相关审核人员进行询问。

3.2.4所有审批节点通过后，合同方可进入签署环节。若审批未通过，合同退回发起人员，根据审批意见处理或终止流程。

第四章电子合同的发送与签署

4.1合同发送

4.1.1审批通过的合同，由发起人员或管理平台自动向合同相对方发送签署邀请。发送方式可包括短信、邮件或平台内通知等，具体方式根据相对方情况选择。

4.1.2发送时应确保相对方接收信息的准确性，并附上必要的签署说明。

4.2合同签署

4.2.1本企业签署人应使用经管理平台认证的个人数字证书或企业数字证书进行电子签名。签署前应仔细核对合同内容，确认无误后方可签署。

4.2.2合同相对方应按照管理平台提供的签署指引完成电子签名。管理平台应支持相对方通过多种合法方式进行签署，确保其电子签名的有效性。

4.2.3电子签名的样式、位置应符合企业规范，确保清晰可辨。签署时间由系统自动生成，不得手动修改。

4.2.4合同各方均完成签署后，管理平台自动生成带有完整签署信息的电子合同文本，并对签署过程进行存证。

第五章电子合同的生效与履行监控

5.1合同生效

电子合同自各方当事人均完成有效电子签名之时起生效，法律另有规定或当事人另有约定的除外。生效日期以管理平台记录的最后一方签署完成时间为准。

5.2合同履行

5.2.1合同生效后，业务部门为合同履行的主要责任部门，应严格按照合同约定履行己方义务，并督促合同相对方履行其义