采购管理标准化流程工具供应商选择与合同管理版.docVIP

采购管理标准化流程工具：供应商选择与合同管理版

一、适用场景与目标

本工具适用于企业采购部门开展供应商全生命周期管理及合同规范化管理，覆盖从采购需求提出到合同终止的全流程。具体场景包括：新供应商引入评估、现有供应商续约或淘汰决策、采购合同起草与审批、履约过程监控、合同变更及归档等。核心目标是通过标准化流程保证供应商选择的合规性、经济性及履约可靠性，同时降低合同风险，提升采购效率与透明度。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求确认与立项

输入：业务部门提交《采购需求申请表》（含物料/服务名称、规格型号、数量、交付时间、预算上限、技术参数等）。

操作：

采购部联合需求部门（如生产部、行政部）对需求进行复核，明确采购的必要性、技术可行性及预算合理性，形成《采购需求确认单》。

涉及大宗采购或战略物资的，需组织技术专家、财务部进行预算评审，保证预算符合公司成本控制要求。

输出：《采购需求确认单》《采购立项审批表》（按权限由部门负责人、分管领导审批）。

步骤2：供应商寻源与信息收集

输入：《采购需求确认单》。

操作：

根据采购类别（如原材料、服务、设备）确定寻源方式：公开招标（金额较大或通用类物资）、邀请招标（定向邀请合格供应商）、询价（小额或标准化物资）、单一来源（独家供应或紧急情况）。

通过公开渠道（采购平台、行业展会、供应商库）或定向联系收集供应商信息，建立《供应商候选名单》。

要求候选供应商提供《供应商基本信息表》（含公司名称、统一社会信用代码、主营业务、联系方式、法定代表人等）及资质证明文件（营业执照、相关行业许可证、ISO体系认证等）。

输出：《供应商候选名单》《供应商资质文件清单》。

步骤3：供应商资格预审

输入：《供应商候选名单》《供应商资质文件清单》。

操作：

采购部组织评审小组（含采购专员、需求部门代表、法务专员），从以下维度进行资格预审：

基本资质：营业执照、生产/经营许可证在有效期内，经营范围覆盖采购内容；

合规性：无重大违法违规记录（通过“信用中国”等官方渠道核查）；

能力匹配：具备与采购规模相应的生产能力、技术实力或服务团队（提供设备清单、技术人员资质证明等）；

财务状况：提供近1年审计报告，资产负债率、现金流等指标健康（具体阈值按公司标准执行）。

预审合格的供应商进入《合格供应商名录》，不合格的书面告知原因并淘汰。

输出：《供应商资格预审表》《合格供应商名录》。

步骤4：供应商综合评估与选定

输入：《合格供应商名录》《采购需求确认单》。

操作：

采购部向合格供应商发出《询价函》或《招标文件》，明确报价要求、技术标准、交付周期、付款方式等。

收集供应商响应文件（报价单、技术方案、履约计划等），组织评审小组进行综合评估，采用评分法（总分100分）：

技术评分（40%）：技术参数匹配度、方案可行性、质量控制措施；

商务评分（30%）：报价合理性、付款条件、履约承诺（如质保期、售后响应时间）；

资质与业绩（20%）：行业认证、类似项目业绩（需提供合同复印件）；

服务评分（10%）：供应商配合度、沟通效率、应急处理能力。

按得分排序确定候选供应商，得分第一且≥80分的为首选供应商，若低于80分则需重新寻源或由分管领导审批特殊采用。

输出：《供应商综合评估报告》《供应商选定审批表》。

步骤5：合同谈判与拟定

输入：《供应商选定审批表》《供应商响应文件》。

操作：

采购部与选定供应商就合同条款进行谈判，重点明确：

核心条款：标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间地点、验收标准；

商务条款：付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金）、违约责任（如逾期交付、质量不达标的赔偿标准）、知识产权归属、保密条款；

法律条款：争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）、适用法律、合同生效条件。

谈判达成一致后，由采购专员起草《采购合同》，保证条款与谈判结果一致，无歧义或漏洞。

输出：《合同谈判记录》《采购合同（草案）》。

步骤6：合同审批与签订

输入：《采购合同（草案）》。

操作：

合同按审批流程流转：

采购部审核：确认合同内容与谈判结果一致，采购要素完整；

法务部审核：重点审查法律条款合规性、风险防范措施（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）；

财务部审核：确认付款方式与公司财务制度一致，预算在可控范围；

分管领导/总经理审批：根据合同金额及重要性，按权限最终审批。

审批通过后，由授权代表（如采购经理*、法定代表人）与供应商签订合同，双方加盖公章或合同专用章，合同一式多份（采购部、财务部、需求部门、供应商各执一份）。

输出：《合同审批表》《已签订采购合同》。

步骤7：合同履约监控

输入：《已签订采购合同》。

操作：

采购部建立《合同履约跟踪表》，实时监控关键节点：

交付监控：供应商是否按约定时间、地点交付，延迟需书面说明原因并约