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供应链管理基础流程及规范手册

一、手册概述

本手册旨在规范企业供应链各环节的核心操作流程，明确各部门职责分工，保证供应链运作的高效性、协同性与合规性。手册内容涵盖需求计划、采购管理、库存控制、物流配送、供应商管理等关键模块，适用于企业供应链部门日常运营管理、新员工培训、流程优化及跨部门协作指导，助力企业实现供应链成本优化、风险可控与服务提升。

二、适用范围与应用场景

本手册适用于企业内部供应链管理相关部门（如需求计划部、采购部、仓储部、物流部、供应商管理部等）及协作部门（如生产部、销售部、财务部等），具体应用场景包括：

新员工入职培训，系统学习供应链全流程操作规范；

日常业务操作指导，保证各环节流程标准化执行；

跨部门协作时明确职责边界，提升沟通效率；

供应链流程优化与复盘，识别问题并制定改进措施；

应对供应链突发风险（如供应商延迟、物料短缺等）时的应急处理参考。

三、核心流程操作步骤详解

（一）需求计划管理流程

目标：基于销售预测与实际订单，科学制定物料需求计划，保证生产与供应匹配，避免库存积压或短缺。

操作步骤：

需求收集（负责人：需求计划专员*明）

整合销售部提供的《销售预测表》（按月/季度，含物料编码、需求数量、交付周期）及生产部提交的《生产计划申请表》（含物料清单BOM、生产数量、时间节点）；

收集历史需求数据、市场趋势信息（如季节性波动、政策影响等），保证数据全面性。

需求分析（负责人：需求计划主管*华）

对收集的数据进行合理性验证（如对比历史销售数据与预测偏差率，偏差超10%需重新评估）；

结合库存现状（当前库存量、在途采购量、安全库存标准），计算净需求：净需求=预测需求+安全库存-当前库存-在途采购量。

需求计划审批（负责人：供应链经理*强）

编制《物料需求计划表》（含物料编码、名称、规格、需求数量、建议交付日期、供应商信息等），提交供应链经理审批；

审批通过后，同步抄送采购部、生产部、仓储部。

计划下达与跟踪（负责人：需求计划专员*明）

将审批后的需求计划下达至采购部，作为采购执行依据；

每周跟踪需求计划执行情况，对未按期交付的物料启动预警机制，协调采购部与供应商沟通。

（二）采购管理流程

目标：规范采购全流程操作，保证物料采购合规、成本可控、质量达标、交付及时。

操作步骤：

采购需求确认（负责人：采购专员*伟）

接收需求计划部下发的《物料需求计划表》，与请购部门（生产/销售）确认需求细节（如物料规格、质量标准、交付时间、地点等）；

核对库存信息，确认是否需紧急采购或替代物料，编制《采购需求确认单》。

供应商寻源与比价（负责人：采购主管*静）

从《合格供应商名录》中筛选符合资质的供应商（至少3家，若名录内不足则启动新供应商开发）；

向供应商发出《询价单》（含物料规格、数量、交付要求、付款条件等），收集报价单、技术参数表、样品（如需）；

组织技术部、质量部对供应商报价进行评审（价格合理性、技术匹配度、质量保证能力、交付周期等），形成《供应商比价分析报告》。

合同签订与订单下达（负责人：采购经理*磊）

选定供应商后，由法务部审核《采购合同》（含标的物信息、价格、交付条款、质量验收标准、违约责任等），双方签字盖章；

根据合同约定，在ERP系统中创建《采购订单》（PO号、供应商信息、物料明细、数量、单价、交付日期等），同步发送供应商确认。

订单执行与跟催（负责人：采购专员*伟）

供应商确认订单后，跟踪生产进度（若为定制物料），每周获取《生产进度反馈表》；

交付前3天提醒供应商备货，确认物流方式（自提/送货）及运输细节。

物料验收与入库（负责人：质检员敏、仓管员芳）

供应商送货至仓库后，仓管员核对《送货单》与《采购订单》信息（物料编码、数量、批号等），确认无误后通知质检员；

质检员按《检验标准》进行检验（外观、尺寸、功能等），检验合格则签署《物料验收单》，不合格则开具《不合格品处理单》，协调供应商退/换货。

付款结算（负责人：财务专员*悦）

仓管员在ERP系统中确认入库后，提交《采购入库单》《发票》《验收单》至财务部；

财务部核对单据无误后，按合同约定付款方式（如月结30天）办理付款，完成结算。

（三）库存管理流程

目标：实现库存动态监控，优化库存结构，降低库存成本，保障生产与供应连续性。

操作步骤：

入库管理（负责人：仓管员*芳）

接收采购/生产入库物料，核对《送货单/生产入库单》与实物信息，确认无误后办理入库；

在ERP系统中录入入库数据（物料编码、数量、批次、生产日期、库位等），打印《入库单》并签字确认。

存储管理（负责人：仓管员*芳）

按物料属性（如易燃、易潮、贵重等）划分存储区域，执行“先进先出（FIFO）”原则；

每日巡查仓库，保证环境达标（温湿度、通风等），定期检查物料状态，发觉问题及时上报。

库存盘点（