会议纪要编写与执行任务分配清单.docVIP

会议纪要编写与执行任务分配清单工具指南

一、适用场景：多角色协作的任务落地场景

本工具适用于各类需要明确会议成果、推动任务执行的场景，包括但不限于：部门周会、项目启动会、跨部门协调会、问题复盘会等。当会议涉及多个议题、需分配具体任务、明确责任人与时间节点时，通过标准化记录与任务拆解，可避免信息遗漏、责任不清、执行滞后等问题，保证会议成果有效落地。

二、操作流程：从会议记录到任务闭环的标准化步骤

（一）会前准备：明确框架与分工

梳理会议目标：提前与会议主持人沟通，明确本次会议的核心议题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应流程问题”）及预期成果（如“输出3个备选方案”“明确各环节负责人”）。

准备记录工具：创建会议纪要模板（含会议基本信息、议题讨论、决议事项、任务分配四部分），或使用协作文档（如飞书文档、腾讯文档）提前设置编辑权限。

确认参会人员：知晓参会角色（决策层、执行层、支持部门），以便后续精准分配任务。

（二）会中记录：聚焦关键信息与决议

记录会议基础信息：实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题，保证信息完整。

按议题梳理讨论要点：以议题为单位，记录核心观点分歧、关键数据、各方意见（如“技术部：需2周完成接口开发；市场部：建议提前1周启动用户调研”），避免大段文字，提炼关键词。

明确决议事项：对每个议题的最终结论进行标注，使用“决议：X”格式（如“决议：优先采用方案A，下周一前完成需求文档评审”），保证无模糊表述。

（三）会后整理：核对信息并形成初稿

补充与核对：会议结束后2小时内，根据录音（如有）或参会人员补充，完善会议纪要，重点检查决议事项是否准确、任务要素是否完整（负责人、时间、交付物等）。

区分“决议”与“任务”：决议是结论性成果（如“通过方案”），任务是支撑决议的具体行动项（如“完成方案撰写”），避免混淆。

初稿审核：将初稿提交会议主持人确认，保证信息无偏差、无遗漏，经审核后定稿。

（四）任务分配：拆解行动项并明确责任

任务拆解：将决议事项拆解为可执行的具体任务，保证“任务名称+动作+交付物”明确（如“任务：产品部**完成需求文档撰写，交付物：《Q3产品需求文档V1.0》”）。

明确责任主体：每个任务仅设1名第一负责人（避免多人负责导致推诿），协作人员需标注清楚（如“协作人：开发部**”）。

设定时间节点：任务截止时间需具体到“日”（如“2024年8月15日下班前”），优先级标注“高/中/低”（高优先级任务需标注“影响会议核心目标”）。

（五）执行跟踪：动态跟进与闭环管理

同步任务清单：将任务分配清单同步至项目管理工具（如Teambition、钉钉待办）或群公告，保证所有负责人知晓。

定期进度更新：要求负责人每48小时更新任务状态（“进行中/已完成/受阻”），受阻任务需注明原因及需协调资源（如“受阻：测试环境未就绪，需运维部**协助”）。

会议复盘：下次会议优先回顾上期任务完成情况，对未完成任务分析原因（如“资源不足”“需求变更”），并明确补救措施，形成“记录-分配-跟踪-复盘”闭环。

三、模板表格：标准化会议纪要与任务清单

表1：会议基本信息与议题讨论记录表

会议名称

例：2024年Q3产品规划启动会

会议日期

2024-07-20

会议时间

14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

赵六（产品总监）

记录人

钱七（产品经理）

参会人员

赵六、钱七、孙八（技术部）、周九（市场部）、吴十（设计部）

缺席人员

无

会议主题

确定Q3产品核心功能迭代方向与排期

议题编号

议题内容

讨论要点

决议结果

001

用户核心需求优先级排序

市场部周九：调研显示“智能推荐”需求占比60%；技术部孙八：“智能推荐”开发周期需3周

决议：优先开发“智能推荐”功能，需求文档7月25日前完成

002

UI设计风格确定

设计部吴十：提供“极简风”“科技风”两版方案；赵六：建议结合品牌调性选择

决议：采用“科技风”，7月22日前输出高保真原型

表2：任务分配与跟踪清单

任务编号

任务名称

任务描述

负责人

协作人

截止日期

优先级

当前状态

完成情况说明

备注

T001

撰写Q3产品需求文档

包含用户故事、功能清单、验收标准

钱七

孙八

2024-07-25

高

进行中

已完成用户故事初稿

需技术部确认可行性

T002

输出科技风高保真UI原型

覆盖核心页面（首页、详情页、个人中心）

吴十

无

2024-07-22

高

待执行

需参考品牌VI手册

T003

评估“智能推荐”技术实现难度

输出开发周期与资源需求评估报告

孙八

无

2024-07-24

中

进行中

正在对接算法团队

若周期超4周需调整排期

四、使用要点：保证执行效果的关键细节

记录客观性原则：会议