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企业财务报销审批流程与操作规范

一、适用范围与常见应用场景

本规范适用于企业内部所有因公产生的费用报销管理，覆盖员工日常办公、业务开展、差旅活动等场景。常见应用包括但不限于：

办公用品采购与维护费用（如文具、设备耗材等）

差旅费用（如交通、住宿、市内交通等）

业务招待费用（如客户接待、商务洽谈等合规支出）

市场推广与活动费用（如展会参与、宣传物料制作等）

其他经企业认可的因公支出

二、全流程操作步骤详解

（一）第一步：报销申请准备

明确费用类型与合规性

申请人需根据实际业务场景判断费用类型（如差旅费、办公费等），保证费用符合企业《费用管理制度》规定，不属于禁止列支范围（如个人消费、与业务无关的娱乐支出等）。

整理费用凭证

收集所有与费用相关的合规凭证，保证凭证真实、完整、清晰（如消费小票、合同、行程单等，凭证需注明支出事由、金额、日期及关联业务信息）；

若为多人共同发生的费用（如团队差旅），需明确分摊标准及个人承担金额，附分摊说明。

填写《费用报销申请表》

登录企业财务系统或纸质表格，准确填写基本信息：申请人姓名（*某某）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如涉及）、费用总金额；

逐笔填写费用明细，包括费用类别、发生日期、金额、支出事由、关联业务编号（如有）、凭证数量及备注说明；

附上费用清单，详细列明每笔支出的具体构成（如差旅费需分列交通费、住宿费、餐费等）。

（二）第二步：提交审批申请

提交方式

线上提交：通过企业OA系统或财务管理系统《费用报销申请表》及电子凭证附件，提交至部门负责人审批；

线下提交：将纸质《费用报销申请表》及凭证附件整理成册，提交至部门负责人办公地点。

附件要求

所有凭证需按顺序整理，原件与复印件（如需）分开标注，保证审批人及财务人员能清晰核对费用信息。

（三）第三步：部门负责人审核

审核内容

费用真实性：确认费用是否确属部门业务需要，有无虚构、夸大情况；

合规性：核对费用类型是否符合企业制度标准（如差旅住宿上限、招待费占比等）；

预算匹配性：检查费用是否在部门年度预算范围内，超预算需说明原因并附审批文件。

审核结果处理

审核通过：在系统中签署审批意见或签字确认，提交至财务部门；

审核不通过：注明退回原因（如“事由不清晰”“凭证缺失”等），反馈给申请人补充或修改后重新提交。

（四）第四步：财务部门复核

复核重点

凭证完整性：检查所有附件是否齐全，凭证信息（金额、日期、事由）是否与申请表一致；

计算准确性：核对报销金额、分摊金额、税费计算等是否正确；

制度符合性：复核费用标准、审批权限、报销时限等是否符合企业规定；

票据合规性：确认票据抬头、印章、开具内容等符合财务要求（如不得为“办公用品”等笼统名称，需注明具体物品）。

复核结果处理

复核通过：在系统中签署复核意见，流转至下一审批层级；

复核不通过：列出具体问题（如“金额计算错误”“票据不合规”等），退回申请人或部门负责人整改。

（五）第五步：高层审批（根据金额分级）

根据企业《费用审批权限表》，按报销金额分级审批：

常规金额（如≤5000元）：由财务负责人（*某某）审批；

大额金额（如5000-20000元）：由财务负责人审核后，提交分管副总经理（*副总）审批；

重大金额（如＞20000元）：需经分管副总经理审核，提交总经理（*总）审批。

审批人需确认费用必要性、预算合规性及战略匹配性，签署审批意见后反馈至财务部门。

（六）第六步：报销入账与付款

入账处理

财务部门收到最终审批通过的申请后，在3个工作日内完成账务处理，记账凭证，保证费用归属科目准确。

付款方式

线上支付：通过企业银行账户直接转账至申请人指定账户（需提供准确的收款人信息）；

现金支付：根据申请人申请，财务部门按制度核定现金金额，由申请人签字领取。

完成反馈

付款完成后，财务系统自动发送报销完成通知至申请人，申请人可登录系统查询账务处理状态。

三、报销申请表模板

费用报销申请表

基本信息

申请人姓名

*某某

所属部门

报销日期

年月日

费用归属项目

（如无则填“日常运营”）

费用总金额（大写）

费用总金额（小写）

￥

费用明细

费用类别

发生日期

（如：差旅费）

（如：办公费）

（如：业务招待费）

备注说明

（如：多人分摊、特殊情况说明等）

附件清单|凭证1：□消费小票□合同□行程单凭证2：□消费小票□合同□行程单……（请注明具体类型）|

审批意见|部门负责人签字：___________日期：___________财务复核签字：___________日期：___________财务负责人审批：___________日期：___________分管副总/总经理审批：___________日期：___________|

付款信息|收款人姓名：*某某收款账号：