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项目预算与费用核算流程指导书

前言

为规范公司项目预算编制、执行与费用核算管理，保证项目资金合理使用、成本可控，提高资源配置效率，特制定本流程指导书。本指导书适用于公司所有新立项项目（含研发、市场、工程、行政类等）的全周期预算与费用管理，涵盖项目部、财务部、采购部等相关部门的协同操作流程。

一、适用范围与背景

（一）适用场景

项目立项阶段：需编制项目总预算及分阶段预算，作为项目启动与资源分配的依据；

项目执行阶段：各部门按预算开展费用支出，保证支出与项目目标匹配；

费用报销阶段：项目相关费用发生时，需按流程提交报销材料，财务部门进行合规性审核；

项目结题阶段：汇总项目实际支出，对比预算执行情况，编制成本分析报告，为后续项目提供参考。

（二）管理目标

实现预算编制的科学性、合理性，避免预算与实际需求脱节；

强化费用支出的合规性与可控性，杜绝超预算、不合理支出；

保证成本数据准确归集，为项目绩效评估与决策提供数据支持。

二、项目预算与费用核算全流程操作指南

（一）第一步：项目预算编制（立项阶段）

责任主体：项目负责人牵头，项目部成员、采购部、财务部协同。

1.明确预算编制依据

《项目立项申请书》：明确项目目标、范围、周期、交付成果等核心信息；

历史项目数据：参考同类项目的历史成本支出（如人力、物料、设备租赁费用等）；

市场价格行情：采购部提供物料、服务市场价格，财务部提供人力成本参考标准；

公司财务制度：明确预算科目设置（如直接成本、间接成本、预备费等）、审批权限等。

2.编制预算明细

按项目类型分解预算科目，填写《项目预算申请表》（模板见第三部分），主要包括：

直接成本：与项目直接相关的费用，如人员薪酬（按项目周期及人员配置计算）、物料采购（含原材料、耗材）、设备租赁/购置、外包服务（如设计、咨询）等；

间接成本：项目分摊的公共费用，如办公场地分摊、水电费、管理费用（按公司分摊规则计算）；

预备费：按直接成本的5%-10%计提，用于应对项目执行中的不确定性支出（如需求变更、价格波动）。

3.预算审核与审批

项目部初审：项目负责人核对预算明细与项目需求的匹配性，保证无遗漏或重复；

财务部复核：财务部审核预算科目的合规性、计算准确性（如人力成本是否符合薪酬标准、预备费计提比例是否合理）；

管理层终审：根据项目金额及重要性，提交对应层级管理层（如部门总监、总经理办公会）审批，审批通过后作为预算执行依据。

（二）第二步：预算执行与费用发生（项目执行阶段）

责任主体：费用发生部门负责人、项目负责人、财务部。

1.费用发生前控制

事前申请：单笔支出超过预算金额10%或累计支出达预算80%时，需提交《预算调整申请表》（模板见第三部分），说明调整原因（如项目范围变更、市场价格波动），经项目负责人及财务部审核后方可执行；

合规性确认：采购类费用需确认供应商资质（如营业执照、相关资质证书），服务类费用需签订合同明确服务内容、价格及付款条件。

2.费用发生与记录

费用发生时，经办人需保留原始凭证（如采购合同、服务验收单、费用发票等），注明项目名称及预算科目；

项目负责人每周更新《项目预算执行台账》（模板见第三部分），记录实际支出金额、剩余预算、支出进度，保证支出与预算匹配。

（三）第三步：费用报销与核算（费用发生后）

责任主体：经办人、部门负责人、财务部。

1.报销材料准备

经办人需在费用发生后5个工作日内提交报销材料，包括：

《费用报销单》：注明项目名称、预算科目、费用明细、金额、报销日期；

原始凭证：发票（抬头为公司全称、税号完整，加盖发票专用章）、验收单（如物料验收需由项目负责人签字确认）、付款凭证（如银行转账记录）；

其他补充材料：如出差报销需附出差审批单、行程单，会议报销需附会议通知、签到表。

2.报销审核流程

部门负责人审核：确认费用与项目目标的相关性、报销材料的完整性；

项目负责人审批：核对费用是否在预算范围内，超预算部分需说明是否已履行预算调整流程；

财务部审核：检查发票合规性（如真伪、抬头、税号）、报销标准是否符合公司规定（如差旅费住宿标准、招待费限额）、预算科目使用准确性。

3.费用核算与归集

财务部审核通过后，按项目及预算科目进行账务处理，将费用归集至对应项目成本；

每月10日前，财务部向项目部出具《项目月度预算执行情况表》（模板见第三部分），反馈本月实际支出、累计支出、预算剩余及差异分析。

（四）第四步：预算分析与调整（项目执行中/结题前）

责任主体：财务部、项目部、管理层。

1.预算执行分析

财务部每月对比预算金额与实际支出，计算差异率（差异率=（实际支出-预算金额）/预算金额×100%）；

差异率超过±5%时，财务部需与项目部共同分析原因，如价格波动、需求变更、管理疏漏等，形成《预算差异分析报告》。

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