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国际会议会展策划方案

一、合同主体

本合同协议（以下简称“本协议”）由以下双方签订：

甲方：____________________（以下简称“甲方”，作为会议会展的主办方）

乙方：____________________（以下简称“乙方”，作为会议会展的专业策划服务提供方）

双方基于平等自愿原则，共同确认甲方委托乙方提供国际会议会展的全程策划与执行服务，以促进活动目标的实现。本协议旨在明确规定各方权责，确保项目高效推进，并遵守相关国际法律法规及行业标准。

二、服务范围与内容

（一）服务定义

乙方负责为甲方提供全面的国际会议会展策划服务，涵盖活动主题设计、场地选址与布置、参会嘉宾邀请、营销推广、现场管理及后续评估等环节。服务范围包括但不限于会议议程制定、展位规划、媒体宣传、技术支持和风险管理，所有服务须符合甲方品牌定位与活动目标。

（二）详细工作模块

乙方将开展具体工作模块，如主题策划中根据甲方的行业特点设计核心议程，确保内容新颖且吸引全球受众；场地布置方面需选择合适国际会议中心，涉及租赁协调、安全设施设置及应急预案制定；参会嘉宾管理包括邀请函发放、签证协助和接待安排；营销推广环节采用多渠道策略，如数字营销、社交媒体推广和传统媒体合作；现场执行涉及工作人员培训、设备调试及实时问题处理；项目评估阶段乙方需提交报告分析活动成效并提出优化建议。所有服务均需在约定的时间框架内完成，具体进度以双方共同确认的项目时间表为准。

三、费用与支付条款

（一）总费用构成

本协议的总费用为人民币[总金额]元（大写：人民币[总金额大写]），具体包括策划服务费、场地租赁协调费、物料制作费、人员劳务费、差旅费及其他相关开支。乙方应在项目启动前提交详细预算分解，甲方审核无异议后作为支付依据。所有费用须经甲方书面批准后执行，超出部分由乙方自行承担，除非事先经甲方书面同意追加。

（二）支付方式与时间

甲方需按以下进度支付款项：首期支付总费用的30%，在协议签署后[天数]个工作日内完成；中期支付总费用的50%，在项目执行过半并经甲方验收核心服务节点后完成；尾款支付总费用的20%，在活动结束且乙方提交最终总结报告后[天数]个工作日内结算。支付方式通过银行转账，乙方提供正式发票，甲方逾期付款须承担每日0.05%的违约金。

四、责任与义务

（一）甲方责任

甲方负责提供项目核心需求，如活动主题方向、目标受众描述和预算参数，并及时审批乙方提交的方案报告；甲方需确保内部团队协作，协助乙方获取必要资源，如品牌资料和嘉宾信息；甲方还应负责监督乙方工作质量，并按时支付协议费用。如甲方未履行合作义务，导致项目延误，应承担由此产生的直接损失。

（二）乙方责任

乙方作为专业服务方，须指派经验丰富的团队提供策划服务，确保所有工作符合国际标准；乙方应按时完成项目进度，并定期向甲方汇报进展；乙方需保密处理甲方提供的业务信息，不得泄露或用于其他目的；乙方还应承担现场执行风险，如突发事件处理及事故赔偿。乙方服务质量不达标时，需无条件返工直至满足甲方要求。

（三）双方协作义务

双方同意建立定期沟通机制，如每周会议讨论项目进展；共同审查场地安全方案，确保符合国际健康安全规范；涉及跨境参会者时，合作协调签证支持与跨文化沟通。各方均须尊重对方知识产权，乙方提交的报告成果归甲方所有，但乙方可保留非专有使用权作案例展示。

五、违约责任

（一）违约认定

任何一方违反本协议条款视为违约，包括但不限于未按时履行服务、逾期付款、泄露保密信息或提供低质量服务。违约行为须经书面通知后[天数]日内整改，如未整改则触发赔偿责任。

（二）责任承担

违约方应赔偿对方实际损失，包括直接经济损害和合理维权费用；如乙方服务延误超过[天数]日，每延误一日支付总费用0.1%的违约金；如甲方无故终止协议，需支付乙方剩余服务费及50%的预期利润损失。不可抗力事件如自然灾害或政策变动，可免除部分责任，但受影响方应及时通知对方并减轻损失。

六、争议解决方法

双方因本协议产生争议时，应首先通过友好协商解决；协商未果的，在[天数]日内提交仲裁机构进行仲裁，仲裁地点为中立第三国，如新加坡国际仲裁中心，适用国际商业规则；仲裁结果为终局裁决，对各方具有约束力。此方式旨在快速高效处理纠纷，避免诉讼以降低成本影响。

七、生效与终止条款

（一）生效条件

本协议自双方签署之日起生效，持续至项目完全结束并验收合格后自动终止；协议在签署后立即具有法律效力，不受后续变更影响。

（二）终止方式

任何一方可在书面通知后提前终止，但需赔偿对方合理损失；协议自然终止于项目最终完成日，或经双方同意延长有效期；单方无故终止视为违约。

终止后，乙方应立即移交所有项目文件，并销毁保密资料；甲方需结清应付费用。

八、签署部分

甲方签署人：____________________（签署日