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商业合同管理流程与审核要点模板法务通用版

一、适用范围与价值定位

二、商业合同全流程管理步骤详解

（一）合同发起与需求对接

发起主体：业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务、合作开发等），填写《合同立项申请表》（见附件1），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如价款、履行期限、交付标准等）及预期目标。

需求确认：业务负责人*经理对申请表内容审核确认后，同步法务部门，说明合同背景、合作必要性及特殊要求（如行业惯例、客户特殊条款等）。

材料准备：业务部门需提供合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等）、过往合作记录（如有）、技术附件（如产品规格、服务标准等）作为合同起草基础材料。

（二）合同起草与初步审核

起草主体：由业务部门指定对接人*专员或法务部门根据模板及需求初拟合同文本；重大或复杂合同（如标的额超500万元、涉及知识产权或跨境业务）须由法务部门主导起草。

内容框架：合同文本应包含核心条款：主体信息、标的描述、权利义务、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力、合同生效条件及附件清单等。

内部初审：业务部门负责人*经理对合同条款的商务合理性（如价格是否符合预算、履行周期是否满足业务需求）进行初审，保证无重大商务漏洞后提交法务审核。

（三）法务审核与修订完善

审核时限：法务部门收到合同文本后，一般合同2个工作日内完成审核，重大合同3-5个工作日内反馈审核意见，紧急合同需提前标注并协商缩短时限。

审核重点：

主体资格：合作方是否为依法设立并存续的法人/组织，经营范围是否涵盖合同业务，授权代表是否具有有效授权（需核对授权委托书原件及证件号码明）；

条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如“霸王条款”）；

权利义务对等：双方责任、权利是否明确且对等，违约责任是否具体、可执行（如违约金比例是否合理，损失赔偿范围是否清晰）；

风险控制：是否设置争议解决条款（明确管辖法院/仲裁机构）、保密条款（涉密信息范围、保密期限）、知识产权归属（如涉及）等风险防控条款。

反馈与修订：法务部门出具《合同审核意见表》（见附件2），标明审核问题及修改建议；业务部门根据意见与法务沟通修订，重大分歧需上报分管领导*总协调，直至达成一致。

（四）合同谈判与最终确认

谈判组织：由业务部门负责人经理牵头，法务专员参与（必要时邀请技术、财务部门配合），与合作方就合同条款进行谈判；法务重点审核谈判结果是否与审核意见一致，避免新增法律风险。

文本固化：谈判达成一致后，业务部门根据谈判结果修订合同文本，形成最终版合同（需标注“最终版”及版本日期），并由双方授权代表签字确认。

（五）合同签署与用印管理

签署权限：根据公司《合同管理办法》分级签署权限执行（如：标的额50万元以下由业务负责人经理签署，50-200万元由分管副总副总签署，200万元以上由总经理*总签署），严禁越权签署。

用印流程：签署后的合同文本由业务部门提交至行政部/综合管理部，用印前需审核：

合同文本是否为最终版，是否有双方签字/盖章；

《合同审核意见表》《立项申请表》等配套材料是否齐全；

用印登记信息（合同编号、签署日期、份数等）是否准确。

文本分发：用印后，合同正本至少一式两份（业务部门、法务部门各执一份），副本根据需要分发至财务、技术等相关部门，电子版同步存档至合同管理系统。

（六）履行跟踪与归档管理

履行监控：业务部门为合同履行第一责任人，需跟踪合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等），及时向法务部门反馈履行中的异常情况（如对方违约、不可抗力发生等），法务协助制定应对方案。

验收与结算：业务部门按合同约定组织验收（需形成书面验收报告），财务部门根据验收报告及合同条款办理结算，保证资金支付合规。

归档要求：合同履行完毕（或终止）后15个工作日内，业务部门将合同正本、附件、审核意见、履行记录（如验收报告、往来函件等）整理成册，移交档案管理部门归档，电子版同步至档案系统，保证可追溯。

三、合同核心审核要点与工具模板

（一）合同主体资格审核表

审核项目

审核内容

审核标准

常见问题

处理建议

主体合法性

合作方是否为依法设立的企业法人、其他组织或自然人

提供加盖公章的营业执照/证件号码复印件，通过“国家企业信用信息公示系统”核实存续状态

营业执照过期、被吊销或列入异常名录

终止合作，要求更换主体或提供最新证明

授权委托

签署人是否为法定代表人，或是否持有法定代表人有效授权委托书

授权委托书需载明授权范围、权限期限，并由法定代表人签字/盖章

授权范围不明确、过期

要求重新出具有效授权或由法定代表人签署

经营范围

合同业务是否在合作方经营范围内

需与营业执照登记的经营范围一致，特殊行业（如食品、医疗器械）需具备相关资质