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销售业务快速响应报价及订单处理流程工具模板

一、适用业务场景

本流程适用于销售团队在日常业务中面临的高频场景，包括但不限于：

客户紧急询价：客户通过电话、在线平台或线下渠道提出即时报价需求，要求快速反馈价格及交付方案；

多产品组合报价：客户需采购多种产品或服务，需整合产品信息、规格、数量及优惠政策，提供综合性报价方案；

定制化需求报价：客户对产品功能、技术参数或服务内容有特殊要求，需根据定制需求单独核算成本并制定报价；

订单信息复杂处理：包含特殊条款（如分期付款、分批交货、定制包装）的订单，需保证信息准确传递至生产、仓储等环节。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：客户询价信息接收与登记

操作内容：

销售代表*（以下简称“销售”）通过客户管理系统（CRM）、邮件、电话或当面沟通等渠道接收客户询价需求，第一时间记录关键信息，包括客户名称、联系人、联系方式、询价产品/服务名称、规格型号、预估数量、期望交货期、特殊要求（如认证、包装等）；

若客户通过非正式渠道（如）询价，需将信息同步至CRM系统，创建“询价记录单”，标注“紧急”或“常规”优先级。

责任人：销售代表*

输出物：CRM系统询价记录单、书面询价需求清单（如客户提供的邮件/传真）

步骤2：客户需求细节确认

操作内容：

销售在收到询价后1个工作日内（紧急需求2小时内）与客户联系，逐项确认需求细节，避免信息偏差，重点确认：

产品技术参数、质量标准（如是否需符合行业认证）；

采购数量（是否含首批备件或后续增补）；

交货地点、运输方式（客户自提/我方送货，物流要求）；

付款意向（如预付款比例、账期期望）；

是否需提供样品、技术文档或售后支持。

将确认后的需求细节更新至CRM系统“询价记录单”，并请客户邮件或书面确认（紧急需求可先通过确认，后补邮件）。

责任人：销售代表*

关键动作：避免主观猜测，以客户书面或最终口头确认为准

步骤3：报价方案制作与成本核算

操作内容：

销售根据确认的需求，向产品部门获取产品最新成本价、库存情况，向财务部门核算税费（如增值税）、运费、包装费等附加成本；

制定报价方案，内容包括：

产品明细（名称、规格、数量、单价、总价）；

价格条款（如FOB、CIF、含税/不含税）；

交货周期（含生产周期、物流周期）；

付款方式（如“30%预付款，70%发货前付清”）；

报价有效期（如“30天内有效”）；

附件（如产品说明书、检测报告、授权书等）。

若客户有价格谈判空间，需同步准备“价格调整方案”（如批量采购折扣、阶梯报价），并标注调整依据。

责任人：销售代表、产品部门、财务部门*

输出物：报价单（初稿）、成本核算表

步骤4：报价内部审批

操作内容：

销售将报价单初稿、成本核算表、客户需求确认文件提交至销售经理*审批；

根据报价金额分级审批：

金额≤5万元：销售经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：销售经理+运营总监联合审批；

金额＞20万元：销售经理+运营总监+总经理*联合审批；

审批人重点核查：价格是否符合公司政策、成本核算是否准确、交货周期是否可行、特殊条款是否合规。审批通过后，在CRM系统标记“报价已审批”；若驳回，需明确修改意见并重新提交。

责任人：销售代表、销售经理、运营总监、总经理（按金额分级）

关键动作：审批需在1-3个工作日内完成，紧急需求启动“加急审批通道”

步骤5：报价单发送与客户沟通

操作内容：

销售使用公司官方模板制作最终报价单（加盖电子章或公章扫描件），通过CRM系统发送至客户邮箱，或通过客户指定渠道（如在线平台）提交；

发送后1小时内电话或联系客户，确认报价单接收情况，并主动解释关键条款（如报价有效期、付款方式、交货期）；

若客户对报价有疑问，需在24小时内提供书面解释或调整方案（如价格调整说明、交货期优化方案），并同步更新CRM系统“客户沟通记录”。

责任人：销售代表*

输出物：正式报价单（PDF盖章版）、客户接收确认记录（邮件截图/聊天记录）

步骤6：客户订单接收与信息录入

操作内容：

客户确认接受报价后，销售需在24小时内接收客户正式订单（可为客户盖章扫描件、在线订单截图或ERP系统导出单据），重点核对订单信息与报价单一致性：

产品名称、规格、数量、单价、总金额；

付款方式、交货期、收货地址、联系人；

特殊条款（如分批交货、定制要求）是否与报价一致。

将订单信息完整录入公司ERP系统，“订单编号”，并同步CRM系统，将“询价记录单”状态更新为“已下单”。

责任人：销售代表、ERP系统操作员

输出物：客户正式订单、ERP系统订单录入记录

步骤7：订单内部审核与协调

操作内容：

销售提交订单至运营部门审核，重点核查：库存是否充足（若缺货，需协调生产部门排期）、生产周期是否满足交货期、特殊条款是否可执行；

运营部门审核通过后，反馈至财务部门确认