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企业部门间工作协调流程标准文档

一、引言

为规范企业内部各部门间的工作协作行为，明确职责分工，提升跨部门任务推进效率，减少沟通成本，保证各项工作有序衔接、高效完成，特制定本标准文档。本文档适用于企业各职能部门、业务单元及项目组之间的日常工作协调，旨在建立标准化、可追溯的协作机制，保障企业整体运营目标的顺利实现。

二、适用范围与场景

（一）适用范围

本文档适用于企业内部所有需要跨部门协作的工作事项，涵盖但不限于：

跨部门项目推进（如新产品研发、市场活动策划、流程优化项目等）；

资源共享与调配（如设备使用、人力支持、预算申请等）；

业务流程衔接（如销售订单转交、生产计划协同、客户服务响应等）；

应急事务处理（如突发问题解决、临时任务支援等）。

（二）典型应用场景

新产品上市协调：市场部提出产品推广需求，需联动研发部（技术支持）、生产部（产能保障）、销售部（渠道铺货）共同推进；

客户投诉处理：客服部接到客户投诉后，需协调产品部（问题分析）、销售部（客户对接）、法务部（风险应对）联合处理；

年度预算编制：财务部牵头收集各部门预算需求，需协调各业务部门提交明细、管理层审核，最终形成预算方案；

大型会议筹备：行政部组织行业峰会，需协调市场部（嘉宾邀请）、IT部（技术支持）、后勤部（场地布置）等多部门协作。

三、协调流程操作步骤

部门间工作协调遵循“需求发起-接收评估-沟通协商-方案审批-执行反馈-结果归档”的闭环管理流程，具体步骤

步骤一：需求发起与提交

责任主体：需求发起部门

操作说明：

明确协作需求：发起部门需清晰界定工作目标、任务内容、时间节点、资源需求及预期成果，填写《部门间工作协调申请表》（详见模板一）。

提交申请材料：将《部门间工作协调申请表》及相关附件（如需求说明、背景资料、初步方案等）通过企业内部协作系统或邮件发送至协调管理办公室（或指定牵头部门，如行政部/项目管理办公室）。

同步知会相关人员：若涉及明确配合部门，可先行口头沟通关键事项，保证对方知晓需求背景。

输出物：《部门间工作协调申请表》（含附件）

步骤二：需求接收与初步评估

责任主体：协调管理办公室（或牵头部门）

操作说明：

接收与登记：收到申请后，1个工作日内完成材料登记，录入《跨部门协调事项跟踪表》（详见模板二），分配唯一编号。

初步评估：对需求的合理性、可行性进行审核，重点判断：

需求是否符合企业战略或年度目标；

是否存在职责模糊或部门重叠问题；

时间节点是否合理，资源需求是否可控。

反馈评估结果：

若需求通过评估，2个工作日内明确牵头部门（一般为需求主要受益部门或核心执行部门）及配合部门，并通知发起部门；

若需求不通过，1个工作日内向发起部门反馈具体原因及修改建议，待调整后重新提交。

输出物：《跨部门协调事项跟踪表》（更新状态）、《需求评估反馈意见》

步骤三：牵头组织协调沟通

责任主体：牵头部门

操作说明：

召开协调会议：收到任务后，2个工作日内组织发起部门、配合部门召开协调会议（可线上或线下），参会人员需为各部门负责人或授权代表（如需，可提前发送会议议程）。

明确职责分工：会议中需共同确认：

任务目标与核心交付成果；

各部门具体职责（如“研发部负责技术方案设计，市场部负责用户调研”）；

时间节点与里程碑（如“3月10日前完成方案初稿，3月20日完成评审”）；

资源支持需求（如“申请预算5万元，需行政部协调场地”）；

沟通机制（如“每周五下午召开进度同步会，使用企业群更新进展”）。

形成会议纪要：会后1个工作日内整理《跨部门协调会议纪要》（详见模板三），明确上述内容，并经各部门负责人签字确认（电子签章或扫描件）后存档。

输出物：《跨部门协调会议纪要》（签字版）

步骤四：方案制定与审批

责任主体：牵头部门、配合部门

操作说明：

制定实施方案：各配合部门根据会议纪要分工，3个工作日内制定本部门详细实施方案（含具体步骤、负责人、时间计划、风险预案等），提交牵头部门汇总。

形成总体方案：牵头部门汇总各部门方案后，2个工作日内编制《跨部门协作总体方案》，明确整体流程、责任矩阵、风险控制措施等。

逐级审批：

涉及预算、资源调配的，需提交财务部、分管领导审核；

重大事项（如涉及战略调整、重大投入）需提交总经理办公会审批；

审批通过后，总体方案正式生效；若需修改，牵头部门根据反馈意见调整后重新报批。

输出物：《跨部门协作总体方案》（审批版）

步骤五：执行过程跟踪与反馈

责任主体：牵头部门、配合部门、协调管理办公室

操作说明：

日常执行：各配合部门按总体方案推进工作，每日更新任务进度至《跨部门任务执行跟踪表》（详见模板四），每周五下班前向牵头部门提交《周进度报告》（含完成情况、存在问题、需协调事项）。

异常处理：

若出现进度滞后、资源不足等问题，配合部门需第一时间向牵头部门反