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业务沟通与协作流程规范

一、适用场景与目标

本规范适用于企业内部跨部门协作、外部客户对接、项目推进、紧急事项处理等需要多方参与的沟通协作场景。通过明确流程职责、统一信息传递标准，旨在减少沟通成本、提升协作效率，保证目标共识清晰、任务落地可追溯，最终保障业务顺利推进和成果有效交付。

二、协作流程全步骤详解

（一）需求发起与背景同步

目标：明确协作目标、核心需求及背景信息，保证所有参与方对“为什么协作、要达成什么”形成统一认知。

操作说明：

需求发起人（如项目负责人、客户对接人）梳理协作目标、需解决问题、预期成果及时间要求，填写《需求沟通记录表》（见模板一）。

发起人通过会议（线下/线上）或文档同步工具（如企业钉钉）向所有协作方说明背景，重点强调“需求边界”（如不包含的内容）和“关键约束”（如预算、截止日期）。

协作方就需求内容提问，发起人逐一解答，保证无歧义后，由所有参与方签字（电子/纸质）确认需求有效性。

（二）任务拆解与责任分配

目标：将整体目标拆解为可执行的具体任务，明确每项任务的负责人、协作人及交付标准。

操作说明：

需求确认后，发起人组织核心协作方召开任务拆解会，根据目标逻辑（如时间顺序、职能模块）将任务分解为最小执行单元（如“需求调研”“方案设计”“开发测试”“验收交付”）。

对每项任务，明确“直接负责人”（承担主要执行责任）、“协作人”（提供资源支持或配合执行）及“交付物”（如文档、代码、原型稿）。

责任人填写《任务分配与跟踪表》（见模板二），明确任务优先级、计划起止时间及依赖关系（如“任务A需在任务B完成后启动”），发起人审核后同步至所有协作方。

（三）过程执行与进度同步

目标：保证任务按计划推进，及时发觉并解决执行中的问题，避免信息差导致进度延误。

操作说明：

责任人按计划执行任务，每日通过协作工具（如企业“日报”功能、钉钉“任务”模块）更新任务进度（完成百分比、已完成工作、下一步计划）。

每周召开15分钟进度同步会（可线上），由责任人简要汇报本周进展、遇到的困难及需协助事项，协作方现场反馈支持方案。

若出现进度偏差（如延期超过1天），责任人需立即发起《问题反馈与解决表》（见模板三），说明原因、影响范围及调整建议，发起人组织评估后决定是否调整计划。

（四）问题反馈与协同解决

目标：建立快速响应机制，保证协作中的问题（如资源不足、需求变更、技术瓶颈）得到及时处理，不影响整体目标。

操作说明：

问题发觉人（责任人/协作方）通过《问题反馈与解决表》提交问题，包含“问题描述”“紧急程度（一般/紧急/特急）”“影响范围”“已尝试的解决措施”。

发起人根据问题性质指定“问题处理负责人”（如技术问题由技术主管负责，资源问题由行政主管负责），要求24小时内（特急问题2小时内）制定解决方案。

解决方案需明确“具体措施”“责任人”“完成时间”，同步至所有协作方执行；处理完成后，由问题发觉人确认关闭问题。

（五）成果交付与验收确认

目标：保证交付物符合需求标准，完成最终交接，明确后续维护或迭代责任。

操作说明：

责任人按《任务分配与跟踪表》中的交付标准完成成果（如方案文档、产品原型、测试报告），通过协作工具提交给发起人及需求方。

需求方组织验收（可邀请协作方参与），对照需求清单逐项核对，对不符合项提出修改意见，责任人3个工作日内完成调整。

验收通过后，双方在《成果验收确认表》（见模板四）签字确认，明确“成果归属”“后续维护责任”（如技术问题由运维组*负责支持）及“资料归档要求”（如文档至企业云盘指定文件夹）。

三、核心工具模板清单

模板一：需求沟通记录表

序号

需求名称

需求背景简述

核心目标

交付物要求

时间节点

参与方签字

1

客户系统升级

原系统无法支持新业务模块

实现A、B功能模块上线

需求文档、测试报告、操作手册

2024-03-31

发起人、需求方

模板二：任务分配与跟踪表

任务名称

负责人

协作人

任务描述

优先级

计划开始

计划完成

完成进度

依赖任务

状态（进行中/已完成/延期）

需求调研

张*

李、王

收集客户业务场景及数据

高

2024-03-01

2024-03-07

100%

-

已完成

方案设计

李*

张*

输出系统升级技术方案

高

2024-03-08

2024-03-15

80%

需求调研

进行中

模板三：问题反馈与解决表

问题描述

发觉时间

紧急程度

影响范围

已尝试措施

解决方案

处理负责人

完成时间

状态（处理中/已解决）

第三方接口数据延迟

2024-03-10

紧急

影响测试进度

联系接口方排查，无结果

启用备用接口，协调接口方加急处理

赵*

2024-03-11

已解决

模板四：成果验收确认表

成果名称

交付物清单

需求符合度（是/否/部分）

修改意见

验收人

验收日期

确认签字

客户系统