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企业内部审核与改进流程管理工具

一、适用场景说明

本工具适用于企业内部各类管理活动的审核与改进场景，具体包括：

常规管理体系审核：如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等内部审核，保证体系运行符合标准要求。

专项业务审核：针对特定流程（如采购、生产、销售）或项目（如新产品研发、重大投资）的合规性、有效性审核。

问题整改跟踪：对内外部检查（如客户投诉、监管检查、内部审计）发觉的问题进行整改全流程管理，保证闭环。

体系认证准备：在迎接外部认证审核前，开展内部预审核，识别并改进潜在不符合项。

跨部门协同改进：涉及多部门的复杂问题（如流程瓶颈、效率低下）的协同诊断与改进方案落地。

二、操作流程详解

（一）策划准备阶段

明确审核目的与范围

根据企业战略、管理需求或外部要求，确定审核目标（如验证体系有效性、识别改进机会）。

定义审核范围（如特定部门、流程、产品线或全公司范围），避免边界模糊。

组建审核团队

指定审核组长（具备审核经验且独立于被审核部门），配备审核员（熟悉业务或体系标准）。

明确团队职责：组长负责整体策划与协调，审核员负责具体实施与证据收集。

制定审核计划

内容包括：审核目的、范围、时间安排、审核组成员、受审核部门/流程、审核依据（如体系标准、企业制度、法律法规）、审核方法（如文件审查、现场访谈、记录抽查）。

提前至少5个工作日将计划通知受审核部门，保证其做好准备。

准备审核文件

编制《检查表》，明确审核要点、证据收集方式（如“抽查近3个月采购合同审批记录，确认是否符合《采购管理办法》第3.2条”）。

准备相关记录表格（如《不符合项报告》《会议签到表》）。

（二）现场审核阶段

首次会议

参与人员：审核组、受审核部门负责人及相关接口人。

内容：重申审核目的、范围、计划及方式，确认沟通渠道，解答受审核部门疑问。

信息收集与验证

审核员通过以下方式收集客观证据：

文件审查：查阅制度、流程、记录、报告等（如《生产作业指导书》《设备维护记录》）。

现场观察：实地查看操作流程、设备状态、环境条件等（如车间生产现场、仓储区域）。

人员访谈：与岗位员工、主管交流，知晓流程执行情况（如“请说明如何处理客户投诉，并展示相关记录”）。

注意：证据需真实、可追溯，避免主观臆断。

问题初步判定

将收集的信息与审核依据对比，判定是否符合要求。对存在差异的，记录具体事实（如“2023年6月批次A产品未按《检验规程》进行全尺寸检测，仅抽检3项”）。

（三）报告编制阶段

汇总审核发觉

审核组内部会议，汇总各审核员发觉的问题，区分“不符合项”和“观察项”（不符合项指严重违反要求，可能影响目标实现；观察项指潜在风险或改进机会）。

编制审核报告

内容包括：审核基本信息（目的、范围、时间、人员）、审核过程概述、符合性结论、不符合项及观察项列表（问题描述、不符合条款/依据）、改进建议。

报告需经审核组长审核，保证客观、准确、完整。

末次会议沟通

参与人员：首次会议人员。

内容：通报审核结论，宣读不符合项及观察项，听取受审核部门意见，确认问题事实（如有异议，需记录并补充调查）。

（四）改进落实阶段

制定整改计划

受审核部门针对不符合项，在3个工作日内提交《整改计划》，明确：

根本原因分析（如“培训不足”“流程未明确”）；

纠正措施（如立即完成全尺寸检测、补培训记录）；

预防措施（如修订《检验规程》，增加全检频次要求）；

责任人、完成时限（一般不超过15个工作日，复杂问题可延长至30天）。

整改跟踪与验证

审核组或指定跟踪人（如体系管理专员）定期检查整改进度，对逾期未完成的进行催办。

整改完成后，审核组通过现场复核或记录审查验证措施有效性，确认关闭不符合项。

管理评审与持续改进

定期（如每季度/半年）召开管理评审会议，审核内部审核整体情况，分析趋势性问题（如重复发生的不符合项）。

根据评审结果，优化制度、流程或资源配置，推动管理体系持续改进。

三、配套工具模板

模板1：内部审核计划表

项目

内容

审核目的

验证ISO9001:2015质量管理体系在生产部的运行有效性

审核范围

生产部各车间（注塑、组装）、质量检验组及相关管理流程

审核时间

2023年10月16日-10月17日

审核组组长

*

审核组成员

（质量部）、（生产部，观察员）

审核依据

ISO9001:2015标准、公司《质量管理体系文件》《生产过程控制程序》

受审核部门配合人

（生产部经理）、（质量检验组组长）

审核日程安排

10月16日09:00-10:00首次会议；10:00-12:00文件审查（生产记录、检验规程）；14:00-17:00现场审核（注塑车间、组装车间）10月17日09:00-11:00访谈（生产主管、检验员）；11:00-12:00审核组内部会议；14:00-