采购申请与审批流程表成本控制与供应商管理.docVIP

适用业务情境

本工具模板适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料采购、设备仪器采购、服务类采购（如咨询、维修）等。尤其适用于需要规范审批流程、强化成本管控、优化供应商管理的中小企业或集团化企业，保证采购活动合规、高效、经济，同时降低采购风险，提升采购透明度。

操作流程详解

一、需求发起与申请

明确采购需求：申请人（如部门专员*）根据部门工作计划或实际需求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途及期望交付时间。

编制采购预算：结合历史采购数据、市场价格行情，填写预估单价、总价，保证预算符合部门年度预算额度。如遇超预算采购，需额外说明理由并附预算调整申请。

填写《采购申请表》：通过企业ERP系统或OA系统发起申请，填写完整信息（含申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别、供应商备选名单等），相关技术参数或需求说明文件。

二、部门初审

审核需求合理性：部门主管（如部门经理）核对采购需求与部门工作目标的匹配度，判断是否为必要采购，避免重复采购或闲置浪费。

核对预算准确性：确认预算金额是否符合规定，超预算部分需审核预算调整依据的充分性。

签署初审意见：在系统中填写“同意”“驳回”或“需补充说明”意见，驳回需注明理由，退回申请人修改。

三、采购部审核

采购必要性评估：采购专员（如采购经理）审核采购需求是否可通过内部调配、租赁等方式解决，避免非必要外部采购。

供应商初步筛选：根据采购类别（如标准品、定制品），从合格供应商库中筛选2-3家备选供应商，若库内无合适供应商，需启动供应商寻源流程（如市场调研、同行推荐）。

预算复核与成本预判：对比历史采购价格、近期市场行情，评估预估预算的合理性，对异常高价（如偏离市场均价20%以上）要求申请人补充说明。

签署审核意见：通过系统反馈审核结果，对需补充材料的采购申请，一次性告知所需内容。

四、成本控制评估

比价/议价：

对于标准品（如办公设备、耗材），要求备选供应商提供书面报价单，采购专员*组织比价，选择性价比最优的供应商。

对于定制品或大额采购（如单笔超5万元），需组织3家及以上供应商参与报价，或采用竞争性谈判、招标方式，保证价格公允。

成本效益分析：对长期合作供应商、新供应商分别进行成本评估，优先选择综合成本低（含运输、售后等）的方案，避免仅以单价高低作为唯一标准。

填写《成本控制对比表》：记录不同供应商的报价、服务条款、交付周期等关键信息，标注成本控制措施（如批量采购折扣、长账期优化资金成本）。

五、分级审批

根据采购金额和风险等级，实行分级审批：

小额采购（≤1万元）：部门主管+采购经理审批；

中额采购（1万-10万元）：部门主管+采购经理+财务经理*审批；

大额采购（＞10万元）：部门主管+采购经理+财务经理+总经理审批；

战略采购/特殊采购（如独家供应商、超预算项目）：需提交采购委员会审议，由总经理*审批。

审批人需在系统中签署明确意见，对审批通过的采购申请，《采购任务单》；驳回的需书面说明理由，流程终止。

六、供应商确定与合同签订

供应商确定：根据审批结果，选择最优供应商，向其发出《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式、违约责任等条款。

合同审核与签订：

采购专员起草采购合同，法务专员（或指定人员）审核合同条款的合规性、严谨性；

审批通过后，由授权代表（如总经理或采购经理）与供应商签订合同，合同原件需交采购部存档。

供应商信息更新：将新供应商信息录入《合格供应商名录》，标注资质等级、合作历史、评价结果等。

七、采购执行与跟踪

订单下达与跟踪：采购专员*向供应商下达正式采购订单，通过系统跟踪生产/备货进度，保证按约定时间交付。

异常处理：若供应商可能延期或无法交付，需提前与沟通协调，必要时启动备选供应商方案，并向审批部门报备。

八、验收与入库

到货验收：申请人或仓库管理员（如仓库主管）根据采购订单和合同要求，对物品/服务的数量、质量、规格进行验收：

标准品：核对型号、数量、外观，必要时抽样检测；

服务类：对照服务标准验收成果，出具《服务验收报告》；

大额/复杂采购：可邀请技术部门、使用部门联合验收。

入库登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，更新库存信息；验收不合格的，需在24小时内反馈采购专员，启动退货或索赔流程。

九、付款与对账

单据审核：财务专员*核对《采购申请表》《采购订单》《合同》《验收单》《发票》等单据的一致性，保证“三单匹配”（订单、入库单、发票）。

付款审批：根据合同约定付款方式（如预付款、到货付款、分期付款），提交付款申请，按财务审批流程办理付款。

供应商对账：定期与供应商核对往来账目，保证双方账务一致，及时处理差异。

十、归档与复盘

资料归档：采购专员*将采购全流程文件（申