会议室内排定使用规划标准模板.docVIP

会议室使用规划标准模板

一、适用范围与典型应用场景

常规工作会议：部门例会、项目推进会、周/月度总结会等；

专项研讨活动：方案评审、技术讨论、跨部门协作会议等；

外部接待与交流：客户洽谈、合作伙伴对接、行业交流会等；

培训与宣讲：内部培训、政策解读、经验分享会等；

临时应急需求：突发事务协调、紧急项目部署等。

二、标准化操作流程

步骤1：会议需求发起

申请人（或部门行政对接人）需提前1-3个工作日（大型或重要会议需提前5个工作日）填写《会议室使用规划登记表》（详见第三部分），明确会议基本信息（名称、时间、人数、类型、设备需求等）。

若需特殊布置（如茶歇、背景板、设备调试），需在申请表中备注说明，并提前2个工作日与行政部门沟通确认。

步骤2：部门初审

申请人将登记表提交至本部门负责人审批，部门负责人重点审核会议必要性、时间冲突及资源匹配度，签字确认后反馈至行政部门。

步骤3：行政部门统筹协调

行政部门收到申请后，1个工作日内完成以下工作：

①核查会议室空闲状态（通过系统或人工查询）；

②若遇时间冲突，与申请人协商调整会议时间或更换同容量会议室；

③确认设备需求（投影仪、麦克风、视频会议系统等），提前调试保证可用；

④对于跨部门或外部会议，需同步对接相关部门（如前台、IT支持）做好配合准备。

步骤4：会议安排确认

行政部门审批通过后，通过邮件、内部通讯工具或公告栏通知申请人，发送《会议室使用确认函》，包含会议时间、地点、设备清单及联系人信息。

申请人需在确认函发出后2小时内回复确认，未回复视为自动放弃，行政部门可重新安排会议室。

步骤5：会议使用与监督

申请人需提前15分钟进入会议室，检查设备状态、摆放桌椅（如需特殊布局需按申请方案执行），引导参会人员有序入场。

会议期间，需遵守会议室使用规范（如保持安静、节约用电、禁止吸烟等），爱护设备设施。

行政部门不定期巡查，对违规行为（如超时使用、设备损坏）进行记录并反馈至申请人所在部门。

步骤6：会议结束与反馈

会议结束后，申请人需组织人员清理会场（垃圾带走、桌椅复位、设备关闭），并在《会议室使用登记表》上签字确认使用情况。

若会议期间出现设备故障或场地问题，需在24小时内向行政部门反馈，以便及时处理；若需变更或取消会议，需提前4小时通知行政部门，以便释放资源。

三、会议室使用规划登记表

项目

填写内容

申请人信息

姓名：某三；部门：行政部；联系方式：（内部短号）

会议基本信息

会议名称：2024年Q3销售目标研讨会；日期：2024年7月15日；时间：14:00-16:00

会议室需求：301会议室（容纳20人）；参会人数：15人；会议类型：内部例会

设备与布置需求

设备：投影仪、麦克风、视频会议系统；布置：环形桌摆放、白板2块

审批流程

部门负责人审批：某四（签字）；行政部门审批：某五（签字）；日期：2024年7月10日

备注

需提前准备会议资料打印（10份）；如遇会议室冲突，可协调至305会议室

使用确认

申请人签字：*某三；使用时间：2024年7月15日14:00-16:00；设备检查正常

变更/取消记录

无（若有变更需填写：变更原因、新时间/会议室；取消需填写：取消原因、通知时间）

四、使用规范与常见问题提示

提前规划，避免临时占用：

会议室资源有限，建议申请人根据会议重要性提前申请，临时需求（如2小时内）需电话联系行政部门协调，不保证安排。

按需申请，杜绝资源浪费：

小型会议（10人以下）优先选用小型会议室，大型会议需提前确认场地容量，避免人数超标导致安全隐患。

设备使用与维护：

严禁私自拆卸、挪用会议室设备；使用投影仪、麦克风等设备后，需关闭电源并恢复原位；若因操作不当导致设备损坏，需承担维修费用。

环境卫生与秩序：

禁止在会议室用餐（特殊会议需提前申请）、吸烟；会议结束后需清理个人物品及垃圾，保持场地整洁。

时间管理，避免超时：

严格按照申请时间使用，如需延长需提前2小时向行政部门申请，经确认后方可续用；超时未申请且未退场的，行政部门有权终止使用。

外部会议管理：

外部人员进入需在前台登记并由申请人陪同，会议期间需遵守组织内部规定；涉及敏感信息的会议，需提前报备行政部门做好保密措施。

应急处理：

会议期间遇突发情况（如设备故障、停电等），需立即联系行政部门（紧急联系人：某六，电话：），由行政部门协调解决方案。