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供应商信息登记与审核管理工具

一、工具定位与适用场景

本工具旨在通过标准化流程规范供应商信息的登记、审核与动态管理，保证供应商信息的真实性、完整性和合规性。适用于企业采购部门、供应链管理团队、项目组等场景，具体包括：新供应商合作前的准入审核、现有供应商资质年度复核、供应商信息变更更新等环节，帮助企业建立可追溯、可管控的供应商管理体系，降低合作风险。

二、全流程操作步骤

（一）供应商端信息登记

发起登记申请

供应商通过企业指定渠道（如采购管理系统、线下登记表）提交供应商信息登记申请，明确登记类型（新供应商准入/信息变更/资质更新）。

填写基础信息

按照模板要求完整填写供应商基本信息，包括但不限于：公司全称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、成立时间、注册资本、经营范围、开户银行及账号（仅用于合作结算，需加密存储）、主营业务简介等。

资质文件

需同步扫描以下资质文件（PDF格式，单个文件不超过10MB）：

营业执照（副本，需在有效期内）；

行业相关许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据行业要求提供）；

法定代表人证件号码明复印件；

授权委托书（若由经办人办理，需注明委托事项及权限，并由法定代表人签字盖章）；

近一年度财务报表（资产负债表、利润表，新成立供应商可提供成立至今）；

产品/服务认证证书（如ISO9001质量管理体系认证、环境管理体系认证等，如有）。

提交审核

确认信息无误后提交系统，系统自动登记编号（如“CG-Supplier-2024”），并同步发送接收通知至供应商预留联系方式。

（二）采购部门初审

接收与完整性核验

采购专员在收到供应商登记信息后1个工作日内，核验信息及资料的完整性：

检查必填项是否全部填写，无遗漏；

核验资质文件是否齐全、清晰，关键信息（如公司名称、信用代码、有效期）是否完整。

基础合规性检查

通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台核验供应商信用记录，是否存在经营异常、严重违法失信等情况；

检查营业执照经营范围是否与申请合作业务匹配；

核对法定代表人及授权委托人信息是否一致。

初审结果反馈

若初审通过，将资料流转至对应业务部门（如生产部、研发部）进行复审；

若初审不通过，注明原因（如“资质文件不齐全”“信用记录异常”），并通过系统/邮件通知供应商在3个工作日内补充修正，逾期未修正则视为放弃登记。

（三）业务部门复审

业务匹配度评估

业务部门根据采购需求（如产品规格、服务能力、技术标准等），结合供应商提供的业务范围、产品案例、技术方案等，评估其是否满足合作要求：

对供应商过往合作项目（如有）进行背景调查，核实项目真实性；

需现场考察的（如生产型企业），由业务部门组织2人以上考察小组，重点核查生产环境、设备配置、质量控制流程等，并形成《现场考察记录表》。

风险综合评定

业务部门结合供应商行业口碑、履约能力、财务状况（如资产负债率、现金流情况）等，进行风险等级划分（低风险/中风险/高风险），并填写《供应商风险评定表》，明确推荐合作意见（“推荐合作”“暂缓合作”“不推荐合作”）。

复审结果确认

复审通过后，业务部门将审核资料（含考察记录、风险评定表）反馈至采购部门；若不通过，说明具体原因（如“技术参数不达标”“履约能力不足”），由采购部门通知供应商。

（四）归档与动态更新

信息归档

采购部门汇总审核通过的供应商资料，建立供应商档案，分类存储电子版及纸质版（如有），档案编号规则：“[年份]-[供应商类型]-[登记编号]”，如“2024-原材料-CG-Supplier-2024001”。

系统信息录入

将供应商关键信息录入企业供应商管理系统，包括基本信息、资质有效期、风险等级、合作项目记录等，设置“待更新”“正常”“冻结”等状态标签。

动态更新机制

供应商需在资质文件到期前3个月提交更新材料，采购部门提前1个月发送《资质更新提醒通知》；

若供应商发生重大变更（如股权结构、经营范围、注册地址等），需在变更后10个工作日内提交变更申请及证明材料，由采购部门重新启动审核流程；

每年12月开展供应商年度复核，结合合作履约情况（如交货准时率、质量合格率）更新供应商状态，不合格者暂停合作或清退。

三、供应商信息登记模板

登记类型□新供应商准入□信息变更□资质更新

登记编号（系统自动）

供应商基本信息

公司名称（与营业执照一致）

统一社会信用代码

注册地址

经营地址

成立时间

年月日

注册资本（万元）

公司类型

□有限责任公司□股份有限公司□其他

经营范围（以营业执照为准）

开户银行

银行账号（加密填写）

[仅显示后4位]

资质文件清单（请勾选并对应PDF文件）

□营业执照（副本）

□法定代表人证件号码明

□行业许可证（如需）

□授权委托书（如需）

□近一年度财务报表

□产品/服务认