采购申请审批标准化表单物资需求与采购计划管理.docVIP

采购申请审批标准化表单物资需求与采购计划管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及团体组织的采购申请审批流程管理，聚焦物资需求提报、采购计划编制与标准化审批的全过程管控。典型应用场景包括：

常规运营采购：日常办公耗材、生产原料、维修配件等计划内物资的采购申请；

项目专项采购：新项目建设、技术改造、研发实验等项目所需物资的批量采购；

紧急补充采购：因突发故障、临时任务导致的应急物资需求采购；

跨部门协同采购：多个部门联合提报同类物资需求时的统一计划整合。

二、标准化操作流程指南

步骤1：物资需求提报

责任人：需求部门经办人（**）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请审批表》（见模板），明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、预计使用时间、用途说明（如“生产车间A设备维修”“行政部日常办公”等）；

附件准备：需提供技术参数确认书（如设备类物资）、市场询价单（单价超5000元）、库存核对表（避免重复采购）等支撑材料；

提交至部门负责人审核。

步骤2：部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（**）

操作内容：

核查物资需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、是否与现有库存重复、数量是否匹配实际用量；

审批预算：确认需求在部门年度预算额度内，超预算需注明“需追加预算”并附财务部门预审意见；

审核通过后，流转至采购部门。

步骤3：采购部门需求复核与计划编制

责任人：采购专员（**）

操作内容：

复核需求完整性：检查表单信息是否完整、附件是否齐全，如缺失则退回需求部门补充；

库存与供应商匹配：查询现有库存台账，确认是否需采购；同步联系合格供应商进行询价（紧急采购可简化流程，但需保留至少2家供应商报价记录）；

编制采购计划：汇总同周期、同类别的采购需求，形成《采购计划汇总表》，明确采购方式（公开招标/询价/单一来源等）、预计采购时间、供应商推荐名单（如适用）。

步骤4：财务部门预算与合规性审核

责任人：财务部审核岗（赵六）

操作内容：

核查采购预算：确认采购金额在部门可用预算范围内，超预算需求需经财务总监审批；

合规性审查：检查采购方式是否符合公司《采购管理制度》，是否需履行招标、评估等程序；

审核通过后，流转至对应层级领导审批。

步骤5：分级审批决策

责任人：分管领导/总经理/决策委员会（根据采购金额分级）

审批权限示例：

金额≤5000元：部门负责人+采购部负责人双审批；

5000元＜金额≤2万元：分管领导（孙七）审批；

金额＞2万元：总经理（周八）审批，重大采购（如设备类超10万元）需提交决策委员会审议；

操作内容：

审批人重点核查采购必要性、预算匹配性、供应商推荐合理性，审批通过后《采购任务书》，交采购部门执行。

步骤6：采购执行与结果反馈

责任人：采购专员（）、需求部门经办人（）

操作内容：

采购部门根据审批结果实施采购，签订合同、订单，跟踪交付进度；

物资到货后，需求部门组织验收（核对规格、数量、质量），填写《物资验收单》；

采购专员将验收单、采购合同、发票复印件等资料整理归档，同步更新采购台账与库存系统。

三、采购申请审批表模板

表单编号：CG–（年份-部门代码-序号）

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

物资需求明细

（可另附页，需注明序号、物资名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、总价、用途说明）

采购计划信息

计划采购时间：年月日前；供应商建议（如有）：

预算科目

附件清单

□技术参数书□询价单□库存核对表□其他：

审批流程

审核意见

需求部门负责人

采购部门审核

（复核需求合理性、采购方式建议）

财务部门审核

（预算合规性审查）

分管领导审批

总经理审批

备注

四、使用关键提示与风险规避

信息准确性：物资名称、规格型号、数量等关键信息需与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购物资不符；

预算控制：严格执行“无预算不采购”原则，超预算需求需提前履行预算追加流程，禁止拆分采购金额规避审批；

审批时效：各环节审批人需在2个工作日内完成审核，紧急采购需标注“加急”并同步通知审批人，最长不超过1个工作日；

变更管理：采购申请审批通过后，如需变更数量、规格或时间，需重新提交申请并说明原因，原审批流程作废；

档案留存：采购全流程资料（申请表、审批表、合同、验收单、发票等）需保存至少3年，以备审计或追溯；

供应商管理：优先从合格供应商库中选择，新供应商引入需经采购部门资质审查（营业执照、相关资质证书等）；

紧急采购：因突发事件需紧急采购时，可先口头报请分管领导同意后实施，但需在24小时内补全书面审批手续。