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会议记录标准化模板高效执行版

一、适用场景

项目启动会与周例会（同步进度、明确任务）

跨部门协调会（对齐目标、解决资源冲突）

问题复盘会（分析根因、制定改进措施）

专项工作推进会（聚焦关键节点、决策落地）

客户/供应商对接会（记录需求、明确交付要求）

二、标准化执行流程

高效会议执行需遵循“会前充分准备、会中精准聚焦、会后闭环跟进”原则，具体步骤

1.会前准备：明确目标与框架

发起会议：会议发起人需提前1-2个工作日明确会议目的（如“决策方案”“解决问题”），并确定必要参会人员（避免无关人员参会）。

拟定议程：列出会议核心议题、各议题预计时长、负责人，例如：

14:00-14:10上周项目进度回顾（负责人：*主管）

14:10-14:30方案A与方案B对比分析（负责人：*专员）

14:30-14:50最终决策与任务分配（负责人：*经理）

提前同步材料：将议程、相关背景资料、待讨论问题提前发送给参会人员，保证各方提前准备，减少会中无效讨论。

2.会中记录：聚焦关键信息

核对基本信息：记录人需在会议开始前5分钟到场，确认会议名称、日期、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因），避免信息遗漏。

按议程记录核心内容：

讨论要点：记录各议题的核心观点、分歧点、关键数据（如“方案A成本预估较方案B高15%，但周期缩短3天”），避免逐字记录，提炼关键词。

决议事项：明确最终结论（如“确定采用方案B，需优化成本控制”），并标注决策依据（如“基于客户反馈优先级”）。

行动项：这是高效会议的核心！需逐条记录任务描述、负责人、完成时间、交付物，例如：“完成方案B成本优化报告（负责人：*专员，完成时间：本周五17:00前，交付物：PPT版报告）”。

实时同步确认：讨论复杂议题时，记录人可复述要点（如“刚才确认的行动项是*专员负责成本优化报告，周五下班前提交，大家是否有补充？”），避免理解偏差。

3.会后跟进：保证落地闭环

整理与分发：会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，重点标注“决议事项”和“行动项”，发送给所有参会人员及相关方（抄送上级领导），并确认收到。

跟踪进度：行动项负责人需按时间节点推进任务，记录人可在截止日前1天进行提醒（如“*专员，提醒您成本优化报告本周五需提交”）。

闭环归档：所有行动项完成后，记录人需更新会议记录中的“状态”为“已完成”，并将会议记录（含附件）归档至共享文件夹，方便后续查阅。

三、会议记录模板

会议基本信息

会议名称

[例如：项目Q3启动会]

会议日期

年月日

会议时间

：-：（具体时段）

会议地点

[例如：3号会议室/线上腾讯会议（会议号：X）]

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、专员、专员、主管（共X人）

缺席人员及原因

*总监（出差，已同步会议材料）

会议类型

[项目启动会/周例会/协调会/复盘会]

会议议程与核心内容

一、议程1：[议题名称]预计时长：分钟负责人：[姓名]

讨论要点：1.专员：项目当前进度完成80%，滞后环节为模块开发；2.主管：滞后原因是外部接口对接延迟，已协调供应商优先处理；3.经理：需保证下周三前完成接口联调，否则影响整体上线。决议事项：1.供应商需在下周二17:00前提供接口调试环境；2.专员牵头，*协助，负责内部接口测试，周三12:00前提交测试报告。行动项：

二、议程2：[议题名称]预计时长：分钟负责人：[姓名]

（同上，按“讨论要点-决议事项-行动项”结构记录）

三、议程3：[议题名称]预计时长：分钟负责人：[姓名]

（同上，按“讨论要点-决议事项-行动项”结构记录）

会议总结与后续安排

会议结论

[例如：明确项目Q3核心目标为，本周内完成模块开发，下周三完成接口联调]

待办事项汇总

（汇总所有行动项，按负责人分类，方便快速查阅）

下次会议安排

[如有]时间：年月日：，地点：[待定/]，议题：[进度复盘]

四、高效执行要点

会前控场：主持人需严格按照议程推进，对超时议题及时提醒（如“该议题剩余5分钟，请聚焦结论”），避免讨论发散。

记录精准：行动项必须符合“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述，例如“优化成本”改为“将方案B成本降低10%（从元降至元）”。

责任到人：每个行动项必须有唯一负责人，避免多人负责导致推诿，必要时可标注“协助人”（如“负责人：专员，协助人：主管”）。

避免形式化：会议记录不是“流水账”，重点记录“谁、做什么、何时完成、交付什么”，对于无结论、无行动项的议题，需标注“暂缓讨论”或“下次会议再议”。

跨部门协作：涉及多部门行动项时，需明确接口人（如“市场部接口人：*经理”），保