企业宣传材料及资料制作标准.docVIP

企业宣传材料及资料制作通用标准

一、适用范围与应用场景

本标准适用于企业各类宣传材料及资料的规范化制作，涵盖但不限于以下场景：

品牌形象塑造：企业简介、品牌手册、文化墙设计等，用于统一对外展示企业核心价值与形象；

产品/服务推广：产品手册、宣传单页、电子海报、短视频脚本等，用于传递产品功能优势与市场定位；

内部信息传递：员工培训课件、内部通知模板、活动方案等，保证信息传达的准确性与一致性；

对外合作展示：合作提案、项目介绍PPT、展会物料等，用于提升合作伙伴对企业专业度的认知；

活动宣传支持：发布会流程、邀请函、签到表、活动回顾报告等，保障全流程宣传材料的统一规范。

二、标准化制作流程详解

步骤1：需求明确与目标定位

操作要点：

由需求部门（如市场部、销售部、行政部）填写《宣传材料需求申请表》，明确材料用途（如品牌推广、产品销售等）、目标受众（如客户、合作伙伴、员工）、核心信息（如企业使命、产品卖点）及输出形式（如印刷品、电子文档、视频）；

与设计部门对接，确认材料风格需符合企业VI视觉识别系统（含标准色、字体、LOGO规范）；

确定时间节点，包括初稿提交、修改完成及最终交付日期。

步骤2：内容策划与素材收集

操作要点：

根据需求撰写内容保证逻辑清晰：例如企业简介需包含发展历程、核心业务、荣誉资质、联系方式；产品手册需涵盖功能参数、应用场景、客户案例；

收集文字素材（如产品说明书、新闻稿）、图片素材（如产品实拍图、企业环境图）、数据素材（如市场报告、用户调研数据），需保证内容真实、数据准确，并标注来源；

涉及第三方素材（如字体、图片、图标），需确认版权合规性，避免侵权风险。

步骤3：设计与排版规范

操作要点：

严格遵循企业VI规范：LOGO位置（如页面顶部居中或左上角）、标准色（主色不超过3种，辅助色用于强调）、字体（标题用黑体/思源黑体，用宋体/微软雅黑，字号标题≥20pt，≥10pt）；

排版布局：遵循“留白原则”，页面边距不小于2cm，图文排版对齐（如左对齐、居中对齐），避免元素堆砌；

特殊场景要求：电子材料需适配不同设备（如电脑、手机屏幕分辨率），视频素材需添加字幕，时长控制在3-8分钟；印刷品需确认纸张规格（如A4、铜版纸克重≥157g）。

步骤4：审核校对与修改完善

操作要点：

三级审核机制：

一审（内容准确性）：由需求部门负责人核对核心信息、数据及场景适配性；

二审（设计规范性）：由设计部门负责人检查VI规范、排版布局及视觉呈现；

三审（合规性）：由法务或行政部审核内容是否涉及敏感信息（如未经公开的企业数据、夸大宣传表述）；

修改反馈：审核人需填写《审核意见表》，明确修改项（如“字体调整为思源黑体”“补充客户案例数据”），设计部门在2个工作日内完成修改并重新提交；

终稿确认：需求部门签字确认《宣传材料定稿确认表》，保证无遗漏后进入制作环节。

步骤5：制作输出与归档管理

操作要点：

根据输出形式制作：印刷品需确认印刷厂资质，提供CMYK色值文件；电子文档需转换为PDF格式（保留可编辑源文件），视频需导出为MP4格式（分辨率≥1080P）；

物料分发：建立分发台账，记录接收部门/人员、数量、用途；电子材料至企业共享云盘，设置访问权限（如仅内部可见、特定部门可）；

档案归档：按“项目名称-制作日期-版本号”分类存储（如“2024企业简介-0315-V1.2”），保存期限不少于3年，涉密材料需加密存储。

三、关键环节控制表格

表1：宣传材料需求申请表

项目名称

负责人

联系方式

目标受众

*经理

*-

新客户

核心信息需求

需包含企业使命、核心产品、合作案例

输出形式

□印刷品（□手册□单页）□电子文档（□PDF□PPT）□视频

期望完成时间

2024年X月X日

需求部门签字

日期

表2：宣传材料审核意见表

审核环节

审核人

审核意见

修改状态

内容审核

*总监

“客户案例部分需补充2023年销售额数据”

已修改

设计审核

*主管

“LOGO下方需添加企业Slogan‘创新引领未来’，字号与一致”

已修改

合规审核

*专员

“‘市场占有率第一’表述需添加数据来源，改为‘市场占有率位居行业前列（数据来源：报告）’”

已修改

表3：宣传材料分发与归档记录

材料名称

版本号

分发对象

数量/份数

分发日期

接收人签字

归档路径

2024产品手册

V1.0

销售部

50份

2024-03-20

*经理

云盘/产品资料/

企业宣传视频

V2.1

合作伙伴群

1份（电子）

2024-03-22

*主管

云盘/视频资料/

四、核心注意事项与风险防范

内容准确性：所有数据、案例、政策引用需标注来源，避免使用“最”“第一”等绝对化表述（如确需使用，需提供第三方证明材料）；

版权合规性：禁止使用未授权字体、图片、音乐，企业自有素材（