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物业收费管理及财务对账操作指南

第一章总则

1.1目的与依据

为规范物业管理处的收费行为，确保各项费用及时、准确、足额收取，保障业主与物业管理公司的合法权益，同时加强财务管理，明确财务对账流程，提高工作效率，防范财务风险，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本指南。

1.2适用范围

本指南适用于公司所属各物业管理处的收费管理及财务对账工作。各物业管理处应结合自身实际情况，参照本指南执行。

1.3基本原则

收费管理及财务对账工作应遵循合法合规、准确高效、公开透明、客户至上、内控严密的原则。

第二章收费项目与标准管理

2.1收费项目的确定

物业管理处的收费项目应严格依据物业服务合同、政府相关部门批复文件或业主大会决议确定。常见收费项目包括物业服务费、停车费、公摊水电费、特约服务费等。新增或调整收费项目，需履行相应审批程序并向业主进行公示。

2.2收费标准的制定与公示

收费标准的制定应遵循合理、公开、质价相符的原则。所有收费项目及标准必须进行公示，公示方式可包括在物业管理处公告栏张贴、业主微信群/APP推送、书面通知等，确保业主知晓。

第三章收费操作流程

3.1业主信息核对与维护

收费前，收费人员应仔细核对业主（或使用人）信息，包括房号、姓名、联系方式、房屋面积等，确保与物业管理系统记录一致。如发现信息不符，应及时与客服或档案管理部门核实更正。

3.2费用计算与账单生成

根据确定的收费项目、标准及计费周期（如月、季度、年），利用物业管理系统准确计算每户业主应缴费用。系统应能自动生成清晰的费用账单，列明费用项目、计费周期、应收金额、到期日等信息。

3.3账单送达与通知

账单生成后，应及时送达业主。送达方式可采用邮寄、当面递交、电子账单（如邮件、APP推送）等。对于电子账单，应确保业主已成功接收。在缴费截止日前，可通过电话、短信、微信等方式提醒业主及时缴费。

3.4收款方式与操作

提供多种便捷的收款方式，如现金、银行转账、POS机刷卡、微信、支付宝等线上支付渠道。

现金收款：需当面点清，唱收唱付，并及时存入公司指定银行账户，严禁坐支。

银行转账：应明确告知业主公司收款账户信息，提醒业主转账时注明房号及缴费项目。

线上支付：确保支付通道稳定，及时核对到账信息，并与系统订单匹配。

POS机刷卡：严格按照POS机操作流程进行，妥善保管签购单。

3.5票据开具与管理

收取费用后，必须按规定向业主开具合法票据（如发票、收据）。票据开具应规范，内容完整，字迹清晰。票据存根应妥善保管，按序号整理，定期归档。严禁虚开发票、大头小尾开票。

3.6欠费管理与追缴

对于逾期未缴费的业主，应建立欠费台账，定期进行催缴。催缴可分阶段进行，从温馨提示到正式催缴函，必要时可按物业服务合同约定采取相应措施或寻求法律途径解决。同时，做好催缴记录。

第四章财务对账

4.1日常收款对账

每日工作结束后，收费人员应将当日收取的现金、银行进账单、POS机签购单、线上支付截图等收款凭证与物业管理系统中的收款记录进行核对，确保收款金额、户数、项目等完全一致。如有差异，应立即查找原因并处理。

4.2与会计账核对

财务人员应定期（如每周或每月）将物业管理系统中的收费数据与会计核算账套中的相关科目（如应收账款、主营业务收入等）进行核对。重点核对收费总额、已收款、未收款等数据，确保账账相符。

4.3与银行对账单核对

每月初，财务人员应及时获取银行对账单，将银行对账单上的收款记录与物业管理系统及会计账中的银行存款记录进行逐笔核对。对于未达账项（如银行已收企业未收、企业已收银行未收等），应编制银行存款余额调节表，并查明原因，及时处理。

4.4与第三方支付平台对账

4.5对账差异处理

对账过程中发现的任何差异，均需详细记录，并立即组织相关人员（收费员、财务人员、系统管理员）进行核查。差异原因查明后，应根据实际情况进行调整，并完善相关手续，确保账实、账证、账账最终相符。

第五章内部控制与风险管理

5.1岗位分离与权限控制

收费岗位与对账岗位、票据管理岗位应适当分离，形成相互监督制约机制。物业管理系统及财务系统应设置严格的权限控制，不同岗位人员拥有不同的操作权限，严禁越权操作。

5.2票据与印章管理

票据的购买、领用、核销应建立登记制度。财务专用章、发票专用章等重要印章应由专人保管，使用时履行审批手续。

5.3数据备份与安全

物业管理系统及财务数据应定期进行备份，确保数据安全。防止数据丢失、泄露或被篡改。

5.4定期审计与监督

公司内部审计部门或上级管理单位应定期对各物业管理处的收费管理及财务对账工作进行审计检查，及时发现问题，堵塞管理漏洞。

第六章人员要求与培训

6.1人员素质要求

收费及财务对账人员应具备良好的职业道德，廉洁自律，认