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销售合同管理规范及审查功能表

适用场景与价值体现

本工具适用于企业销售部门、法务部门及业务协作团队在销售合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同起草、多部门审查、风险控制、签署归档等关键环节。通过规范流程和明确审查要点，可有效降低合同纠纷风险，保障企业合法权益，同时提升合同处理效率，保证业务合规性与数据可追溯性。

全流程操作指引

第一步：合同发起与资料准备

发起主体：由销售业务人员（如销售经理*）根据客户需求发起合同流程，填写《合同基本信息表》（见模板表格）。

资料清单：需同步提交以下材料，保证信息完整：

客方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权代表需提供授权委托书）；

合同草案（包含标的物/服务描述、价格、交付、付款等核心条款）；

相关附件（如技术协议、订单确认函、previous合作记录等）；

特殊条款说明（如定制化需求、保密约定等）。

系统录入：通过企业OA或合同管理系统资料，填写合同基本信息，提交至销售部门负责人*初审。

第二步：销售部门业务初审

审核重点：销售负责人*需从业务合规性、条款可行性角度审查，重点关注：

标的物/服务与客户需求是否一致，交付期限与产能是否匹配；

价格条款是否符合公司定价政策，折扣、返利等是否经审批；

客户信用记录（如历史回款情况、履约能力），高风险客户需标注；

附件与主合同逻辑是否一致（如技术参数与订单数量对应）。

处理结果：

审核通过：流转至法务部门*进行合规审查；

需修订：注明修改意见，退回销售人员补充调整后重新提交；

不通过：说明原因，终止合同流程并反馈至业务人员。

第三步：法务部门合规审查

审核重点：法务专员*从法律风险角度审查，核心要点包括：

主体资格：客方营业执照是否有效，经营范围是否涵盖合同标的，授权代表权限是否充足；

核心条款：违约责任是否对等、争议解决方式是否优先约定公司所在地法院、知识产权归属是否明确；

合规性：条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在法律歧义；

风险提示：对格式条款、免责条款等风险点标注说明，提出修订建议。

处理结果：

无重大风险：出具《合规审查通过意见表》，流转至财务部门*审核；

存在风险：出具《法律风险提示书》，明确修订条款及依据，退回销售部门与客户协商调整；

重大风险（如客方主体异常、条款违法）：否决合同流程，上报管理层*决策。

第四步：财务部门资金条款审核

审核重点：财务专员*审查资金相关条款，保证财务安全：

付款方式：是否符合公司财务制度，预付款比例、进度款节点、尾款支付条件是否合理；

发票要求：开票类型、税率、开具时间是否与合同约定一致，避免税务风险；

账期管理：回款期限是否与客户信用等级匹配，超期账款是否约定滞纳金；

担保条款：大额合同是否要求客户提供抵押、质押或第三方担保。

处理结果：

审核通过：标记“资金条款无异议”，流转至最终审批人*；

需调整：明确修改意见（如降低预付款比例、增加发票条款细节），退回销售部门修订。

第五步：最终审批与签署

审批权限：根据合同金额及重要性，由对应层级领导（如销售总监、总经理*）审批，审批权限需在公司《合同管理办法》中明确。

签署规范：审批通过后，由授权签署人*（需持有公司授权委托书）与客方正式签署合同，保证：

合同文本完整，无手写涂改（若有修改需双方盖章确认）；

签署页信息准确（双方公司全称、法定代表人/授权代表签字、签署日期）；

合同份数满足存档及执行需求（如正本2份，副本若干）。

第六步：归档与执行跟踪

归档管理：签署后3个工作日内，由销售部门将合同原件、审批流程记录、附件等资料整理归档，电子版同步存入合同管理系统，编号规则为“年份-部门-合同序号”（如2024-销售-001）。

执行跟踪：业务人员负责跟踪合同履行情况（如交付进度、回款状态），及时录入系统；若出现违约情形，按合同约定处理并同步法务部门。

合同审查核心要素表单

审查阶段

审查项目

审查标准

审查结果（通过/需修订/不通过）

审查人

日期

发起阶段

合同编号

符合公司编号规则，唯一且可追溯

销售人员*

YYYY-MM-DD

双方主体信息

客方名称、统一社会信用代码与营业执照一致；我方信息准确无误

销售人员*

YYYY-MM-DD

业务初审

标的物/服务描述

与客户需求一致，无模糊表述（如“详见附件”需附件完整）

销售负责人*

YYYY-MM-DD

价格条款

符合定价政策，折扣、返利等经审批

销售负责人*

YYYY-MM-DD

合规审查

主体资格

客方营业执照在有效期内，经营范围涵盖标的，授权委托书在授权范围内

法务专员*

YYYY-MM-DD

违约责任

双方责任对等，违约金比例合理（一般不超过实际损失的30%）

法务专员*

YYYY-MM-DD

资金审核

付款方式

预付款≤30%，进度