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内部文件归档与管理制度模板

一、总则

为规范公司内部文件的形成、收集、整理、归档和管理工作，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露风险，依据国家相关法律法规及公司管理要求，特制定本制度。本制度是公司内部文件全生命周期管理的基本准则，适用于各部门、各岗位及全体员工。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本制度适用于公司在生产经营、行政管理、人力资源管理、财务管理、项目管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。具体涵盖：

公司层面：章程、制度、决议、会议纪要、年度计划/总结、审计报告等；

部门层面：部门职责、工作流程、请示报告、工作总结、培训记录等；

项目层面：项目立项文件、可行性研究报告、合同、进度报告、验收报告等；

人力资源层面：员工入职/离职材料、劳动合同、绩效考核记录、奖惩文件等；

财务层面：预算报表、财务分析报告、费用报销单、税务资料等（涉密财务文件按专项规定执行）。

（二）基本原则

及时归档：文件办理完毕后应在规定时限内完成归档，保证不积压、不遗漏；

规范整理：按照统一标准分类、排序、编目，保持文件间的逻辑关联；

安全保密：涉密文件需单独管理，严格执行保密规定，防止信息泄露；

便于利用：归档文件应保证检索便捷，满足日常工作查阅需求；

集中统一：由档案管理部门（行政部）统一管理，各部门配合执行。

三、职责分工

（一）行政部（档案管理部门）

负责制定和完善文件归档管理制度及相关操作细则；

指导、监督各部门文件归档工作，开展归档业务培训；

负责归档文件的接收、分类、编目、保管、利用、鉴定和销毁工作；

建立和维护档案管理信息系统，保证电子档案的安全与可读性；

定期对档案保管情况进行检查，对破损、变质档案及时修复或复制。

（二）各业务部门

指定专人（兼职档案员*）负责本部门文件归档工作，保证文件收集齐全、整理规范；

在文件办理完毕后3个工作日内完成初步整理，并移交至行政部；

配合行政部对归档文件进行审核、补充，保证文件内容准确、手续完备；

建立本部门文件台账，动态跟踪文件流转与归档情况。

（三）分管领导

审批档案管理制度及年度档案工作计划；

协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理资源投入；

审批档案鉴定、销毁及重要档案的开放利用申请。

（四）全体员工

按规定及时将办理完毕的文件交至本部门兼职档案员*，不得私自留存或销毁；

保证移交文件的真实性、完整性，不得伪造、篡改或遗漏关键内容；

严格遵守档案保密规定，不得泄露档案信息。

四、归档管理全流程

（一）文件形成与收集

文件形成：各部门在开展工作时应同步形成规范文件，保证内容清晰、要素齐全（如文件标题、发文部门、日期、编号、主送/抄送单位等），纸质文件需签字或盖章确认，电子文件需符合格式规范（如PDF、Word等通用格式）。

文件收集：

部门兼职档案员*每月末对本月办理完毕的文件进行全面梳理，重点检查会议纪要、合同、审批单等关键文件是否收集齐全；

对跨部门协作形成的文件，由主办部门负责收集，协办部门配合提供相关材料；

涉及重大事项（如项目验收、人事任免）的文件，应在事件完成后24小时内启动收集工作。

（二）分类与整理

分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，一级分类为年度（如2024年），二级分类为机构（如行政部、财务部），三级分类为问题（如制度类、合同类）。

示例：2024-行政部-制度类；2024-财务部-预算类。

文件排序：

纸质文件：按文件形成时间先后排序，同一类文件中，在前，附件在后；批复在前，请示在后；

电子文件：按文件名称、日期、编号等属性排序，建立文件夹层级结构（如“2024年/行政部/制度类/文件名称”）。

文件编目：

纸质文件：每份文件首页右上角标注归档号（如“2024-行-制-001”），填写《内部文件归档登记表》（见表1）；

电子文件：在文件名中包含归档号，并在档案管理信息系统中录入文件元数据（如标题、形成部门、归档日期、保管期限等）。

（三）归档与移交

归档时限：

年度工作总结、计划类文件：次年1月31日前完成归档；

项目文件：项目验收通过后15个工作日内完成归档；

日常业务文件：办理完毕后3个工作日内移交至行政部；

涉密文件：形成后24小时内完成归档。

移交要求：

纸质文件：移交时需填写《文件移交清单》（见表2），一式两份，移交部门与行政部各执一份，双方签字确认；

电子文件：通过公司内部加密系统或移动存储介质移交，需进行病毒查杀，并提交电子文件备份说明；

行政部接收文件后，应在2个工作日内对文件数量、质量进行审核，不符合要求的退回移交部门重新整理。

（四）保管与维护

保管场所：

纸质档案：存放于专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设备，库房温