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合同文档归档及审核自动化处理模板

一、适用背景

在企业运营中，合同作为明确权责、规范业务的核心文件，其管理效率直接影响业务推进速度与合规风险。业务规模扩大，合同数量激增，传统人工归档与审核模式存在效率低、易疏漏、追溯难等问题（如合同信息登记错误、关键条款遗漏、归档延迟等）。通过自动化处理工具，可实现合同从提交、审核到归档的全流程标准化管理，提升工作效率、降低人为风险，并为后续数据分析与合规审计提供支撑。本模板适用于企业法务部门、行政管理部门及业务部门，对各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同等）进行规范化处理。

二、操作流程详解

（一）合同提交与信息登记

操作主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

经办人通过企业OA系统或合同管理平台，合同扫描件（PDF格式，保证清晰无遮挡），并填写《合同信息登记表》（见模板一），包括合同编号、合同名称、签约方信息（名称、地址、统一社会信用代码）、合同金额、签订日期、合同类型、主要条款摘要（如付款方式、履行期限）、关联项目编号等关键字段。

系统自动校验合同编号格式（如按“年份-部门-序号”规则，如2024-采购-001）、必填项完整性（如签约方名称、合同金额），若校验失败，则提示经办人补充修正。

输出结果：合同信息录入系统，状态标记为“待审核”。

（二）自动化初步审核

操作主体：系统（预设规则引擎）

操作内容：

基础信息核验：系统自动识别合同文本中的关键信息（如签约方名称、金额、日期），与登记表信息进行比对，保证一致性；校验合同编号是否重复、日期逻辑是否合理（如签订日期早于生效日期）。

合规性规则筛查：内置合规规则库（如“合同金额超过10万元需附审批单”“付款条款中不得出现‘预付100%’等高风险表述”），系统自动扫描合同文本，触发高风险条款预警（如标红提示），并《合规筛查报告》。

文档完整性检查：核验合同附件（如技术协议、资质证明）是否齐全，附件数量与登记表是否匹配。

输出结果：

若全部通过：系统自动流转至下一环节（人工复核），状态更新为“待复核”。

若存在异常：系统标记“审核不通过”，并提示具体异常原因（如“合同编号重复”“附件缺失”），经办人需在1个工作日内修正后重新提交。

（三）人工复核与审批

操作主体：法务专员（）、部门负责人（）

操作内容：

法务复核：法务专员登录系统，查看《合规筛查报告》及合同全文，重点审核法律条款（如违约责任、争议解决方式）、合规性（是否符合行业法规、企业制度），并在《审核意见表》（见模板二）中填写复核意见（如“通过”“需修改条款”“驳回”）。

业务审批：部门负责人根据业务必要性、预算匹配度等，在系统中审批合同，确认最终审核意见。

输出结果：

全部通过：状态更新为“已审核”，触发归档指令。

需修改：系统将意见反馈至经办人，修改后重新进入“自动化初步审核”环节。

驳回：终止流程，系统归档驳回原因，经办人需与签约方协商调整后重新提交。

（四）自动化归档与存储

操作主体：系统（自动执行）

操作内容：

文件分类与编号：系统根据合同类型（如采购/销售/服务）、所属部门自动分配归档路径（如“合同归档-2024-采购部”），并唯一归档编号（关联原合同编号）。

元数据提取与关联：通过OCR技术自动提取合同文本中的关键信息（如签约方、金额、日期），补充至《归档清单表》（见模板三），并与审批流程记录（如审核意见、审批人）关联，形成“合同文件+元数据+流程记录”的完整档案。

多备份存储：合同文件自动存储至本地服务器及云端备份系统，支持按合同编号、日期、签约方等条件快速检索。

输出结果：合同归档完成，状态更新为“已归档”，经办人及法务专员可查阅归档结果。

（五）后续管理与维护

操作主体：法务专员（）、系统管理员（）

操作内容：

定期审计：系统按月《合同归档统计表》，统计归档率、审核通过率、异常合同类型等，法务专员定期抽查归档合同，保证信息准确。

权限管理：系统管理员根据岗位设置查阅权限（如业务部门仅可查本部门合同，法务部门可查全部合同），敏感信息（如合同金额）脱敏展示。

规则优化：根据实际审核中发觉的共性问题（如某类合同高频触发“付款条款风险”），更新合规规则库，提升自动化审核精准度。

三、核心模板清单

模板一：合同信息登记表

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则唯一填写，不可重复

2024-采购-001

合同名称

?体现签约方及核心业务内容

科技有限公司采购设备合同

签约方名称（甲方）

全称与营业执照一致

科技有限公司

签约方名称（乙方）

全称与营业执照一致

商贸有限公司

合同金额（元）

大写+小写，含币种（如人民币/美元）

壹拾万元整（￥100,000）

签订日期

YYYY-MM-DD格式

2024-03-15

合同类型

采购/销售/服务/租赁等

采购

关联项目编号

如