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人力资源管理SOP文档：新员工入职标准化操作流程

一、流程目标

规范公司新员工入职全流程操作，保证入职环节高效、合规，帮助新员工快速融入团队，明确岗位职责与公司要求，为后续工作开展奠定基础。

二、适用情境

本流程适用于公司首次入职的全职员工（含试用期员工），适用于总部及各分支机构的新员工入职办理，不适用于兼职、劳务派遣等特殊用工形式。

三、职责分工

角色

职责描述

用人部门

1.提前3个工作日提交《人员需求申请表》；2.确定新员工岗位职责、入职导师；3.协助新员工熟悉部门工作、团队协作流程。

人力资源部

1.审核入职材料，办理劳动合同签订、社保公积金缴纳手续；2.组织新员工入职培训，发放入职物资；3.建立并维护员工档案。

行政部

1.准备工位、办公设备（电脑、工牌等）；2.配合开通系统权限（OA、邮箱等）。

四、操作流程

第一步：入职需求提出与确认

操作内容：

用人部门因业务发展或岗位空缺需新增人员时，填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间、薪资预算等信息，经部门负责人签字后提交至人力资源部。

人力资源部收到申请后2个工作日内完成审核，重点核查岗位编制、薪资标准是否符合公司规定，审核通过后启动招聘流程；若不通过，反馈用人部门调整后重新提交。

责任人：用人部门负责人、人力资源部专员*

输出成果：《人员需求申请表》（审批通过版）

第二步：入职通知与资料准备

操作内容：

人力资源部确认新员工录用后，提前1个工作日通过邮件或书面形式向新员工发送《入职通知书》，明确报到时间、报到地点、需携带材料清单（见附件1）及注意事项。

新员工收到通知后，按要求准备以下材料（原件及复印件）：

证件号码、学历/学位证书、职业资格证书；

近期体检报告（半年内，二级甲等以上医院）；

离职证明（如有工作经验者）；

一寸免冠照片2张（底色按公司要求）；

银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行及本人姓名）。

人力资源部同步准备《劳动合同》《员工手册》《岗位职责说明书》等文件，行政部确认工位、办公设备、系统权限准备就绪。

责任人：人力资源部专员、新员工、行政部专员

输出成果：《入职通知书》、新员工入职材料原件及复印件

第三步：入职办理与资料核验

操作内容：

新员工报到当日，到人力资源部办理入职手续，人力资源部专员*核验证件号码、学历证书等材料原件与复印件是否一致，确认无误后收取复印件，原件当场返还。

人力资源部引导新员工填写《新员工入职信息登记表》（见附件2），保证信息真实、完整（含紧急联系人、通讯地址、社保公积金账户信息等）。

新员工签署《劳动合同》《保密协议》《岗位职责说明书》等文件，一式两份，双方各执一份；人力资源部留存劳动合同原件，其他文件扫描存档。

责任人：人力资源部专员*、新员工

输出成果：《新员工入职信息登记表》（签字版）、签署完成的劳动合同及相关协议

第四步：入职引导与培训

操作内容：

行政部带领新员工到工位，介绍办公环境（茶水间、卫生间、会议室等），发放工牌、办公设备（电脑、钥匙等），并协助登录OA系统、企业邮箱，开通内部通讯工具权限。

用人部门负责人或入职导师带领新员工熟悉团队成员，讲解部门工作流程、岗位职责、近期工作目标，明确导师对接人及日常沟通机制。

人力资源部组织新员工参加入职培训（时长：半天至1天），内容包括：

公司发展历程、组织架构、企业文化；

人力资源制度（考勤、请假、绩效、晋升等）；

安全规范（办公区域安全、信息安全等）；

薪酬福利体系概述（含薪资发放时间、社保公积金缴纳规则）。

责任人：行政部专员、用人部门负责人/导师、人力资源部培训专员

输出成果：新员工工牌及办公设备、入职培训签到表

第五步：档案建立与后续跟进

操作内容：

人力资源部将新员工入职材料（含《入职信息登记表》、劳动合同复印件、学历证书复印件、体检报告等）整理归档，建立电子及纸质档案，保证档案信息与系统记录一致。

入职满1周内，人力资源部专员*与新员工及导师进行首次沟通，知晓新员工适应情况，解答疑问；入职满1个月时，组织新员工试用期评估，反馈用人部门意见。

行政部同步更新《员工花名册》，保证信息实时准确；人力资源部将新员工信息录入人力资源管理系统，完成社保、公积金增员手续（每月固定日期前提交）。

责任人：人力资源部专员、行政部专员

输出成果：新员工完整档案、《员工花名册》（更新版）、社保公积金增员回执

五、相关表单模板

附件1：入职材料清单

序号

材料名称

原件

复印件

备注

1

证件号码

?

?

正反面复印在同一页

2

学历/学位证书

?

?

需提供学信网验证报告（如有）

3

职业资格证书

?

?

岗位相关证书需提供

4

体检报告

-

?

半年内有效，含常规项目

5

离职证明

?

?

有工作经验者必需

6

一寸免冠照片

-

?