沟通协作平台版团队任务分配及信息共享工具.docVIP

内部沟通协作平台通用版团队任务分配及信息共享工具

适用工作场景

本工具适用于需要高效协同、任务可视化的团队工作场景，主要包括：

项目型任务推进：如新产品研发、市场活动策划等跨部门协作项目，需明确各环节负责人与时间节点。

日常事务统筹：如部门周报汇总、会议室预订、办公用品申领等常规任务的分配与跟踪。

跨部门协作：涉及多个团队配合的工作（如技术支持配合销售交付），需统一信息同步与责任划分。

紧急事务处理：如系统故障修复、客户投诉响应等需快速响应、多角色联动的任务。

操作流程详解

一、任务发起与创建

操作主体：任务发起人（通常为项目负责人或部门负责人）

操作步骤：

登录内部沟通协作平台，进入“任务管理”模块，“新建任务”。

填写任务核心信息：

任务名称：简洁明确，如“Q3产品发布会宣传方案设计”（避免使用“紧急”“重要”等模糊词汇）。

任务类型：下拉选择“项目任务”“日常事务”“跨部门协作”等。

任务描述：详细说明目标、背景、交付标准（如“需包含宣传海报3张、推文5篇，设计风格需符合品牌VI规范”）。

优先级：根据紧急程度选择“高”“中”“低”（默认为“中”）。

截止日期：精确到具体日期和时间（如“2023-10-1518:00”）。

关联信息：相关附件（如需求文档、参考案例），或关联项目空间、相关讨论话题（方便团队成员快速获取上下文）。

“提交”，任务进入“待分配”状态。

二、任务分配与责任人确认

操作主体：任务发起人或项目负责人

操作步骤：

在“待分配任务”列表中，选中需分配的任务，“分配任务”。

指定直接负责人：搜索并选择团队成员（如“设计部-张”），若需多人协作，可添加协助人（如“市场部-李”），协助人仅提供支持，不承担主要责任。

设置任务阶段（可选）：根据工作流划分阶段，如“需求分析-设计-执行-验收”，默认为“未开始”。

填写期望完成时间（若与截止日期不同，可单独设置，用于提醒负责人内部计划）。

“确认分配”，系统自动向负责人发送任务通知（平台消息/邮件提醒），负责人需在24小时内“确认接收”或“申请调整”。

若负责人申请调整（如时间冲突），发起人需及时协调，重新分配或调整时间节点。

三、任务执行与进度更新

操作主体：任务直接负责人

操作步骤：

接收任务通知后，进入任务详情页，查看任务描述、附件及关联信息，如有疑问在“任务讨论区”发起提问（发起人或相关人员）。

根据任务阶段，更新当前状态（如从“未开始”更新为“设计中”），并填写进度说明（如“已完成海报初稿1张，待修改”）。

过程文件：在“任务附件”中更新最新成果（如设计稿、数据报表），避免覆盖旧文件（可备注版本号，如“V1.0-初稿”）。

需跨部门协作时，可通过“协作申请”功能向其他团队发起请求（如“技术部-王*，请协助提供接口文档”），对方确认后可在任务中查看协作进度。

四、任务验收与信息归档

操作主体：任务发起人、直接负责人

操作步骤：

任务达到截止日期前，负责人提交成果：在任务详情页“申请验收”，最终文件并填写完成说明。

发起人收到验收申请后，需在2个工作日内完成审核：

若验收通过，“确认完成”，任务状态更新为“已关闭”，系统自动将任务信息归档至“项目知识库”。

若不通过，需在“验收意见”中注明修改要求（如“推文需增加产品核心参数”），任务退回负责人，状态更新为“修改中”，重新计时。

任务归档后，团队成员可在“历史任务”中查看，相关文档和讨论记录同步至对应项目空间，形成团队知识沉淀。

核心模板工具

表1：团队任务分配表

任务ID

任务名称

发起部门

直接负责人

协助人

截止日期

优先级

任务描述

当前状态

关联文件

更新时间

T001

Q3产品发布会宣传方案设计

市场部

张*

李*

2023-10-15

高

包含海报3张、推文5篇，符合VI规范

设计中

宣传需求V1.0.pdf

2023-10-1014:30

T002

官网首页改版技术支持

技术部

王*

赵*

2023-10-20

中

配合设计部完成前端开发，兼容移动端

需求分析

设计稿V2.0.sketch

2023-10-0909:15

表2：信息共享记录表

共享主题

共享类型

共享人

接收部门/人

共享内容摘要

关联任务ID

共享时间

有效期

产品发布会用户调研数据

数据报表

数据部-陈*

市场部、产品部

包含2000+用户偏好分析，详见附件

T001

2023-10-0816:00

2023-10-31

官网改版开发进度更新

进度同步

技术部-王*

市场部

前端开发完成60%，后端接口联调中

T002

2023-10-1011:00

持续更新

使用关键提示

任务分配原则：

一项任务只设1名直接负责人，避免责任分散；协助人需提前明确职责范围，避免推诿。

优先级“高”的任务需同时标注“紧急”，并发起