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会议室设备使用及维护规范

会议室作为企业信息交流、决策研讨及对外沟通的重要场所，其设备的稳定运行与高效使用直接关系到会议质量与工作效率。为确保各类会议设备得到妥善管理、规范操作和及时维护，延长设备使用寿命，保障会议顺利进行，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有会议室及使用会议室设备的相关人员。

一、设备使用规范

（一）通用使用原则

1.会前检查：使用会议室前，建议提前预留充足时间，对所需设备进行功能性检查，包括电源连接、信号传输、画面显示、声音质量等，确保设备处于正常工作状态。如发现异常，应及时联系相关负责人或技术支持人员。

2.规范操作：严格按照设备操作说明或既定流程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。对于不熟悉的设备，应主动向管理员或有经验的同事咨询，切勿盲目尝试。

3.轻拿轻放：操作各类设备（如麦克风、遥控器、连接线等）时，务必做到轻拿轻放，避免剧烈碰撞或摔落。

4.音量控制：使用音频设备时，应根据会议室大小及参会人数合理调节音量，以清晰听闻且不影响相邻区域为原则，避免音量过大造成噪音干扰或设备过载。

5.保持肃静：会议进行中，非发言时段应将麦克风关闭或调至静音状态，避免环境噪音录入。同时，与会人员应将手机调至静音或震动模式。

6.会后整理：会议结束后，应按以下步骤进行整理：

*关闭所有设备电源，顺序建议为先关闭终端设备（如投影仪、麦克风接收器、视频会议终端），再关闭总电源或插线板电源。

*将无线麦克风放回充电座或指定位置，并确认其电量充足以备下次使用。

*整理好各类连接线，盘绕整齐，避免杂乱缠绕。

*将座椅归位，保持会议室内整洁。

*如使用了白板，应擦拭干净；如使用了会议平板等电子设备，应关闭屏幕并清理表面污渍。

（二）各类设备使用要点

1.投影系统

*投影幕布：手动幕布应缓慢平稳地升降，电动幕布注意观察其运行状态，到位后及时停止。避免用手触摸幕布表面，以防弄脏或划伤。

*投影仪：开机后需等待其预热完成，避免频繁开关。关机后，散热风扇会继续工作一段时间，待其自动停止或按规定等待片刻后再切断总电源，以保证散热充分，延长灯泡寿命。镜头应避免阳光直射或强光长时间照射，不用时可使用镜头盖保护。

*连接与切换：连接笔记本电脑或其他信号源时，确保接口匹配，插入时注意对准方向，避免蛮力插拔。信号切换应通过遥控器或设备面板按钮进行，切换过程中可能有短暂黑屏属正常现象。

2.音频设备

*无线麦克风：使用前检查电池电量，确保充足。正确佩戴领夹麦或手持麦，发言时保持适当距离（通常10-30厘米为宜）。避免用手拍打麦克风头或对着麦克风吹气、咳嗽。使用完毕后，及时关闭电源并放回原位充电。

*有线麦克风：注意连接线的保护，避免踩踏、拉扯。调整麦克风高度和角度时，应握住底座或支架进行，避免直接掰动麦克风杆。

*功放与音响：开机时应先开音源设备，后开功放；关机时则相反，以防止冲击电流损坏设备。调节音量时应缓慢操作，避免突然大幅增减。

3.视频会议设备

*摄像头：使用前调整好摄像头角度和焦距，确保参会人员面部清晰入镜。会议期间，除非必要，避免频繁移动或转动摄像头。

*画面与声音：保持摄像头清洁，避免遮挡。发言人应正对摄像头，保证声音清晰。

4.会议平板/电子白板

*使用专用触控笔或手指进行操作，避免使用尖锐物体或硬物触碰屏幕，以防刮伤。

*保持屏幕清洁，如有污渍，应用柔软的微湿布轻轻擦拭，避免使用化学清洁剂。

*注意保存会议记录，如需导出，按正确方式操作。

二、设备维护规范

（一）日常维护

1.清洁保养：

*定期（如每周）对设备表面进行清洁，使用干燥柔软的微布擦拭灰尘。对于投影镜头、摄像头镜头等精密部件，需使用专用镜头纸或镜头布轻轻擦拭，避免划伤。

*会议室应保持清洁、干燥、通风，减少灰尘积聚。空调温度设置应适宜，避免设备长时间处于高温或低温环境。

2.防尘防潮：不使用会议室或设备长期闲置时，应将设备遮盖，防止灰尘落入。梅雨季节或潮湿环境下，可适当开启除湿设备。

3.线缆管理：定期检查各类连接线是否有破损、老化现象，接口是否松动。线缆应梳理整齐，固定稳妥，避免被踩踏或鼠咬。

4.电池管理：无线麦克风、遥控器等使用电池的设备，应定期检查电池电量，及时更换。长期不使用时，应取出电池，防止电池漏液损坏设备。

（二）定期检查与保养

1.指定责任人：明确各会议室设备的管理责任人或部门，负责统筹设备的日常维护、定期检查和故障上报。

2.定期巡检：责任人应每月或每季度对会议室设备进行一次全面检查，包括：

*设备功能是否正常（投影清晰度、色彩、音频有无杂音、视频会议连通性等）。

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